Как сейчас экономят на работниках? [анализ вариантов]

Предприятия экономят на всем, в т. ч. на работниках. Часто-густо без оглядки на КЗоТ.

Но карантин закончится, а Гоструда заявится.

Приведем популярные сейчас варианты экономии и покажем, что нужно учесть в каждом случае.

Рассмотрим с позиции работодателя, но будет интересно и работникам.

Отпуск за свой счет

Позитив для работодателя. Возможность сохранить кадровый состав. Сокращаются расходы на оплату труда.

Главная деталь. Инициатором похода в отпуск за свой счет должен быть работник.

Именно в этом месте происходят основные нарушения!

Принудительно отправить работника в такой отпуск работодатель не может. Договаривайтесь с работником, и будет вам отпуск. Иначе никак.

Нюансы. Есть случаи, когда отказать работнику в походе в отпуск за свой счет нельзя. Они перечислены в ст. 25 Закона об отпусках.  Например, работник — пенсионер по возрасту имеет право на отпуск за свой счет до 30 календарных дней ежегодно (см. п. 6 ч. 1 ст. 25 Закона об отпусках). Если он попросит такой отпуск, работодатель отказать не имеет права.

Другое дело — отпуск по договоренности сторон.

Максимальная продолжительность отпуска, предоставляемого ст. 25 Закона об отпусках, зависит от основания предоставления.

Договорной отпуск за свой счет предоставляется в общем случае не более чем на 15 календарных дней (ч. 1 ст. 26 Закона об отпусках). НО! Если о походе в такой отпуск договорится в карантинный период, то можно гулять без зарплаты весь период карантина (ч. 3 ст. 26 Закона об отпусках).

Как оформить? В два шага.

1. Работник пишет заявление. Приводит в заявлении причину похода в отпуск, дату начала отпуска и его продолжительность. Но если карантинный отпуск — за свой счет, то дату его окончания можно оставить открытой. То есть, например, указать в заявлении: прошу предоставить отпуск без сохранения заработной платы в связи с установлением карантина на территории Украины с 18.04.2020 г. до окончания карантина.

2. Работодатель издает приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска.

Что с рисками? Если отпуск за свой счет длится больше 15 к. дн., есть опасность, что информацию по вам Пенсионный фонд передаст Гоструда. Откуда он узнает такие подробности? Из ваших отчетов по ЕСВ.

В итоге можно попасть в поле интересов Гоструда и в план проверок на 2021 год.

Помним о ЕСВ! По общему правилу, если из-за предоставленного отпуска без сохранения заработной платы база начисления ЕСВ по ставке 22 %, определенная по основному работнику, оказалась ниже минималки, нужно рассчитать разницу между этими двумя величинами (далее — ЕСВ-разница) и доначислить на нее ЕСВ.

Но! Если база начисления ЕСВ равна нулю (работник весь месяц был в отпуске за свой счет), платить ЕСВ с минзарплаты не нужно!

Неполное рабочее время

Позитив для работодателя. Оплата пропорционально отработанному времени или в зависимости от выработки. Меньше работают – меньше получают.

Но это и компромисс для работника.  Такая мера позволит не сокращать штат работников. Часто выбор такой: получать меньше или оказаться на улице…

Главная деталь. Если хотим быстро установить неполное рабочее, то инициатива должна исходить от работника. Тогда хоть с завтрашнего дня (ст. 56 КЗоТ).

Нюансы. Как быть, если работники против? Можно быть против, но не долго. Работодатель может сам установить неполное рабочее время (ч. 3 ст. 32 КЗоТ). Правда, для этого ему нужно предупредить работников и выждать 2 месяца. Да и провести такие изменения можно только в связи с изменениями в организации производства и труда и по согласованию с профкомом (если он есть на предприятии).

Два месяца предупреждения прошло, а работник отказывается работать в новых условия? Тогда его увольняют на основании п. 6 ст. 36 КЗоТ с выплатой выходного пособия в размере не менее среднего месячного заработка.

