Относительно бумажных копий электронных первичных документов

   
   
   Министерство доходов и сборов Украины <…> рассмотрело обращение <…> и в пределах компетенции сообщает.
   
   В соответствии с частью второй статьи 19 Конституции Украины органы государственной власти и органы местного самоуправления, их должностные лица обязаны действовать только на основании, в пределах полномочий и способом, предусмотренными Конституцией и законами Украины.
   
   В соответствии с пп.20.1.2 ст.20 Налогового кодекса Украины (далее — Кодекс) контролирующие органы имеют право для осуществления функций, определенных законом, получать бесплатно от налогоплательщиков в порядке, определенном законодательством, справки, копии документов, удостоверенные подписью плательщика или его должностным лицом и скрепленные печатью (при наличии), о финансово-хозяйственной деятельности, полученных доходах, расходах налогоплательщиков и иную информацию, связанную с исчислением и уплатой налогов, сборов, платежей, о соблюдении требований законодательства, осуществление контроля за которым возложено на контролирующие органы, а также финансовую и статистическую отчетность в порядке и на основаниях, определенных законом.
   
   Также согласно пп.20.1.7 ст.20 Кодекса контролирующие органы имеют право для осуществления функций получать от налогоплательщиков, плательщиков единого взноса и предоставлять в пределах, предусмотренных законом, документы в электронном виде.
   
   В то же время, пунктом 85.2 статьи 85 Кодекса определено, что налогоплательщик обязан предоставить должностным (служебным) лицам контролирующих органов в полном объеме все документы, относящиеся или связанные с предметом проверки.
   
   Кроме того, пунктом 85.8 статьи 85 Кодекса установлено, что должностное лицо контролирующего органа, которое проводит проверку, в случаях, предусмотренных Кодексом, имеет право получать от налогоплательщика или его законных представителей копии документов, относящиеся к предмету проверки. Такие копии должны быть удостоверены подписью налогоплательщика или его должностного лица и скреплены печатью (при наличии).
   
   Аналогично пунктом 85.4 статьи 85 Кодекса установлено, что при проведении проверок должност¬ные лица контролирующего органа имеют право получать от налогоплательщиков надлежащим образом удостоверенные копии первичных финансово-хозяйственных, бухгалтерских и других документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) объектов налогообложения, неуплате налогов, сборов (обязательных платежей), нарушении требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы.
   
   Основой для ведения бухгалтерского учета хозяйственных операций субъектами предпринимательской деятельности являются первичные документы, согласно которым составляются сводные учетные документы.
   
   Согласно п.5 ст.8 Закона Украины от 16.07.99 г.№ 996-ХІV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» (далее — Закон № 996) предприятие самостоятельно утверждает правила документооборота и технологию обработки учетной информации.
   
   В соответствии с п.2 ст.9 указанного Закона № 996 первичные и сводные учетные документы могут быть составлены на бумажных или машинных носителях и должны иметь обязательные реквизиты.
   
   При этом пунктом 2.3 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 24 мая 1995 года № 88, зарегистрированного в Министерстве юстиции Украины 5 июня 1995 года под № 168/704, установлено, что первичные документы, созданные в электронном виде, применяются в бухгалтерском учете при условии соблюдения требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте.
   
   Основные организационно-правовые принципы электронного документооборота, использования электронных документов, правовой статус электронной цифровой подписи установлены Законами Украины от 22 мая 2003 года № 851 «Об электронных документах и электронном документообороте» (далее — Закон № 851) и от 22 мая 2003 года № 852-IV «Об электронной цифровой подписи» (далее — Закон № 852).
   
   Статьей 5 Закона № 851 определено, что электронный документ — это документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа.
   
   Так, в соответствии со статьей 6 Закона № 851 электронная подпись является обязательным реквизитом электронного документа, который используется для идентификации автора и/или подписанта электронного документа другими субъектами электронного документооборота.
   
   Электронная цифровая подпись в соответствии с Законом № 852 — это вид электронной подписи, полученной в результате криптографического преобразования набора электронных данных, который прилагается к этому набору. К услугам электронной цифровой подписи отнесена, в частности услуга фиксирования времени, которая предоставляется аккредитованными центрами сертификации ключей в соответствии с Порядком удостоверения наличия электронного документа (электронных данных) на определенный момент времени, утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины от 26 мая 2004 года № 680.
   
