Оренда й послуги від фізособи: якими документами підтвердити витрати ФОП

Якими документами ФОП може підтвердити витрати з оплати товарів, робіт, послуг (оренди та інше) ФО – продавцю (орендодавцю)?

Для ФОП на загальній системі до витрат можна включати лише документально підтверджені витрати, пов’язані з госпдіяльністю (п. 177.2 ПКУ). Облік доходів і витрат ведеться на підставі первинних документів (п. 44.1, 177.4, 177.10 ПКУ, Порядок № 261).

Якщо ФОП оплачує товари, роботи, послуги (у т.ч. оренду) фізичній особі, яка не є ФОП/самозайнятою, він виступає податковим агентом і зобов’язаний:

• утримати та сплатити ПДФО і військовий збір;
• відобразити такі виплати у Податковому розрахунку (4ДФ/ФІЗ-4ДФ).

У такій ситуації витрати ФОП можуть бути підтверджені:

1. Договорами та актами

• договір купівлі-продажу, оренди, надання послуг тощо;
• акти закупки / акти виконаних робіт / наданих послуг, складені на ім’я ФОП та фізичної особи – продавця/виконавця.

2. Платіжними документами, які підтверджують:

• виплату доходу фізособі;
• утримання та перерахування ПДФО і військового збору до бюджету (квитанції банку, платіжні доручення, касові документи тощо).

3. Відомостями з Податкового розрахунку (4ДФ / ФІЗ-4ДФ), де відображено такі виплати як оподатковуваний дохід фізичної особи.

За наявності цих документів ФОП має законні підстави включити відповідні суми до складу витрат при визначенні чистого оподатковуваного доходу.