Платіжна картка, е-чеки і РРО: як правильно підтвердити витрати у відрядженні?

Які документи може подати підзвітна особа до авансового звіту

Працівник, який отримав кошти під звіт або на відрядження, зобов’язаний:

• подати до бухгалтерії Звіт про використання коштів;
• додати первинні підтвердні документи;
• повернути невикористаний залишок у встановлені строки.

За вимогами п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ не включаються до оподатковуваного доходу не підтверджені документально витрати на харчування та фінансування інших власних потреб фізособи (добові витрати), понесені у зв’язку з відрядженням. Про розміри, документальне оформлення добових на підприємстві ми детально розповіли у матеріалі:" Добові на відрядження: правила 2025 – 2026".

Які документи вважаються підтвердними

Підтвердити витрати можна:

• касовими чеками, товарними чеками, розрахунковими квитанціями;
• транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки), у транспортному квитку вказано його вартість, отже, він сам по собі може підтвердити суму витрат. І не має значення, як здійснювалася оплата за нього, — із застосуванням платіжної картки (її реквізитів) чи готівкою. Однак податківці вимагають, щоб працівник, окрім квитка, надавав виписку з особистого рахунку, до якого емітовано платіжний інструмент;
• іншими документами, створеними РРО/ПРРО або оформленими за вимогами законодавства – у паперовій чи електронній формі.

Для відряджень в Україні документи мають відповідати:

• Закону № 265/95‑ВР про РРО;
• Податковому кодексу України, зокрема п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ визначено, які саме документи належать до підтвердних;
• Інструкції про службові відрядження, наказ Мінфіну № 59, обов’язкова лише для бюджетників.

Для закордонних відряджень – вимогам законодавства країни перебування.

Наявність у переліку підтвердних «інших документів» свідчить про те, що визначений п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ перелік не є вичерпним. Головне, щоб такі інші документи дозволяли підтвердити вартість витрат, здійснених працівником. Безумовно, при цьому мають дотримуватися усі вимоги до первинних документів, установлені ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 № 996-ХІV. А при оплаті готівкою дуже бажано, щоб такі документи підтверджували сам факт сплати (наприклад, мали відповідний штамп або запис / підпис про отримання коштів)

Якщо витрати оплачено платіжною карткою, підтвердити їх можна:

• банківською випискою;
• інформацією з рахунку, що містить усі обов’язкові реквізити операції.

Електронні документи та візуалізація

Електронний документ, оформлений за законом про електронні документи та електронні довірчі послуги;

• відображений у візуальній формі (на екрані або роздрукований), є належним підтвердним документом.

Якщо розрахунковий документ можна:

• перевірити за його реквізитами; або
• інформація про нього зберігається на серверах ДПС,

працівник має право подати до звіту візуалізовану версію такого документа.
У цьому разі:

• такий документ вважається оригіналом, а не копією;
• те саме стосується електронного розрахункового документа, створеного за законом і засвідченого КЕП.

Натомість:

подавати до авансового звіту звичайні паперові копії розрахункових документів підзвітна особа не має права – потрібні або оригінали, або належним чином оформлені електронні документи/їх візуалізація. (ЗІР, Категорія 109.14)