Заміна вікон в орендованому приміщенні

Підприємство орендує приміщення. внаслідок обстрілу пошкоджені вікна. Підприємство - орендатор хоче їх замінити. Як документально це вірно зробити?

Заміна вікон в орендованому приміщенні, пошкоджених внаслідок обстрілу, потребує правильного документального оформлення. Ось основні кроки та рекомендації:

1. Класифікація операції:

Важливо визначити, чи є заміна вікон поліпшенням об'єкта оренди чи підтриманням його в робочому стані (поточний ремонт). Оскільки вікна пошкоджені внаслідок обстрілу, заміну можна розглядати як поточний ремонт, спрямований на відновлення приміщення до попереднього стану.

Рішення щодо класифікації витрат приймає керівник підприємства.

2. Документальне оформлення:

Дозвіл орендодавця:

• Якщо заміна вікон класифікується як поліпшення, потрібен дозвіл орендодавця. Без дозволу орендар не зможе вимагати компенсації.
• Якщо заміна – поточний ремонт, дозвіл не обов'язковий, але варто повідомити орендодавця.

Договір з підрядником (за наявності):

У договорі мають бути чітко вказані обсяги робіт, вартість матеріалів та послуг, терміни виконання.

Акт приймання-передачі матеріалів:

Якщо матеріали (вікна) надаються орендарем, складається акт приймання-передачі матеріалів підряднику.

Акт виконаних робіт:

Підписується між орендарем та підрядником після завершення робіт. В акті вказується перелік виконаних робіт, вартість, використані матеріали.

Акт приймання-передачі відремонтованих, реконструйованих та модернізованих основних засобів (ОЗ):

Складається в одному примірнику, якщо заміну вікон здійснювали власними силами, і у двох примірниках, коли це робила стороння організація ([наказ Мінфіну від 13.09.2016 № 818](L/322/1128/16120 "наказом Мінфіну від 13.09.2016 № 818")).

В акті вказується, що здійснено заміну вікон і до чого привели ці зміни: до приведення ОЗ до робочої кондиції, коли заміна вікон буде визнана ремонтом, чи до поліпшень об’єкта.

Інші документи:

Документи, що підтверджують факт пошкодження приміщення внаслідок обстрілу (акт про пошкодження майна, довідка з ДСНС тощо).

Копії документів, що підтверджують вартість робіт і матеріалів (рахунки, накладні).

3. Облік витрат:

Якщо заміна вікон визнана поточним ремонтом, витрати відносяться до витрат періоду залежно від функціонального призначення приміщення (адміністративні витрати, витрати на збут тощо).

У податковому обліку витрати на ремонт відображаються за правилами бухгалтерського обліку.

Вхідний ПДВ включається до податкового кредиту за наявності правильно оформленої та зареєстрованої податкової накладної.

4. Важливі моменти:

У договорі оренди варто прописати порядок компенсації витрат на поточний ремонт орендованого приміщення.

Зберігайте всі документи, пов'язані із заміною вікон, для підтвердження понесених витрат.

Враховуючи надану інформацію, заміну пошкоджених вікон внаслідок обстрілу можна розглядати як поточний ремонт. Важливо правильно оформити всі необхідні документи, щоб мати можливість облікувати витрати та уникнути можливих питань з боку контролюючих органів.

Міняємо вікна у приміщенні