Щорічна відпустка: якщо днів надано більше, ніж зароблено

Відпустка авансом: чи можна відмовити?

Відпустка у перший рік роботи. У загальному випадку право працівника на щорічну основну відпустку повної тривалості в перший рік роботи виникає після спливу 6 місяців роботи у цього роботодавця (ч. 1 ст. 79 КЗпП та ч. 5 ст. 10 Закону про відпустки). Виняток — категорії працівників, які перелічені в ч. 7 ст. 10 Закону про відпустки. Вони мають право на щорічну основну відпустку повної тривалості в перший рік роботи до закінчення наведеного строку.

Також керівним, педагогічним, науковим і науково-педагогічним працівникам закладів освіти та навчальних (педагогічних) частин (підрозділів) інших установ і закладів щорічні основні відпустки повної тривалості надають у період літніх канікул незалежно від часу їх прийняття на роботу (п. 2 Порядку надання щорічних відпусток.., затвердженого постановою КМУ від 14.04.97 № 346).

Працівник не належить до пільговиків? Тоді до закінчення шестимісячного періоду роботи у цього роботодавця він може претендувати на щорічну відпустку, тривалість якої визначено пропорційно відпрацьованому часу.

Відпустка у другий і наступні роки роботи. Щорічні відпустки за другий та наступні роки роботи можуть бути надані працівникові в будь-який час відповідного робочого року (ч. 9 ст. 10 Закону про відпустки). У загальному випадку надання таких відпусток узгоджується між працівником і роботодавцем, як правило, при складанні графіка відпусток.

Разом із тим ч. 14 ст. 10 Закону про відпустки встановлено категорії працівників, яким щорічна відпустка повинна надаватися у будь-який зручний для них час.

Підсумуємо.

Надавати щорічні відпустки пропорційно до відпрацьованого часу можна у перший рік роботи до відпрацювання працівником 6 місяців, якщо він не належить до пільгової категорії

Далі ж будь-який працівник може отримати щорічну відпустку повної тривалості за робочий рік, який вже почався, але ще фактично не відпрацьований до кінця. Ба більше, якщо такий працівник належить до пільгових категорій, що перелічені в ч. 14 ст. 10 Закону про відпустки, то відмовити в наданні йому відпустки бажаної тривалості в зручний для працівника час роботодавець в мирний час не може.

Під час дії воєнного стану є певні обмеження в наданні щорічних відпусток. Але наведена логіка зберігається.

Детально про пільгові категорії працівників, які мають преференції у відпускних питаннях, та воєнні особливості читайте в статті «Щорічна основна відпустка: тривалість і порядок надання» // «Податки & бухоблік», 2026, № 38 (ср. 045110200).

Водночас розуміємо, що коли роботодавець надає працівнику щорічну відпустку наперед до завершення відповідного робочого року, то може виникнути ситуація, в якій опинився наш читач. Чи можна відрахувати із зарплати працівника відпускні за незароблені дні? Відповідаємо на це запитання далі.

Чи можна відрахувати відпускні?

Відрахування із заробітної плати можуть провадитись тільки у випадках, передбачених законодавством України. Щодо відпускних.

Відрахувати із зарплати працівника відпускні за дні відпустки, надані в рахунок невідпрацьованої частини робочого року, можливо лише при звільненні

Це прямо визначено п. 2 ч. 2. ст. 127 КЗпП та ч. 1 ст. 22 Закону про відпустки.

Водночас такі відрахування не проводяться, якщо працівник звільняється з підстав, зазначених у пп. 3, 5 і 6 ст. 36 і пп. 1, 2 і 5 ст. 40 КЗпП, а також при направленні на навчання, у зв’язку з виходом на пенсію та в разі смерті працівника (п. 2 ч. 2 ст. 127 КЗпП, ч. 2 ст. 22 Закону про відпустки).

Як бачите, це не наш випадок.

Тому якщо працівник продовжує працювати, відраховувати незароблені відпускні роботодавець не має права.

Що робити з незаробленою відпусткою?

Оскільки прямого рішення, що роботи з перевикористаними днями щорічної відпустки, законодавство не містить, звернемося до роз’яснень Мінекономіки.

Наведемо висновок листа міністерства від 30.09.2024 № 4701-05/71262-09.

Якщо в поточному році працівнику надано щорічну відпустку повної тривалості, під час її розрахунку за наступний рік має бути зроблено перерахунок тривалості щорічної відпустки залежно від фактично відпрацьованих працівником днів, з урахуванням кількості днів відпустки, отриманої авансом

Пояснимо, що пропонує міністерство.

Наприклад, працівнику було надано 24 календарних дні щорічної відпустки за поточний робочий рік. Після його завершення з’ясувалося, що з урахуванням наявного відпускного стажу за такий рік працівник заробив 23 календарних дні відпустки. У такій ситуації після завершення поточного робочого року та проведення перерахунку 1 наданий, але не зароблений день відпустки слід вважати днем відпустки за наступний робочий рік.

Не подобається варіант Мінекономіки? Тоді можна підійти до ситуації формально й чекати, коли працівник звільниться. Й вже при звільненні відрахувати відпускні за надміру використану колись відпустку, якщо у працівника не накопичиться днів відпустки, які підлягають компенсації у достатній кількості, а звільнення відбуватиметься за підставою, яка дозволяє таке відрахування.

Вирішувати вам. Нам більш до вподоби варіант Мінекономіки.

Висновки

• Після спливу 6 місяців роботи будь-який працівник може отримати щорічну відпустку повної тривалості за робочий рік, який вже почався, але ще фактично не відпрацьований до кінця.
• Законодавство дозволяє проводити відрахування із заробітку за надані, але не зароблені дні відпустки, виключно при звільненні працівника під час здійснення остаточного розрахунку. Якщо працівник продовжує працювати, відраховувати оплату за незароблені дні відпустки не можна.
• На думку Мінекономіки, надміру використані працівником дні щорічної відпустки за поточний рік слід зарахувати в рахунок такої відпустки наступного року.

Читати також:

• Як оплачувати нічні години роботи у вихідний день
• Доглядова відпустка закінчилася: обчислюємо держстаж та індексацію
• Працівник — учасник бойових дій: відпустки, лікарняні, оподаткування у 2026 році
• Працівник у відпустці чи мобілізований: обираємо варіант заміни
• Робота у вихідний день: документальне оформлення
• Компенсація відпустки та відраховані при звільненні відпускні в додатках Об’єднаного звіту
• ПСП для одинокої матері трьох дітей
• Як звільнити працівника, який не пройшов випробування
• Додаткова відпустка тренера-викладача: чи можна замінити компенсацією без звільнення?
• Вислуга років тренера-викладача: чи зараховують стаж роботи вчителем?
• Відпускні: якщо прийнятий на роботу не з першого календарного дня
• Щорічна основна відпустка: надання авансом у перший рік роботи
• Курси підвищення кваліфікації та мінзарплата
• Тимчасовий працівник: як проводити індексацію?
• Чи нараховувати квартальну премію працівнику після звільнення?
• Як оподаткувати квартальну премію, нараховану після звільнення
• Відпускна компенсація педагогам: роз’яснення від МОН та Держпраці
• Щорічна відпустка: якщо днів надано більше, ніж зароблено
• Оклад підвищили посеред місяця: чи проводити індексацію зарплати?