Відпускні за два місяці: як правильно нарахувати ЄСВ?

Яким чином визначається база для нарахування єдиного внеску найманому працівнику, якому нарахована заробітна плата та відпускні за поточний та майбутні періоди?

ЄСВ для найманих працівників нараховується за ставкою 22 % до бази, визначеної ст. 7 Закону № 2464 (ч. 5 ст. 8 Закону № 2464).

Якщо база за місяць менша за МЗП, за загальним правилом роботодавець:

• донараховує ЄСВ виходячи з мінімальної зарплати,
• але лише за умови, що працівник перебував у трудових відносинах повний календарний місяць або відпрацював усі робочі дні місяця.

Для працівників за договором з нефіксованим робочим часом ЄСВ завжди нараховується на фактичний дохід без доведення до МЗП.

Відображення відпускних у Д1 / ФІЗ‑Д1

Порядок № 4 дозволяє щодо однієї застрахованої особи декілька записів у Додатку Д1 або ФІЗ‑Д1, якщо протягом одного звітного періоду їй нараховано:

• дохід за поточний період (зарплата, частина відпускних);
• дохід за майбутні періоди (відпускні наперед, допомога по вагітності та пологах тощо);
• дохід за минулий період (лікарняні, середній заробіток за рішенням суду тощо).

Особливості заповнення:

• кількість календарних днів трудових відносин за звітний місяць у Д1 не ставлять за майбутні/минули періоди, окрім відпустки, відпустки по вагітності та пологах і поновлення за рішенням суду;
• якщо є кілька рядків по одній особі, к-сть днів трудових відносин зазначається лише в одному рядку – там, де показана зарплата за поточний місяць (за наявності).

Як нараховувати ЄСВ на зарплату + відпускні

Ключова позиція ДПС:

Якщо працівнику нараховано відпускні за поточний і майбутній періоди, ЄСВ нараховується за кожен період окремо, але сплачується з усієї суми відпускних у місяці їх нарахування.

Приклад логіки:

• Працівник частину місяця працює, частину – у відпустці:
  • база за поточний місяць = зарплата за відпрацьований час + частина відпускних, що припадає на дні відпустки в цьому місяці;
  • база за майбутній місяць = сума відпускних за дні відпустки, що припадають на майбутній місяць.

1. Поточний місяць

• якщо загальна сума (зарплата + «своя» частина відпускних) менша за МЗП, і працівник відпрацював повний місяць/усі робочі дні – ЄСВ нараховується як 22 % від МЗП;
• якщо база ≥ МЗП – ЄСВ = 22 % від фактичної бази.

2. Майбутній місяць (друга частина відпускних)

• ЄСВ нараховується на фактичну суму відпускних, які відносяться до цього майбутнього періоду;
• донарахування до МЗП не робиться, оскільки ці доходи включаються до бази наступного періоду й будуть враховані при розрахунку мінімальної бази вже в цьому майбутньому місяці (з урахуванням усіх доходів за нього).

Формально в обліку:

• в Д1 за місяць нарахування ви показуєте розбивку по місяцях, але ЄСВ нараховуєте за кожним місяцем окремо;
• при цьому сплата ЄСВ до бюджету відбувається в місяці нарахування всієї суми відпускних.

Особливість для трудових договорів з нефіксованим робочим часом

Для працівників на НРЧ (нефіксований робочий час):

• ЄСВ нараховується лише з фактично нарахованої зарплати (включно з відпускними);
• без доведення до МЗП, незалежно від суми.

Таким чином, при одночасному нарахуванні зарплати та відпускних за поточний і майбутній періоди:

• базу ЄСВ формують окремо по кожному місяцю, до якого належать виплати;
• за поточний місяць діє правило мінімальної бази МЗП (для «звичайних» працівників при повному місяці);
• за майбутній період ЄСВ на відпускні нараховується на фактичну суму, а питання МЗП оцінюється вже в цьому майбутньому місяці;
• фактична сплата ЄСВ здійснюється з усієї суми відпускних у місяці їх нарахування.