Як правильно директору і/або бухгалтеру делегувати право е-підпису документів?

Делегування права підпису здійснюється шляхом внутрішнього оформлення повноважень (наказ керівника/довіреність), отримання уповноваженою особою власного кваліфікованого електронного підпису (КЕП) та надсилання до податкової служби електронного Повідомлення про надання інформації щодо КЕП (форма J/F1391104).

Покроковий алгоритм делегування права е-підпису

1. Оформлення внутрішніх документів

Керівник підприємства визначає коло осіб, яким делегуються відповідні повноваження (п. 42.6 ПКУ). Для цього видається наказ (розпорядження) по підприємству, вносяться зміни до посадових інструкцій або оформлюється довіреність із чітким переліком документів, які особа має право підписувати (податкова звітність, первинні документи, податкові накладні тощо).

Зразок наказу Про тимчасове виконання обов’язків директора на період його відпустки завантажуйте за посиланням.

2. Отримання особистого КЕП/УЕП

Уповноважена особа повинна отримати власний електронний підпис у кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг відповідно до вимог Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 № 2155-VIII.

Передавати особистий ключ або пароль керівника/головного бухгалтера іншим працівникам суворо заборонено.

3. Заповнення та надсилання Повідомлення до контролюючого органу

Відповідно до п. 3 розд. ІІІ Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами (затвердженого наказом Мінфіну від 06.06.2017 № 557), платник направляє до ДПС Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого або удосконаленого електронного підпису.

У табличній частині Повідомлення вказуються:

• Графа 1 — прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) уповноваженої особи;
• Графа 2 — реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП) або серія та номер паспорта (з відміткою);
• Графа 3 — посада особи згідно зі штатним розписом;
• Графа 4 (Тип підпису) — обирається залежно від делегованих обов'язків:
  • «Директор» — якщо особі делеговано право підписувати звітності/документи за керівника або в разі тимчасового виконання обов'язків керівника;
  • «Бухгалтер» — якщо право підпису фінансової/податкової звітності делегується працівнику бухгалтерії;
  • «Підпис податкових накладних» — для делегування підписання та реєстрації виключно ПН/РК в ЄРПН.

4. Порядок підписання самого Повідомлення

Згідно з п. 4 розд. ІІІ Порядку № 557 сформоване Повідомлення підписується в такій послідовності:

1. Першими — електронні підписи (КЕП/УЕП) усіх посадових осіб, які включені до Повідомлення (у порядку черговості їх внесення);
2. Другим — КЕП керівника (директора);
3. Останньою — кваліфікована електронна печатка підприємства (за наявності).

5. Підтвердження прийняття

Право підпису вважається наданим після надходження другої квитанції про успішне прийняття Повідомлення органом ДПС.

Важливі нюанси:

• Якщо головбух тимчасово виконує обов'язки директора: керівник подає Повідомлення на головного бухгалтера з типом підпису «Директор». Під час подання податкової звітності накладається підпис особи з типом «Директор», після чого — печатка (за наявності), попередньо змінивши в налаштуваннях Електронного кабінету опцію «використання підписів».
• У разі зміни керівника підприємства: електронний документообіг припиняється автоматично, а всі раніше подані Повідомлення про делегування прав підпису анулюються. Новий керівник після активації свого КЕП повинен заново надіслати Повідомлення щодо всіх уповноважених осіб підприємства.

Читати також:
Директор чи головбух у відпустці: чи можна підписувати документи?
Е-підпис директора і бухгалтера: як правильно делегувати право підпису?