Працівник купив матеріали з картки: які документи потрібні?

Для того щоб підприємство могло компенсувати працівнику витрати на придбання матеріалів за власні кошти під час відрядження, необхідно правильно оформити пакет документів. Основним документом у цьому випадку є Звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (далі — Авансовий звіт), за формою, затвердженою наказом № 841, до нього необхідно прикласти відповідні підтвердні документи. 

Нижче наведено детальний перелік документів та вимог:

1. Авансовий звіт

Навіть якщо працівник витратив власні кошти, він обов'язково має подати Авансовий звіт за формою, затвердженою наказом Мінфіну № 841.

•  У звіті працівник зазначає суму витрачених коштів.
•  Оскільки аванс не видавався, графи про отримання авансу не заповнюються, а вказується сума перевитрати (сума, яку підприємство має повернути).

2. Підтвердні документи на придбання

До Авансового звіту додаються оригінали документів, що підтверджують факт купівлі та отримання матеріалів:

• Фіскальний чек РРО/ПРРО (якщо покупка здійснювалася у суб'єкта господарювання, що зобов'язаний використовувати РРО).
• Товарний чек або накладна, де зазначено перелік товарів, їх кількість та ціна.
• Рахунок-фактура (бажано, але не обов'язково, якщо є накладна).

3. Документи, що підтверджують оплату карткою

Оскільки оплата здійснювалася з особистої картки працівника, необхідно підтвердити факт списання коштів саме з його рахунку:

• Квитанція платіжного термінала (сліп), що видається разом із чеком.
• Виписка з банківського рахунку працівника (або роздруківка з банківського додатка), де зафіксована ця транзакція. Це важливо для підтвердження того, що оплата була безготівковою і здійснена саме цією особою.

4. Додаткові документи (рекомендовано)

• Доповідна записка: Працівнику варто написати доповідну записку на ім'я керівника, в якій пояснити необхідність придбання матеріалів за власні кошти (наприклад, термінова виробнича потреба).
• Наказ про затвердження звіту: Керівник має затвердити Авансовий звіт. Саме затвердження звіту керівником є підтвердженням доцільності витрат та підставою для виплати компенсації.

Важливі аспекти:

• ПДВ: Якщо підприємство є платником ПДВ і хоче отримати податковий кредит, документи (чек або накладна) мають бути оформлені на підприємство. Якщо сума за чеком перевищує 200 грн без ПДВ, потрібна податкова накладна, зареєстрована на підприємство.
• Оподаткування: Якщо витрати документально підтверджені та пов'язані з господарською діяльністю, сума компенсації не є доходом працівника і не оподатковується ПДФО та військовим збором (згідно з пп. 170.9.1 ПКУ).
• Терміни: Працівник має подати звіт до завершення місяця, наступного за місяцем, у якому він завершив відрядження або виконання окремої цивільно-правової дії.
• Правова основа: Використання власних коштів працівника для потреб підприємства розглядається як договір доручення або дії в інтересах іншої особи без її доручення (згідно зі ст. 1159-1160 ЦКУ). Тому компенсація таких витрат є обов'язком роботодавця після затвердження звіту.

Додаткові матеріали:

Працівник заправив картридж за власний кошт: як відшкодувати йому витрати?
Включаємо витрати на відрядження до собівартості / витрат
Платіжна картка, е-чеки і РРО: як правильно підтвердити витрати у відрядженні?
Пальне за свої гроші у відрядженні: які документи потрібні для компенсації водію?
Втрата квитка у відрядженні