Повернення надміру виплаченого доходу працівника: як відобразити в 4ДФ / ФІЗ‑4ДФ

Яким чином у додатку 4ДФ до Розрахунку ЮО або додатку ФІЗ-4ДФ до Розрахунку ФОП / НПД податковий агент зазначає результати розрахунку з найманим працівником, який припиняє трудові відносини з роботодавцем та з метою уникнення від’ємного значення розрахунків (недоплати з податку) вносить до каси роботодавця суму надміру виплаченого оподатковуваного доходу, яка була відображена у Розрахунку ЮО або Розрахунку ФОП / НПД за попередній період?

Як відобразити в 4ДФ повернення надміру виплаченого доходу при звільненні працівника

При остаточному розрахунку зі звільненим працівником може виявитися, що роботодавець раніше переплатив оподатковуваний дохід (зарплату) з урахуванням ПСП. Щоб уникнути недоплати з ПДФО, працівник вносить до каси суму надміру виплаченого доходу. Питання для бухгалтера: як правильно показати таке повернення у додатку 4ДФ / ФІЗ‑4ДФ?

Нормативна основа

Обов’язок подавати Податковий розрахунок сум доходу та утриманих податків встановлено п.п. «б» п. 176.2 ст. 176 ПКУ.

• ФОП та особи, що провадять незалежну професійну діяльність, подають Розрахунок ФОП / НПД щокварталу (з розбивкою по місяцях).
• Юрособи подають Розрахунок ЮО щомісяця.

Перерахунок ПДФО і ПСП регулює ст. 169 ПКУ:

• роботодавець зобов’язаний провести перерахунок доходів і ПСП при остаточному розрахунку зі звільненим працівником (п.п. 169.4.2 п. 169.4 ст. 169 ПКУ);
• якщо внаслідок такого перерахунку виникає недоплата, яка перевищує оподатковуваний дохід працівника за останній звітний період, непогашений залишок включається до річного податкового зобов’язання працівника і сплачується ним самостійно (п.п. 169.4.4 п. 169.4 ст. 169 ПКУ).

Окрема ситуація – коли працівник сам повертає переплачену суму доходу в касу роботодавця.

Суть ситуації

Працівник припиняє трудові відносини з роботодавцем. За даними перерахунку виявлено, що раніше йому було надміру виплачено оподатковуваний дохід, який вже відображено у додатку 4ДФ / ФІЗ‑4ДФ за попередній період. Щоб не виникла недоплата з ПДФО, працівник повертає цю суму в касу.

Потрібно показати факт повернення в Податковому розрахунку за той період, коли воно відбулося, але так, щоб не спотворити показники ПДФО та військового збору.

Як відобразити повернення в 4ДФ / ФІЗ‑4ДФ

Податковий орган роз’яснює: повернення надміру виплаченого доходу відображається з від’ємним значенням у тому періоді (місяці або кварталі), коли фактично відбулося повернення коштів.

У додатку 4ДФ до Розрахунку ЮО або додатку ФІЗ‑4ДФ до Розрахунку ФОП / НПД заповнюємо так:

• графа 3а «Сума нарахованого доходу» – 0,00;
• графа 3 «Сума виплаченого доходу» – сума повернення зі знаком «‑» (мінус);
• графи 4а, 4, 5а, 5 (ПДФО та військовий збір) – не заповнюються.

Тобто податковий агент показує лише коригування факту виплати доходу (повернення раніше виплаченої суми), не змінюючи показників нарахованого та сплаченого ПДФО і ВЗ у поточному періоді.

На що звернути увагу бухгалтеру

1. Період відображення – той місяць (для Розрахунку ЮО) або місяць відповідного кварталу (для Розрахунку ФОП / НПД), у якому працівник фактично повернув кошти.
2. Ознака доходу, РНОКПП, ПІБ – мають збігатися з тими, за якими раніше відображався дохід.
3. Не чіпайте ПДФО і ВЗ у цьому коригувальному рядку: графи 4а, 4, 5а, 5 залишаються порожніми.
4. Якщо внаслідок перерахунку залишилася непокрита недоплата (наприклад, працівник повернув не всю суму), решта піде в річне зобов’язання працівника за правилами п.п. 169.4.4 ПКУ.

Такий підхід дозволяє коректно «зняти» надміру виплачений дохід через від’ємне значення в графі 3 додатка 4ДФ / ФІЗ‑4ДФ за період повернення, не створюючи нових перекосів у податкових показниках.