Норми витрат пального: де брати і як розробити власні

Отже, ці документи мають використовуватись як рекомендаційна база для обліку і контролю витрат палива, а не як обов’язкові державні норми. Тому зараз підприємства і ФОП можуть використовувати ці «нові рекомендаційні» базові норми, розроблені ДП «ДержавтотрансНДІпроект», або орієнтуватися на інші норми за належного обґрунтування використання таких норм.

На практиці орієнтація на Методрекомендації напевно може зменшити кількість запитань у фіскалів щодо обґрунтованості встановлених норм…

Вибір та оформлення підходу до норм

Підсумуємо: підприємства та ФОП цілком можуть зараз обирати якийсь з підходів для нормування витрат пального. Три основних підходи:

— базові норми з Методрекомендацій та/або — зі старих Норм № 43 як додатковий довідковий технічний орієнтир (віддаючи перевагу Методрекомендаціям, які розроблені саме на заміну Норм № 43);

— замовити розроблення тимчасових індивідуальних норм у ДП «ДержавтотрансНДІпроект» для тих версій моделей автомобілів, які відсутні в базових нормах або мають певні особливості (цей заклад прямо пропонує такі послуги);

— розробити власні норми (на основі технічної документації виробника, результатів контрольних замірів, даних GPS, бортового комп’ютера та інших об’єктивних даних про фактичну витрату пального, також із можливим врахуванням норм Методрекомендацій) із затвердженням формули та коригуючих коефіцієнтів під реальні умови експлуатації.

Обраний підхід до нормування витрат пального підприємство / ФОП має затвердити відповідним наказом / розпорядженням про затвердження конкретних норм витрат пального та порядку їх застосування

Отже, загальним наказом / розпорядженням можна закріпити використання норм Методрекомендацій (та/або орієнтир на скасовані Норми № 43) та/або окремими наказами — індивідуальних норм, розроблених ДП «ДержавтотрансНДІпроект» на замовлення.

Детальніше щодо оформлення і використання норм «на базі» Методрекомендацій читайте в статтях «Які норми витрат палива зараз застосовувати?» // «Податки & бухоблік», 2024, № 22 та «Холодні надбавки до норм витрат пального» // «Податки & бухоблік», 2026, № 9.

Водночас якщо мова йде про якісь нові / специфічні моделі авто (або якщо вважаєте, що норми Методрекомендацій не відповідають реальним), можна затвердити самостійно розроблені норми витрат пального для таких конкретних моделей авто.

Розроблення власних норм

Етапи розроблення власних норм:

1. Створення комісії. Спочатку треба призначити наказом комісію, відповідальну за проведення контрольних замірів (зазвичай до неї входить водій, механік, інженер по транспорту тощо) і затвердити маршрут автомобіля, сезонні умови, кількість повторів замірів, спосіб фіксації пробігу / годин (одометр / GPS / тахограф).

2. Проведення контрольних замірів. Комісія фіксує фактичне споживання пального конкретним авто в типових умовах експлуатації. При цьому у співставних умовах варто враховувати технічну документацію від виробника. Заміри проводяться на справній техніці. Заміри мають проводитися в умовах, максимально наближених до реальної роботи (температура, тип покриття, навантаження), тож для замірів варто обирати «традиційний» маршрут і умови експлуатації авто.

Рекомендується зробити кілька замірів (наприклад, три) для визначення середнього значення. Для різних умов роботи автомобіля (зима-літо, місто-траса-бездоріжжя тощо) доцільно провести такі самі вимірювання, щоб точніше визначити також розмір відповідних коефіцієнтів (див. нижче).

Якщо за показниками приборів складно точно обрахувати витрати пального на певну відстань, можна перед проведенням замірів заправити бак до повного, а після виконання необхідного маршруту знов заповнити бак до повного і отримати точну кількість витраченого пального, необхідну для заміру.

3. Розрахунок базової норми.

Для авто базова норма зазвичай визначається у л/100 км за формулою:

Норма (л/100 км) = (витрачено пального, л/пробіг, км) × 100

Наприклад, якщо витрачено 5 л на 50 км, то норма становить 10 л/100 км.

Складання акта контрольного заміру: в акті фіксуються: модель техніки, вид робіт, кількість витраченого пального, час роботи або пробіг, умови експлуатації (див. нижче приклад).

4. Оформлення результатів замірів і затвердження норм. Складають акт замірів витрат палива за довільною формою. У ньому зазначають умови проведення замірів, методику вимірювання та розраховані фактичні витрати і середню (базову) норму витрат пального.

Встановлення коригуючих коефіцієнтів: ви можете передбачити власні надбавки до базової норми (зимові, за роботу в місті, за роботу з причепом тощо), орієнтуючись при цьому, зокрема, на Методрекомендації.

Розраховані норми необхідно затвердити наказом керівника підприємства або розпорядженням ФОП. Також наказом / розпорядженням визначають: перелік автомобілів та відповідальних осіб, базові норми, коефіцієнти: сезонні, для міста, для бездоріжжя.