Как оформить? Если идем от работника, то он пишет заявление с просьбой установить неполное рабочее время по ст. 56 КЗоТ. На основании заявлений издают приказ об установлении неполного рабочего времени.

Если идем от работодателя, то:

1) не позднее чем за 2 месяца до предстоящих изменений (а) согласовать свое решение с профкомом (если он есть), (б) издать приказ об установлении неполного рабочего времени в связи с изменениями в организации производства и труда, (в) ознакомить с изменениями работников (подпись под приказом либо отдельное уведомление);

2) накануне установления неполного рабочего времени:

— получить от работников согласие либо отказ от продолжения работы в новых условиях труда;

— издать приказ об установлении неполного рабочего времени работникам, согласившимся на работу в новых условиях;

— издать приказ о прекращении трудовых договоров на основании п. 6 ст. 36 КЗоТ с работниками, отказавшимися продолжать работу в новых условиях труда.

Что с рисками? Если у вас в отчетном месяце на 20 % и более увеличилось количество работников с признаком «неполное рабочее время», Пенсионный фонд сольет эту информацию Гоструда. Можно попасть в план проверок на 2021 год.

Помним о ЕСВ! Если зарплата основного работника (ставка 22 %) с неполным рабочим временем оказалась ниже минималки, нужно рассчитать ЕСВ-разницу и доначислить на нее ЕСВ.

Оформляем простой

Последствия для работодателя. Люди не работают, но 2/3 ставки платить нужно. Со всеми налогами.

Главная деталь. Простой можно ввести для всего предприятия или отдельных отделов (цехов, подразделений) либо отдельных работников. Время простоя не по вине работника должно быть оплачено из расчета не ниже 2/3 тарифной ставки установленного работнику разряда (оклада).

Как оформить? В общем случае оформляют акт простоя (специально созданная комиссия устанавливает причины простоя и срок простоя) + приказ о простое. Но акт простоя — бумага не обязательная. Может и не быть. А вот приказ о простое быть должен. В нем указываем: причину простоя; время простоя (с какой и до какой (если она известна) даты установлен простой); категории работников, структурные подразделения, которые подпадают под действие простоя; меры по устранению простоя; порядок оплаты времени простоя; необходимость присутствия либо отсутствия работников во время простоя на рабочих местах.

Что с рисками? Если зарплаты работников «провалятся» ниже минималки (в связи с оплатой в размере 2/3 оклада), анализатор ЕСВ-отчетов — Пенсионный фонд может «слить» такую информацию Гоструда. Можно попасть в план проверок на 2021 год.

Помним о ЕСВ! Если зарплата основного работника (ставка 22 %) оказалась ниже минималки, нужно рассчитать ЕСВ-разницу и доначислить на нее ЕСВ.

Уменьшаем оклады

Плюсы для работодателя. Они очевидны. Работники трудятся столько же, а получают меньше.

Главная деталь. Есть два варианта.

Первый — полюбовный. Решение уменьшить оклады принимает собрание трудового коллектива. «За» голосуют все. Тогда оклады можно косить хоть с завтрашнего дня.

Второй — принудительный. КЗоТ разрешает уменьшать размеры выплат работникам, но с предупреждением за 2 месяца.

Нюансы. Для принудительного снижения нужно основание — изменения в организации производства и труда (ч. 3 ст. 32 КЗоТ).

Например, изменилась организационная структура предприятия, в связи с чем изменились должностные обязанности соответствующих работников либо изменены формы или системы оплаты труда на предприятии. Все это, вполне вероятно, может повлиять на размер заработной платы работников, в том числе в сторону ее уменьшения.

НО! Просто уменьшать оклады, потому что так захотел директор, нельзя.

Как оформить? 

Вариант «от работников». Проводится собрание трудового коллектива. ВСЕ работники голосуют за уменьшение окладов, что отражают в протоколе собрания. Вносят изменения в окладоустанавливающие документы предприятия.

Вариант «от работодателя». Тут порядок тот же, как и в случае перевода на неполное рабочее время по инициативе работодателя (см. выше).