   Учитывая то, что действие усиленного сертификата как основного документа, который идентифицирует владельца личного ключа, может быть приостановлено во времени, что безусловно влияет на правовой статус электронной цифровой подписи, важно определение точного времени наложения электронной цифровой подписи на электронный документ.
   
   Определение точного времени подписи электронного документа по системному времени на рабочей станции пользователя нецелесообразно, поскольку указанное системное время может произвольно изменяться пользователем по его усмотрению и не дает гарантий относительно использования усиленного сертификата подписанта именно в указанное время.
   
   Во избежание юридических недоразумений и для определения точного времени наложения электронной цифровой подписи следует использовать отметку времени, предоставляемую аккредитованным центром сертификации ключей любому клиенту по его требованию. В процессе фиксирования времени отметка времени прилагается или логично сочетается с электронными данными таким образом, чтобы была исключена возможность вносить в них изменения с сохранением отметки времени после предоставления услуги фиксирования времени.
   
   Аккредитованный центр сертификации ключей Информационно-справочного департамента Миндоходов, по желанию клиента, предоставляет бесплатную услугу фиксирования времени в автоматическом режиме, одновременно с наложением электронной цифровой подписи, что не создает дискомфорт при работе с электронными документами.
   
   Следовательно, использование отметки времени (услуги фиксирования времени) относится, прежде всего, для определения правового статуса электронной цифровой подписи, наложенной на набор электронных данных, а не к электронному документа в целом. При этом, учитывая то, что электронная цифровая подпись подтверждает целостность набора электронных данных (электронного документа), отметка времени может использоваться для доказывания факта существования указанных электронных данных в момент наложения электронной цифровой подписи.
   
   Наложением электронной подписи завершается создание электронного документа.
   
   Статьей 14 Закона № 851 установлено, что электронный документооборот осуществляется в соответствии с законодательством Украины или на основании договоров, определяющих взаимоотношения субъектов электронного документооборота. Использование электронного документа в гражданских отношениях осуществляется согласно общим требованиям совершения правовых сделок, установленных гражданским законодательством.
   
   В то же время, пунктом 3 Порядка применения электронной цифровой подписи органами государственной власти, органами местного самоуправления, предприятиями, учреждениями и организациями государственной формы собственности, утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины от 28 октября 2004 года № 1452, органы государственной власти применяют электронную цифровую подпись для совершения правовых сделок с участием других юридических и физических лиц только при наличии у них усиленных сертификатов открытых ключей.
   
   То есть контролирующие органы могут заключать договоры, определяющие их взаимоотношения в сфере электронного документооборота, в частности признание электронной цифровой подписи налогоплательщиков или должностных лиц налогоплательщиков только при условии использования ими усиленных сертификатов открытых ключей.
   
   Пунктом 6 статьи 9 Закона № 996 установлено, что в случае составления и хранения первичных документов и регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации предприятие обязано за свой счет изготовить их копии на бумажных носителях по требованию других участников хозяйственных операций, а также правоохранительных органов и соответствующих органов в пределах их полномочий, предусмотренных законами.
   
   Согласно статье 12 Закона № 851 проверка целостности электронного документа производится путем проверки электронной цифровой подписи.
   
   Абзацем шестым статьи 7 Закона № 851 определено, что копией документа на бумаге для электронного документа является визуальное представление электронного документа на бумаге, удостоверенное в порядке, установленном законодательством.
   
   Учитывая, что процессы электронного документооборота отличаются от процессов бумажного (привычного) документооборота, налогоплательщики могут самостоятельно и между собой устанавливать локальные правила создания, обработки, отправки, передачи, получения и хранения электронных документов. При этом электронный документооборот между налогоплательщиками и органами государственной власти осуществляется в порядке, предусмотренном этими органами.
   
   Так, порядок электронного документооборота между налогоплательщиками и органами доходов и сборов по поводу представления налоговой отчетности в электронном виде регламентируется приказом ГНА Украины от 10.04.2008 г. № 233 «О представлении электронной отчетности» и не требует принятия плательщиком налогов любых локальных порядков электронного документооборота.
   
   Заместитель Министра

А.Игнатов