Визначаємо базову норму для сучасного автомобіля

Для прикладу візьмемо автомобіль Audi Q7 PA (4M). Для визначення власної базової норми як додатковий орієнтир, зокрема, можна скористатися: WLTP*; паспортом автомобіля; даними офіційного каталогу. Але вважаємо, що для встановлення базової норми вельми доцільно здійснити контрольні заїзди / провести контрольні заміри фактичної витрати пального автомобілем у звичайних умовах його експлуатації.

* Довідково: WLTP (Worldwide Harmonized Light Vehicles Test Procedure) — це сучасний всесвітній стандарт для вимірювання витрати палива, рівня викидів CO₂ та шкідливих речовин у легкових автомобілях. Його текст див. тут.

Отже, за результатами контрольного пробігу 500 км (200, 150 та 150 км) у звичайних умовах експлуатації для відновлення рівня в баку заправлено після контрольного заїзду — 44 л, тож середня витрата дизельного пального склала 8,8 л/100 км (44 : 500 × 100 = 8,8 л/100 км).

Зразок акта замірів:

На підставі зробленого в цьому акті висновку комісії наказом по підприємству для цього авто затверджено базову норму 8,8 л/100 км.

Зразок наказу:

Конкретні коефіцієнти підприємство визначає самостійно, але вони повинні бути економічно обґрунтовані та застосовуватися послідовно до аналогічних умов експлуатації.

Які коефіцієнти найчастіше застосовують

На практиці розміри певних коефіцієнтів, застосовних до базових норм, радимо обов’язково затверджувати наказам. Тим більше, що в п.п. 3.5.8 Методрекомендацій зазначено: конкретні величини коефіцієнтів у регламентованих межах та терміни їх дії рекомендується затверджувати наказом (розпорядженням) суб’єкта.

У разі встановлення певних коефіцієнтів у більшому розмірі, ніж визначені в Методрекомендаціях, необхідно підтвердити / забезпечити це переконливими документами та аргументами

Звісно, можна просто зазначити в наказі, що певні коефіцієнти до базових норм застосовуються суворо відповідно до Методрекомендацій. Але відсутність конкретики ускладнить роботу і списання пального, тож краще усе-таки визначати (і затвердити) певні розміри коефіцієнтів відповідно до свої конкретних умов експлуатації і моделей авто.

Нижче наведемо для орієнтиру в таблиці найбільш застосовні види коефіцієнтів та їх орієнтовні (максимальні) розміри, спираючись на визначені в Методрекомендаціях.

Поширені коефіцієнти до базових норм та їх максимальні розміри для певних умов (за Методрекомендаціями)

Щодо використання різних коефіцієнтів в холодну пору року ми докладно писали в статті «Холодні надбавки до норм витрат пального» // «Податки & бухоблік», 2026, № 9.

Отже, Методрекомендації для застосування певних коефіцієнтів вимагають наявності / виконання певних умов, зокрема подеколи — й застосування їх лише до певної частини маршруту. Тож пер, ніж затверджувати наказом коефіцієнти і їх розміри, варто ознайомитися і з відповідними вимогами Методрекомендацій. Звісно, це — не нормативно встановлені величини та вимоги. Але, повторимося: у разі відхилення від розмірів коефіцієнтів та/або недотримання певних вимог Методрекомендацій щодо їх застосування будьте готові підтвердити це переконливими документами та аргументами.

Висновки

• Норми № 43 з 02.11.2023 не діють, а розроблені на їх заміну Методрекомендації (та «Базові норми витрат») ДП «ДержавтотрансНДІпроект» мають рекомендаційний характер, але їх варто використовувати як основну технічну базу.
• Підприємство / ФОП може затвердити власні норми, якщо має належне технічне та документальне обґрунтування. Або може замовити розробку індивідуальних норм ДП «ДержавтотрансНДІпроект».
• Для затвердження власної норми доцільно провести кілька контрольних замірів у реальних умовах роботи автомобіля та оформити їх актом.
• Паспортна або WLTP-витрата не є автоматично нормою списання: це лише технічний орієнтир, який бажано зіставити з фактичною експлуатацією / контрольними замірами.
• Коригуючі коефіцієнти бажано застосовувати відповідно до конкретних умов та правил Методрекомендацій, а не механічно складати всі надбавки, які здаються доречними.
• Встановлені норми, коефіцієнти, порядок їх застосування та відповідальних осіб доцільно закріпити наказом керівника / розпорядженням ФОП, а фактичну експлуатацію / витрати пального підтверджувати належними первинними документами.

Читати також:

• Облік пального: списання в межах і понад норми
• Об’єднаний звіт та рядки з кількістю працівників
• Помилково нарахували ПДВ на пільгову операцію: наслідки та виправлення
• Помилково застосували ПДВ-пільгу: наслідки та виправлення
• Норматив працевлаштування осіб з інвалідністю: зміни в розрахунку
• Касові правила для магазинів: оприбуткування та здавання виручки, ліміт каси
• 10 топових запитань, якщо ФОП отримав повістку у 2026 році (про звільнення від податків і не лише)
• У ФОП є невиконані договори, а його мобілізують…
• Алкогольні / тютюнові / пальні ліцензії: вартість у 2026 році та інше про сплату
• Перехід на коди NACE та чи вносити зміни до Єдиних реєстрів ліцензіатів?
• ФОП на ЄП хоче придбати ОВДП: що з оподаткуванням?
• Прийняли з поля вологий і брудний горох: як облікувати доробку