Что с рисками? Настучать Гоструда могут налоговики. Ничего личного. Просто уменьшение фонда оплаты труда приведет к уменьшению сумм НДФЛ, ВС, ЕСВ.

Можно попасть в план проверок Гоструда на 2021 год.

Совет.  Перед тем как резать оклады, проанализируйте состав выплат работникам. Возможно, за счет уменьшения (отмены) тех выплат, которые не относятся к основной зарплате и выплачиваются при наличии финансовых возможностей, вы сможете сократить расходы на оплату труда.

Пример такой выплаты — ежемесячные премии. Если зафиксировано, что они выплачиваются при наличии финансовых возможностей, то при отсутствии таких возможностей работодатель имеет полное право эти премии не начислять.

Но, нельзя убирать доплаты, надбавки, другие выплаты, гарантированные действующим законодательством, просто потому, что нет финансовых возможностей их выплачивать. Это справедливо и в случае уменьшения их размера.

Сокращаем персонал

Плюсы для работодателя.  Сокращая численность работников — сокращаем расходы на оплату их труда.

Главная деталь. При сокращения численности или штата работников можно расторгнуть трудовой договор по инициативе работодателя (п. 1 ч. 1 ст. 40 КЗоТ).

Работнику, увольняемому на этом основании, выплачивают выходное пособие не менее среднего месячного заработка.

Нюансы. По мнению Минтруда (см. письмо от 07.04.2011 г. № 114/06/187-11), сокращение численности и сокращение штата — понятия не тождественные. Так, численность работников — это списочный состав работающих. Поэтому сокращение численности работников предусматривает уменьшение их количества. В свою очередь, штат сотрудников — это совокупность должностей, установленных штатным расписанием предприятия. То есть сокращение штата представляет собой изменение штатного расписания за счет ликвидации определенных должностей или уменьшения количества штатных единиц по определенным должностям.

Сокращение штата или численности работников должно быть обосновано. Работодатель вправе принять решение о сокращении, если такая необходимость подтверждена, например, ухудшением финансового состояния предприятия, уменьшением сбыта и спроса на отдельные виды продукции.

Как оформить?

Работодателю необходимо:

1) подготовить соответствующее технико-экономическое обоснование необходимости сокращения численности и/или штата работников;

2) не позднее чем за 3 месяца до намеченных увольнений передать профкому (если он есть на предприятии) данные о количестве и категориях работников, которых это может касаться, сроках увольнения и т. п.;

3)  издать общий приказ (распоряжение) о сокращении численности или штата. В нем необходимо указать причины проведения сокращения штата или уменьшения численности работающих, конкретные должности и работы, которые подлежат сокращению, а также дату, с которой будет проводиться сокращение штата (численности) на предприятии;

4) составить и утвердить новое штатное расписание (без учета сокращаемых должностей) либо внести изменения в действующее;

5) в случае массового высвобождения работников не позднее чем за 2 месяца до даты высвобождения подать в территориальные органы службы занятости форму отчетности № 4-ПН;

6) издать приказ (распоряжение), предупреждающий работников об увольнении на основании п. 1 ч. 1 ст. 40 КЗоТ, не позднее чем за 2 месяца до планируемой даты. Ознакомить с ним работников под подпись.

Внимание! Если появляются вакансии, они обязательно должны быть предложены работникам, которые попали под сокращение. Отказ от предложенной работы оформляйте письменно;

7) получить согласие выборного органа первичной профсоюзной организации (профсоюзного представителя) на увольнение работников — членов профсоюза;

8) издать приказ (распоряжение) об увольнении на основании п. 1 ч. 1 ст. 40 КЗоТ.

Что с рисками? Тут на работодателя могут настучать трудовикам и налоговики, и Пенсионный фонд (если численность сократилась на 10 % или более), и Центр занятости (если массовое сокращение, подана форма № 4-ПН).

Лилия Ушакова, эксперт «Налоги & бухучет»