Какие нормы расхода топлива и какими документами можно подтверждать расходы на его приобретение по скретч-картам и талонам?

   Підприємством закуповуються паливно-мастильні матеріали (за скретч-картами і талонами) згідно з видатковою накладною та оприбутковуються на 203 рахунок як пальне. Водіями здійснюється заправка автомобілів цим паливом на АЗС за даними талонами та скретч-картами. Чи обов’язково підтверджувати факт заправки на АЗС касовим чеком і чеком із терміналу? Якщо так, то які наслідки будуть у разі їх відсутності при перевірках контролюючими органами?
   Оскільки підприємство є державним, то чи обов’язково при встановленні норми витрат палива на автомобіль дотримуватись норм, визначених наказом Мінтрансу від 10.02.98 р. № 43, враховуючи, що даний наказ не перевірено Мін’юстом і не внесено до Єдиного державного реєстру нормативних актів? Якщо ні, то яким нормативним документом необхідно керуватися при розробці таких норм?
   
   Постановою КМУ від 20.12.97 р. № 1442 затверджено Правила роздрібної торгівлі нафтопродуктами, відповідно до п. 10 яких розрахунки за продані нафтопродукти здійснюються готівкою та/або у безготівковій формі (із застосуванням платіжних карток, талонів, відомостей на відпуск нафтопродуктів тощо) в установленому законодавством порядку. Разом з нафтопродуктами споживачеві в обов'язковому порядку видається розрахунковий документ за встановленою формою на повну суму проведеної операції, який підтверджує факт купівлі товару. У розрахунковому документі зазначається інформація про форму здійснення розрахунку. Розрахунки за продані нафтопродукти із застосуванням згідно з договорами талонів чи відомостей на відпуск нафтопродуктів здійснюються виключно через установи банків.
   
   Згідно з п. 3 Інструкції про порядок приймання, транспортування, зберігання, відпуску та обліку нафти і нафтопродуктів на підприємствах і організаціях України, затвердженої наказом від 20.05.2008 р. № 281/171/578/155 (далі – Інструкція № 281) талон – спеціальний талон, придбаний за умовами та відпускною ціною обумовленого номіналу, що підтверджує право його власника на отримання на АЗС фіксованої кількості нафтопродукту певного найменування і марки, які позначені на ньому. Емітент талонів повинен самостійно встановити форму, зміст та ступінь захисту талонів, з обов’язковим зазначенням серійного та порядкового номеру талона (пп. 10.3.3 Інструкції № 281). Платіжна картка – спеціальний платіжний засіб у вигляді емітованої в установленому законодавством порядку пластикової чи іншого виду картки, що використовується для ініціювання переказу коштів з рахунку платника або з відповідного рахунку банку з метою оплати вартості товарів і послуг (п. 3 Інструкції № 281). Смарт-картка є також платіжною карткою, із вмонтованим мікроконтролером як носієм та обробником інформації, потрібної для ініціювання переказу коштів та/або виконання службових операцій (п. 2.1 Правил Національної системи масових електронних платежів, затверджених постановою НБУ від 10.12.2004 р. № 620). Смарт-картку ще часто іменують паливною карткою. Відпуск нафтопродуктів за платіжними картками здійснюється на підставі вимог Закону України «Про платіжні системи та переказ коштів в Україні» від 05.04.2001 р. № 2346-III та Положення про порядок емісії платіжних карток і здійснення операцій з їх застосуванням, затвердженого постановою Правління НБУ від 19.04.2005 р. № 137.
   
   Вимоги щодо обігу, використання (видачі водіям тощо) та зберігання платіжних паливних карток і талонів встановлюються договором на відпуск палива і паливно-мастильних матеріалів за паливними картками між покупцем і продавцем. Паливна картка, талони передаються на підприємство за актом приймання-передачі після оплати їх вартості згідно з умовами договору. Підтвердженням факту отримання пального можуть бути видаткові документи або чеки терміналів, що формуються безпосередньо в момент фактичного отримання пального з АЗС.
   
   Отже, якщо отримання пального підтверджується видатковою накладною або актом, то відсутність в бухгалтерії підприємства чека термінала або касового апарата АЗС не може бути підставою для застосування будь-яких санкцій під час проведення перевірок контролюючими органами.
   
   Тепер що стосується використання норм витрат палива, які затверджені наказом Мінтрансу від 10.02.98 р. № 43 (далі – Наказ № 43).
   
   Дані норми призначені для планування потреби підприємств, організацій та установ у паливно-мастильних матеріалах і контролю за їх витратами, ведення звітності, запровадження режиму економії та раціонального використання нафтопродуктів, а також можуть застосовуватись для розроблення питомих норм витрат палива, тобто розроблені вони для використання підприємствами усіх форм власності. Але, на думку фахівців ГКРУ, яка викладена у листі від 11.08.2010 р. № 02-14/1232, у зв’язку з тим, що Наказ № 43 не пройшов державної реєстрації в Міністерстві юстиції України, він є обов'язковим для виконання лише для підприємств, установ і організацій, які входять до сфери управління Мінтрансу. Іншими центральними органами виконавчої влади, підприємствами, установами, організаціями повинні бути розроблені власні нормативні документи щодо нормування витрат палива та мастильних матеріалів відповідно до законодавства. Фахівці податкової служби навпаки вважають, що списання пально-мастильних матеріалів здійснюється виходячи з даних про пробіг автомобіля, визначених на підставі подорожнього листа, та норм витрат, затверджених Наказом № 43 (див., наприклад, консультацію у журналі «Вісник податкової служби України» № 19/2012). При розгляді спорів у судових інстанціях прерогатива віддається також нормам, затвердженим Наказом № 43 (постанова ВАСУ від 13.01.2011 р. № К-5408/07).
   
   З огляду на вищенаведене вважаємо, що з метою уникнення непорозумінь із фахівцями контролюючих органів під час проведення перевірок все ж таки необхідно дотримуватися вимог Наказу № 43 щодо списання паливно-мастильних матеріалів у межах норм.
   
   Ганна Довбиш
   ТОВ АФ «Профі-Аудит»
   
   Дата підготовки 10.10.2013