Які наслідки задвоєння повідомлення про прийняття на роботу?

Задвоєння повідомлення про прийняття на роботу (коли на одного й того самого працівника подано два «початкових» повідомлення з однаковими даними) не є критичним порушенням, але потребує виправлення для уникнення технічних помилок у реєстрах.

Наслідки задвоєння

• Проблеми з реєстрами: Дані з повідомлення потрапляють до Реєстру застрахованих осіб. Задвоєння може призвести до некоректного відображення страхового стажу або проблем із формуванням електронних листків непрацездатності.
• Ризик перевірок: Хоча саме по собі задвоєння не є підставою для фінансових санкцій, воно може привернути увагу через невідповідність даних у звітності (наприклад, якщо в Додатку Д5 Податкового розрахунку буде один запис, а повідомлень — два).
• Відсутність штрафів за помилку: Законодавство не передбачає штрафів за подання зайвого повідомлення або за виправлення помилок у ньому. Штраф у розмірі однієї мінімальної зарплати за «інші порушення трудового законодавства» загрожує лише за неподання або несвоєчасне подання повідомлення.

Алгоритм виправлення ситуації

Щоб прибрати зайвий запис, необхідно подати «скасовуюче» повідомлення:

1. Сформуйте повідомлення з типом «скасовуюче».
2. У цьому повідомленні повністю продублюйте всі дані того рядка, який є зайвим.
3. Подайте це повідомлення.
Після виконання цих дій у базі залишиться лише одне «початкове» повідомлення.

Важливі нюанси:

• Синхронізація з Д5: Переконайтеся, що дані в повідомленні, яке залишилося, повністю збігаються з даними, які ви вкажете у Додатку Д5 до Податкового розрахунку (дата та номер наказу, дата початку роботи).
• Терміни: Виправити таку помилку можна в будь-який час, але доцільно зробити це до моменту подання квартальної звітності або до того, як працівнику знадобиться лікарняний.

Прямих фінансових втрат через задвоєння немає, проте для чистоти обліку та коректної роботи з реєстрами зайве повідомлення слід анулювати через «скасовуючу» форму.

Додаткове питання: Якщо інформацію подавали через електронний кабінет платника, він не працює чи можна якось перевірити чи подане повідомлення?

Якщо Електронний кабінет платника тимчасово не працює, ви можете перевірити статус поданого повідомлення про прийняття на роботу кількома альтернативними способами: Перевірка через вебпортал Пенсійного фонду України (ПФУ)
Це найнадійніший спосіб, оскільки дані автоматично передаються до Реєстру застрахованих осіб.

• Для роботодавця: Зайдіть у «Кабінет страхувальника» на порталі ПФУ за допомогою КЕП. У розділі «Відомості про трудові відносини» або через запит на отримання витягу з Реєстру застрахованих осіб можна побачити, чи з'явився запис про прийняття нового працівника.
• Для працівника: Працівник може самостійно зайти у свій особистий кабінет на порталі ПФУ та перевірити розділ «Моя трудова книжка». Якщо повідомлення було успішно оброблене, там з'явиться запис про початок трудових відносин.

Додаткові матеріали:
Повідомлення про прийняття на роботу: виправлення та відповідальність
Прийняття чоловіка на роботу: документи і повідомлення ТЦК
Повідомлення про прийняття на роботу: що робити, якщо поспішили скасувати