Працівник витратив гроші підприємства на особисті потреби

Директор оплатив особисті витрати корпоративною карткою

Ситуація 1. Корпоративна картка підприємства перебуває на руках у директора. Випадково, купуючи для себе продукти в супермаркеті, директор розрахувався цією карткою. Як бути в такому разі?

Корпоративна платіжна картка — це картка суб’єкта господарювання ( п. 2 розд. II Положення № 705*). Відповідно, з нею можуть здійснюватися тільки операції за рахунком суб’єкта господарювання. Витрачатися на особисті потреби директора ці кошти не можуть.

* Положення про порядок емісії електронних платіжних засобів і здійснення операцій з їх використання, затверджене постановою Правління НБУ від 05.11.2014 р. № 705.

З моменту зняття/списання коштів з корпоративної картки гроші вважаються виданими під звіт її держателю. А отже, директор зобов’язаний відзвітувати за отримані кошти: надати авансовий звіт та повернути невикористані гроші. Зробити це він повинен протягом 5 банківських днів, що настають за датою списання коштів з картки ( п.п. 170.9.2 ПКУ). Авансовий звіт у цьому випадку буде затверджений у сумі 0,00 грн. (адже гроші витрачені на особисті потреби).

А далі діють «підзвітні» правила. Якщо директор повернув неправомірно витрачені гроші своєчасно (у 5-денний строк) — жодних облікових проблем немає. Він погасив заборгованість перед підприємством, тому про дохід у вигляді додаткового блага тут говорити не можна. На ПДВ і податок на прибуток ця операція також ніяк не впливає (адже жодних активів для підприємства директор не придбав).

Якщо кошти повернено до закінчення місяця, на який припадає граничний строк їх повернення, — для директора як працівника підприємства також податкових наслідків немає ( п. 3 Порядку № 845**).

** Порядок складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затверджений наказом Міндоходів від 24.12.2013 р. № 845.

Якщо директор повернув неправомірно витрачені кошти в наступному місяці або взагалі не повернув їх — ця сума включається до його доходу як додаткове благо ( п. 170.9 ПКУ). Причому дохід визначається з урахуванням «натуркоефіцієнта» ( п. 164.5 ПКУ) — 1,176471 (для ставки 15 %).

Сума ПДФО розраховується в авансовому звіті, поданому директором, та утримується за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування), а в разі недостатності цієї суми — за рахунок оподатковуваних доходів наступних місяців. Як правило, джерелом для утримання податку є сума нарахованої працівнику зарплати.

Із суми надмірно витрачених коштів потрібно утримати і ВЗ ( п.п. 1.2 п. 16¹ підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ). Для нього базу обкладення визначають без урахування «натуркоефіцієнта» (лист № 2482***).

*** Лист ГУ ДФСУ м. Києва від 19.02.2015 р. № 2842/10/26-15-17-01-12.

ЄСВ із суми надмірно витрачених коштів, виданих під звіт, не справляється.

Не забувайте і про наслідки для підприємства: у такому разі на нього можуть накласти штраф — у розмірі 25 % виданої під звіт суми ( ст. 1 Указу № 436****).

**** Указ Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.95 р. № 436/95.

Приклад. Директор оплатив свої особисті покупки в магазині з корпоративної картки. З картки списано 100 грн. До закінчення місяця директор не повернув підприємству витрачені кошти.

Ситуація 2. Ускладнимо ситуацію: директор не тільки розплатився за особисті покупки корпоративною карткою, а й затребував від магазина податкову накладну (ПН). Як це тепер облікувати?

Спершу зазначимо, що просто так видати директору ПН магазин не міг. Для цього в директора мало бути підтвердження, що він діє від імені підприємства: витяг з Реєстру платників ПДВ або копія Свідоцтва платника ПДВ (якщо підприємство його не здавало). Інакше в магазину не було підстав видати покупцю ПН. Припустимо, директор надав копію Витягу з Реєстру платників ПДВ і згодом підприємство отримало від магазину зареєстровану ПН.

У деяких оптових магазинах навіть це не знадобиться. Річ у тім, що вхід туди здійснюється тільки за картками, які оформляються на суб’єктів господарювання. Там же фіксується і ПДВшний статус таких суб’єктів. Водночас, як показує практика, надалі такі картки нерідко передаються для використання стороннім особам.

Перше, що можна зробити, — звернутися до магазину, який склав ПН, із проханням перевиписати таку ПН на неплатника (з типом причини 02). Якщо магазин на це погодиться, то до першої «помилкової» ПН йому потрібно скласти РК (хоча, як ви вже знаєте, податківці вважають, що виправляти помилки в ЄРПН не потрібно). Оскільки цей РК є зменшуючим, реєструє його покупець.

Хоча, цілком можливо, що магазин і не захоче «возитися» з такою ПН — адже на момент операції підстави для складання ПН у нього були. Підприємству-покупцю в такому випадку нічого не залишається, як змиритися з цим фактом. Помилкову ПН у декларації покупець у себе не показує. Адже для нього вона не є податковим документом: покупки, здійснені директором, не будуть затверджені авансовим звітом, а отже, і не відображатимуться в обліку.

Водночас сума ПДВ за такою ПН візьме участь у «суперформулі», збільшить показник ∑_{НаклОтр} покупця і відповідно ліміт реєстрації.

Корпоративний мобільний телефон використовується працівником в особистих цілях

Ситуація, коли працівники використовують робочий телефон в особистих цілях, досить поширена. Облік таких телефонних розмов залежатиме від того, чи відшкодовує працівник ці суми підприємству.

Варіант 1. Працівник компенсує витрати підприємства внесенням грошей до каси. У цьому випадку облік таких операцій буде таким:

1) вартість розмов (як господарських, так і особистих) піде на витрати. Тільки господарські відправляться, зокрема, на рахунок 92, 93 (залежно від спрямованості), а особисті — на субрахунок 949;

2) сума нарахованої компенсації, яку потрібно буде стягнути з працівника, вважається доходом. Якщо точніше, то це дебет субрахунку 377 у кореспонденції з кредитом «прибуткового» субрахунку 719;

3) якщо підприємство показало ПК з усієї вартості послуг зв’язку — на вартість особистих розмов доведеться нарахувати ПЗ на підставі п.п. «г» п. 198.5 ПКУ.

Варіант 2. Працівник не компенсує суму витрат. Для працівника — це дохід у вигляді додаткового блага. Це означає, доведеться справляти ПДФО з урахуванням «натуркоефіцієнта». Крім того, потрібно утримати і ВЗ ( п.п. 1.2 п. 16¹ підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ). База оподаткування для нього визначається без урахування «натуркоефіцієнта» (лист № 2482).

Урахуйте: такий дохід доведеться обкласти ЄСВ (річ у тім, що фінансування особистих розмов по телефону можна розцінювати як виплати соціального характеру в натуральній формі, а вони потрапляють до ФОП — п.п. 2.3.4 Інструкції № 5*****).

***** Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5.

Приклад. Сума витрат на послуги зв’язку підприємства — 12000 грн. (у тому числі ПДВ — 2000 грн.). З них — 120 грн. (у тому числі ПДВ — 20 грн.) — вартість дзвінків з особистих питань. При цьому працівник компенсує вартість особистих дзвінків, вносячи гроші до каси.

a.shepotko@buhgalter911.com