Откладывать не нужно, работать!

Часто бывает, что после покупки 1С:Підприємство, полноценно пользоваться ею так и не начинают. Иногда откладывают вообще. Причины – не выбрали исполнителя или дорого. А еще – ошибочное понимание самого процесса внедрения и запуска программы. То есть, заказчик представляет себе группу людей, которые несколько недель находятся у него в офисе, устанавливая программу на компьютеры, тем самым отвлекая всех сотрудников от работы и, ломая существующие схемы работы. Узнали себя?

Вашему вниманию кейс по внедрению системы автоматизации учета на базе BAS Бухгалтерія ПРОФ. Это пример полноценного запуска программы для компании, которая занимается предоставлением охранных услуг населению и предприятиям.

Итак, заказчик обратился в компанию СОФТКОМ для перехода на новую учетную систему с Бухгалтерії 7.7.

Вначале была проведена встреча. Со стороны СОФТКОМ присутствовали руководитель подразделения, инженер-программист и персональный менеджер проекта. Со стороны заказчика – директор, главный бухгалтер, финансовый директор и представитель отдела продаж. Каждый из них задавал вопросы, ответы на которые помогли понять особенности работы и перечень участков автоматизации.

Руководством охранной компании были озвучены следующие задачи:

1. переход на новую, более функциональную, удобную и быструю систему учета,
2. быстрый запуск программы, чтобы не задерживать работу сотрудников и предприятия в целом,
3. обучение пользователей.

На основании полученной информации специалисты СОФТКОМ предложили программный продукт BAS Бухгалтерія ПРОФ. Между компаниями был составлен и подписан договор с учтенными рисками, сроками и стоимостью работ.

В качестве внедрения клиенту было предложено несколько вариантов: оплата почасово за работу программиста 1С:Підприємство или готовый пакет услуг с фиксированной ценой. Для быстрого и эффективного запуска системы клиентом была выбрана услуга с фиксированной стоимостью – СУПЕРСТАРТ.

Внедрение по уникальной технологии СОФТКОМ состоит из 4 этапов. Рассмотрим, как проходила работа на каждом из них.

Перед стартом, для большего комфорта и быстрой реакции на запросы клиента, за ним был закреплен персональный консультант. Далее работы по настройке программы выполнял непосредственно он.

1 Этап СУПЕРСТАРТА

В соответствии с задачами клиента, в течение 1 рабочего дня консультант:

1. настроил параметры учета в программе,

2. прописал учетную политику

3. внес персональные настройки

4. зарегистрировал 5 пользователей системы и предоставил им права доступа.

На данном этапе были предоставлены консультации по правильному отражению хозяйственных операций (складские и производственные операции, начисление и выплата зарплаты, операции с подотчетными лицами, операции с основными средствами, по кассе и банку). В процессе консультации в учетной системе были созданы примеры реальных операций клиента на основании первичных документов.

По итогу первого этапа пользователи самостоятельно научились отражать хозяйственные операции в новой учетной системе. Правда, для полноценной работы бухгалтеру не хватало остатков в учете.

2 Этап СУПЕРСТАРТА

Второй этап внедрения проходил на протяжении последующих двух дней. В этот период были перенесены справочники: номенклатура, контрагенты, сотрудники, основные средства. Также были перенесены остатки по всем счетам бухгалтерского учета по двум организациям. Кроме этого, был настроен клиент-банк, подключен модуль интеграции M.E.Doc с учетной системой.

3 Этап СУПЕРСТАРТА

Чтобы дать возможность пользователям самостоятельно поработать в программе и подготовить вопросы, третий этап внедрения состоялся через две недели после внесения остатков, посредством выезда консультанта к клиенту. Работы заняли 4 часа, на протяжении которых было проверено корректность внесения данных и ведения учета в целом. После чего, специалист СОФТКОМ проконсультировал пользователей и ответил на все подготовленные ими вопросы. Так, как возникла необходимость, были еще раз даны разъяснения по зарплате (порядок документооборота) и отражению производственных операций (распределение общепроизводственных расходов, принципы расчета себестоимости).

4 Этап СУПЕРСТАРТА

Последний этап внедрения состоялся в первых числах следующего месяца. Консультант удаленно за 2 часа проверил корректность закрытия месяца. Специалист проконсультировал клиентов по основным сложностям, которые чаще всего возникают у пользователей в работе с программой и предоставил пути их решения.

Суммарно СУПЕРСТАРТ длился 4 недели.

На протяжении этого периода сотрудники охранной компании несколько раз обращались на бесплатную телефонную линию поддержки СОФТКОМ, что также способствовало быстрому освоению системы.

В результате:

1. Клиент начал работать в правильно настроенной программе уже через 2 дня после приобретения.
2. Закрытие месяца прошло с минимальными усилиями благодаря действиям персонального специалиста и оперативным консультациям по сложным моментам.
3. После первого месяца использования программы учет ведется корректно, и самое главное – у сотрудников есть понимание как работать в новой учетной системе.

После завершения внедрения по услуге СУПЕРСТАРТ клиент обратился в компанию СОФТКОМ для заключения договора сопровождения по программе лояльности для текущих клиентов. Мы продолжаем сотрудничество по сей день!

Как видите, 4 этапа СУПЕРСТАРТА – это быстро и профессионально, это всесторонняя помощь в освоении, консультации и обучение, это исправление ошибок и контроль всех участков. Не стоит откладывать запуск программы, стоит получать пользу от ее использования как можно быстрее!

По всем вопросам внедрения и последующего сопровождения 1С:Підприємство та BAS обращайтесь в компанию СОФТКОМ:

0678486955

www.softcom.ua