Трудовые книжки: а вы уже сканируете?

Автор: Ушакова Лилия, эксперт по вопросам оплаты труда.

С 10 июня стартовал переход на электронный учет трудовой деятельности*. С этого дня и на протяжении 5 лет работодатели или же сами работники будут предоставлять Пенсионному фонду электронные копии страниц трудовых книжек и документов о стаже. Пенсионный фонд уже подоспел с соответствующим Порядком. Так что беремся за дело.

* Детали найдете в статьях: «Электронные трудовые книжки: «низкий старт» (журнал «Бухгалтер 911», 2021, № 23), «Закон «по трудовым книжкам»: подписан и опубликован» (журнал «Бухгалтер 911», 2021, № 11), «Диджитализацией по трудовым книжкам: Закон принят» (журнал «Бухгалтер 911», 2021, № 9).

Настоящий бухгалтер/кадровик не доверяет слухам, чтобы не делать лишнюю работу. Он четко знает, какой документ требует от него предпринять те или иные действия. Если речь идет о предоставлении Пенсионному фонду электронных копий страниц трудовой книжки и документов о стаже, то это Порядок № 1084, Закон № 1217 и новоявленный Порядок № 11-1**.

** Порядок учета трудовой деятельности… в электронной форме, утвержденный постановлением КМУ от 27.11.2019 г. № 1084, Закон Украины от 05.02.2021 г. № 1217-IX и Порядок предоставления сведений о трудовой деятельности… в электронной форме, утвержденный постановлением правления Пенсионного фонда от 12.03.2021 г. № 11-1 соответственно.

Механизм предоставления сведений о трудовой деятельности в электронной форме прописан в Порядке № 11-1. Он заработал с 23 июля и собрал в себе все то, что и так было известно работодателям, которые уже сканировали трудовые книжки. Но есть и кое-что новенькое. Пробежимся по основным моментам.

Кто подает?

Вся тройка профильных документов говорит, что подавать сведения из трудовой книжки и другие документы, подтверждающие стаж, могут:

— или работодатель;

— или работник самостоятельно (ФЛП сам на себя самостоятельно), имея собственную квалифицированную электронную подпись (КЭП).

То есть нет обязанности именно работодателя направлять такие сведения.

Однако если юрлицо-работодатель хранит у себя трудовые книжки работников, то ему и карты книжки в руки.

Ведь отдать трудовую книжку работнику, который принят на работу до 10.06.2021 г., работодатель-юрлицо может только при увольнении или после того, как передаст электронные копии страниц трудовой книжки Пенсионному фонду, а последний их обработает и примет.

Отдельно остановимся на работниках юрлиц, которые приняты на работу после 10.06.2021 г., а также всех тех, кто работает у ФЛП.

Такие работники хранят трудовые книжки у себя. Следовательно, могут предоставить необходимую информацию в Пенсионный фонд самостоятельно.

Поэтому ответ на вопрос: «нужно ли ФЛП сканировать трудовые книжки своих работников» — нет!