Відрядження на авто без квитків і приймаючої сторони: як підтвердити добові?

Що сказала ДПС в ІПК від 27.08.2026 № 5107/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК про одноденні відрядження і добові

Ситуація: підприємство регулярно відправляє працівників у одноденні відрядження до інших населених пунктів:

• переважно службовим автомобілем (без квитків);
• у відкриту місцевість (немає «приймаючої сторони», яка б поставила відмітку);
• оформляє: наказ про відрядження, подорожній лист, звіт про відрядження, внутрішній звіт про результати робіт/навчання тощо.

Питання платника: чи достатньо цих документів, щоб добові 0,1 МЗП за кожен день одноденного відрядження:

• не оподатковувалися ПДФО, і, відповідно, не обкладалися військовим збором?

Загальні правила щодо доходів і відряджень

ДПС нагадує базові норми ПКУ:

• Доходи, які не включаються до оподатковуваного доходу (ПДФО), перелічено у ст. 165 ПКУ. Сюди входять, зокрема:

  • кошти на відрядження або під звіт, розраховані за правилами п. 170.9 ПКУ (п.п. 165.1.11 ПКУ).

• Якщо дохід не включається до оподатковуваного доходу за розд. IV ПКУ, то звільняється й від військового збору (п.п. 1.7 п. 16¹ підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ), за певними винятками, які тут не застосовуються.

• До оподатковуваного доходу включається надміру витрачена сума підзвітних / відрядних коштів, не повернена у строк (п.п. 164.2.11, п. 170.9 ПКУ).

Коли витрати на відрядження не є доходом працівника?

Підпункт «а» п.п. 170.9.1 ПКУ говорить:

• Не є доходом працівника сума відшкодованих у встановленому порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат (проїзд, проживання тощо), якщо є підтвердні документи (квитки, рахунки готелю, виписки з рахунків, інші документи, що підтверджують вартість витрат).

Окремо Кодекс передбачає добові, які:

• можуть бути не підтверджені документально за витратами,
• але не включаються до оподатковуваного доходу, якщо:
  • відрядження в межах України – не більш як 0,1 МЗП (на 1 січня року) за кожен календарний день;
  • відрядження за кордон – не більш як 80 євро/день за курсом НБУ.

Ключова умова для будь-яких витрат на відрядження (у т.ч. добових):

Вони не включаються до оподатковуваного доходу за наявності документів, що підтверджують зв’язок відрядження з господарською діяльністю роботодавця.

Як визначається кількість днів відрядження?

Фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається:

• наказом про відрядження;
• за наявності одного чи кількох документальних доказів перебування у відрядженні (квитки, рахунки, інші документи).

Однак ДПС робить важливий практичний акцент:

Для юросіб сума добових по Україні визначається згідно з наказом про відрядження і є окремим видом витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження (окрім самого наказу та документів, що підтверджують зв’язок із госпдіяльністю).

Тобто:

• для добових у межах норм (0,1 МЗП/день в Україні) не вимагається окремих фіскальних чеків чи квитків;
• достатньо коректно оформленого наказу про відрядження + документів, що доводять службовий характер поїздки.

Що з одноденними відрядженнями без квитків і приймаючої сторони

В описаній ситуації підприємство має:

• наказ про відрядження (мета, пункт призначення, дата);
• подорожній лист (службовий авто, маршрут);
• звіт про відрядження,
• звіт про результати робіт/навчання, погоджені керівником.

ДПС у відповіді:

• не наводить вичерпного переліку «достатніх» документів;
• підкреслює загальний підхід: добові в межах норм не оподатковуються за наявності документів, що підтверджують зв’язок поїздки з госпдіяльністю;
• прямо зазначає, що добові по Україні для юросіб – це окремий вид витрат, які не потребують спеціального документального підтвердження, окрім наказу/доказу службової мети.

Ця позиція погоджена Мінфіном, що підсилює її «вагу» для практики.

Водночас ДПС застерігає:

• конкретні висновки щодо оподаткування в кожній ситуації можливі лише після аналізу всіх первинних документів і фактичних обставин;
• ІПК має індивідуальний характер і формально захищає тільки платника, якому її надали (п. 52.2 ПКУ).

Висновки для платників

1. Одноденні відрядження власним транспортом без квитків і без приймаючої сторони не виключають можливості виплати неоподатковуваних добових у межах 0,1 МЗП/день.

2. Критично важливо:

• наказ про відрядження з чітко визначеними датою, пунктом призначення, метою;
• внутрішні документи, які підтверджують службовий характер поїздки (подорожній лист, службові завдання, звіти про результати поїздки, акти тощо).

3. Для добових не потрібно збирати чеки – але без взаємопов’язаного пакета внутрішніх документів податковий може поставити під сумнів реальність відрядження та зв’язок із госпдіяльністю.

4. Позиція ДПС тут радше поміркована, але умовно лояльна: акцент на наявності наказу й документальному підтвердженні службової мети, а не на «чековій» базі для самих добових.

На практиці варто розробити стандартний пакет документів для одноденних відряджень (наказ, подорожній лист, службове завдання, звіт), щоб мінімізувати ризики перекваліфікації добових у оподатковуваний дохід.