Купуємо товари (послуги) у ФОП: який первинний документ потрібний?

«Без бумажки ты…»

Будь-які господарські операції підприємство має підтверджувати документально ( ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік, пп. 1.2 і 2.1 Положення № 88*). Цього вимагає й податковий облік ( п. 44.1 ПКУ). Тому при купівлі у ФОП клопіт про належне документальне підтвердження операцій дуже навіть доречний.

* Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 р. № 88.

Якщо ви здійснюєте розрахунки з ФОП за товари (послуги) в безготівковій формі, то документами, що підтверджують оплату, будуть платіжне доручення, виписка банку, банківська квитанція (при внесенні оплати через касу банку). Документи, що підтверджують постачання, — накладна, акт виконаних робіт / наданих послуг. Тут усе, як і з іншими СПД.

А якщо ми розраховуємося з ФОП готівкою з каси підприємства? Тоді оплату підтвердить видатковий касовий ордер з підписом ФОП про отримання грошей. Постачання, знову ж таки, підтвердить накладна, акт виконаних робіт / наданих послуг. А що коли до нас у касу зазирнув ФОП, який при готівкових розрахунках зобов’язаний застосовувати РРО (наприклад ФОП на загальній системі), але при розрахунках його не застосував. Вважаємо, що проблеми тут немає. Усе те ж саме: витратник підтвердить оплату, накладна чи акт — постачання.

А які документи має вимагати у ФОП підзвітна особа підприємства, якщо розрахунки здійснюються через неї?

Підтверджувати одночасно і купівлю, і оплату буде розрахунковий документ, виданий ФОП як продавцем ( п. 2 ст. 3 Закону про РРО). При цьому якщо підприємець:

— використовує РРО (КОРО з РК), таким документом буде фіскальний чек РРО (або розрахункова квитанція встановленої форми з РК);

Від «РРО-звільненців» можна отримати й нефіскальний чек РРО. Такий документ не є ані розрахунковим, ані первинним. Відповідно для витратних цілей він даремний. Водночас можна попросити продавця поставити на ньому свій особистий підпис. У разі його наявності нефіскальний чек стане повноцінним первинним документом (за наявності всіх обов’язкових реквізитів з  ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік).

— не використовує РРО, то розрахунковий документ може оформлятися ним у довільній формі.

Таким документом може бути складений підприємцем товарний чек або квитанція про оплату. Щоправда, податківці, погоджуючись з оформленням товарного чека в довільній формі, водночас зазначають, що він повинен містити напис «Товарний чек» і за наповненням відповідати чеку РРО, за винятком зазначення фіскального номера РРО і напису «Фіскальний чек» (консультація з категорії 109.10 ЗІР ДФСУ).

Які реквізити є обов’язковими для чека РРО, установлює Положення № 614**.

** Положення про форму та зміст розрахункових документів, затверджене наказом Державної податкової адміністрації України від 01.12.2000 р. № 614.

Ще один момент пов’язаний з можливістю виписки підприємцями, які не застосовують РРО при готівкових розрахунках, прибуткових касових ордерів (ПКО).

Тут важливо нагадати, що ФОП касову книгу не ведуть і виписувати касові ордери не зобов’язані ( п. 4.2 Положення № 637***). На це зверталася увага і в консультації з категорії 109.15 ЗІР ДФСУ.

*** Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління Національного банку України від 15.12.2004 р. № 637.

На наш погляд, узявши на озброєння затверджену форму ПКО, за великим рахунком, ніщо не забороняє підприємцям застосовувати її за власним бажанням для документального підтвердження прийняття готівкової оплати.

Проте змушені попередити про небезпеку. НБУ неодноразово (у листах від 09.03.2011 р. № 11-117/982-3354 і від 05.12.2007 р. № 11-113/4587-12584) зазначав про неможливість виписки ПКО підприємцями. Податківці часто не визнають витрати за такими документами. Причому зустрічаються судові рішення не на користь платників.

Підприємству ж у такому разі краще підстрахуватися та затребувати від підприємця складання або товарного чека, як того вимагають податківці (див. вище), або іншого документа з обов’язковими реквізитами первинного. Нагадаємо, що такими обов’язковими реквізитами є:

— найменування суб’єкта господарювання, від імені якого складено документ;

— назва документа (форми);

— дата та місце складання;

— зміст та обсяг господарської операції;

— одиниця виміру господарської операції (у натуральному та/або вартісному вираженні);

— посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;

— особистий або електронний підпис або інші дані, що дозволяють ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Якими первинними документами підприємство підтверджуватиме свої витрати, купуючи товар на ринку у ФОП? Знову ж таки це може бути товарний чек. Підійде й інший документ, що містить обов’язкові для первинного документа реквізити (див. вище).

«Статусні» документи

Насамкінець зауважимо: крім документів, що підтверджують витрати, від ФОП також знадобляться документи на підтвердження його підприємницького статусу. Детальніше про це ми писали в журналі «Бухгалтер 911», 2015, № 20.

o.alexandrova@buhgalter911.com