Працівнику, нам потрібний твій автомобіль!

Підприємство/підприємець має аж три варіанти «позичити колеса» у працівника: оренда, позичка і компенсація зносу авто згідно з  КЗпП. Чим є хорошим кожний із варіантів? Як оформити використання в кожному конкретному випадку? Які податкові наслідки чатують на орендаря та орендодавця? Зараз усе з’ясуємо.

Поширений варіант: оренда авто

Оренда — це користування майном за гроші. Так, за орендну плату підприємство має право використати орендований автомобіль у будь-який час без отримання на те згоди його власника та укладати від свого імені договори перевезення та інші договори відповідно до призначення транспортного засобу ( ст. 800 ЦКУ).

Керувати автомобілем може будь-який працівник, а не тільки власник. При цьому використати авто в особистих цілях працівник-орендодавець не може.

Орендні відносини оформляють договором оренди. За договором оренди орендодавець передає або зобов’язується передати орендарю майно в користування за плату на певний строк ( ч. 1 ст. 759 ЦКУ).Увага! Договір оренди транспортного засобу з фізичною особою (яка укладає договір як звичайний «фізик», але не як фізособа-підприємець) має бути укладений у письмовій формі та обов’язково нотаріально посвідчений ( ч. 2 ст. 799 ЦКУ). Якщо цього не зробити, договір вважатиметься нікчемним*.

* Вам буде цікавою стаття «Орендуємо спецтехніку у фізособи: чи потрібно посвідчувати договір нотаріально» (журнал «Бухгалтер 911», 2015, № 13).

Зазвичай нотаріуси вже мають заготовки договорів, але ви маєте право додати і свої умови оренди. Зауважимо, що в такому договорі обов’язково мають бути зазначені:

— предмет оренди (прописують марку, модель авто, рік випуску, реєстраційний номер, технічні особливості та інші дані);

— строк дії договору;

— розмір орендної плати, форма і порядок її виплати (щомісяця, раз на квартал, авансом, готівкою тощо);

— права та обов’язки сторін. При орендних відносинах, якщо договором не передбачене інше, поточний ремонт виконує за свій рахунок орендар, а капітальний — орендодавець. При цьому орендар має право поліпшити річ, передану за договором, тільки з відома орендодавця.

Крім того, саме орендар зобов’язаний покривати витрати, пов’язані з використанням авто, у тому числі зі сплатою податків та інших платежів ( ст. 801 ЦКУ). Також орендар компенсує збитки, пов’язані з втратою або пошкодженням авто та завдані з його вини ( ст. 803 ЦКУ). А ось страховку в загальному випадку сплачує орендодавець, хоча, якщо домовитеся (і пропишете це в договорі), можете і такі витрати взяти на себе (причому як «автоцивілку», так і КАСКО).

Орендуєте авто директора? У такій ситуації від імені директора має виступати інша особа, уповноважена ним на підпис таких договорів (наприклад, його заступник).

Якщо нотаріальні послуги оплачує підприємство-орендар, то потрібна копія довідки за ф. № 4-ОПП від нотаріуса. Нагадуємо: при виплаті доходу самойзанятій особі, у тому числі нотаріусу, щоб не утримувати та не сплачувати ПДФО, ЄСВ і ВЗ, потрібно мати копію довідки за ф. № 4-ОПП ( п. 178.5 ПКУ). Суму винагороди нотаріуса відображайте в Податковому розрахунку за ф. № 1ДФ (з ознакою «157»).

Зверніть увагу: орендований автомобіль не переходить у власність підприємства, але його надходження все ж потрібно задокументувати належним чином. Для цього використайте акт приймання-передачі транспортного засобу в оренду. Форму акта підприємство розробляє самостійно. Такий документ складають у двох примірниках. Після підписання один з них передаєте орендодавцю. Аналогічним актом оформляють і повернення автомобіля орендодавцю.

Також рекомендуємо систематично складати акт наданих орендних послуг. На його підставі ви спокійно нараховуватимете орендні платежі і відноситимете їх до витрат. Форма акта є довільною. Зазвичай вказують період, за який нарахована орендна плата, суму та інші обов’язкові реквізити первинного документа.

Безоплатний варіант: позичка авто

Формально позичка — це безоплатна оренда з деякими особливостями. У  ч. 3 ст. 827 ЦКУ навіть зазначено, що до договору позички застосовують ті самі положення цього Кодексу, що й до договору оренди. Це означає, що при позичці автомобіля користувач фактично має ті самі права та обов’язки, що й орендар (див. вище). Однак певні відмінності між позичкою та орендою все ж є.

Зокрема, позичкодавець може вимагати розірвання договору та повернення автомобіля у власне користування у будь-який час до закінчення строку дії договору, якщо ( ч. 2 ст. 834 ЦКУ):

1) у зв’язку з непередбаченими обставинами річ стала потрібною йому самому;

2) користування річчю не відповідає її призначенню та умовам договору;

3) річ самовільно передана в користування іншій особі;

4) у результаті недбалого поводження з річчю вона може бути знищена або пошкоджена.

Оформлення позичкових відносин здійснюється шляхом укладення договору позички. Правові аспекти такого виду договору закріплено у гл. 60 ЦКУ.

Увага! Користування річчю вважається безоплатним, якщо сторони прямо домовилися про це або якщо це випливає із суті відносин між ними ( ч. 2 ст. 827 ЦКУ ).

Безоплатність користування автомобілем бажано застерегти безпосередньо в договорі позички.

У загальному випадку договір позички транспортного засобу, в якому хоча б одна зі сторін є фізособою (не фізособою-підприємцем), складають виключно у письмовій формі і посвідчують нотаріально ( ч. 4 ст. 828 ЦКУ). Але! З-під дії цієї норми виведено наземні самохідні транспортні засоби. Зверніть увагу: офіційної розшифровки цьому поняттю немає. Проте вона передбачена у проекті Закону України «Про внесення змін до Закону України «Про автомобільний транспорт» (щодо визначення термінів і понять)» від 13.01.2015 р. № 1723 (ср. ). Якщо дотримуватися «проектного» визначення, то «легковик» цілком підпадає під виняток. На нашу думку, посвідчувати нотаріально договір позички автомобіля не потрібно. А ось письмовою формою краще не нехтувати.

Користувач несе звичайні витрати для підтримки належного стану речі, переданої в користування. Стосовно поліпшень такої речі слід керуватися загальними положеннями гл. 58 ЦКУ, що регулюють порядок поліпшення орендованого майна.

Як і у випадку з орендою, не можна допускати, щоб договір позички від обох сторін (і як позичкодавець, і як користувач) підписувала одна й та сама особа. Таким чином, якщо автомобіль у безоплатне користування передає директор підприємства, то він повинен делегувати право підпису від імені підприємства іншому працівнику.

Не забудьте скласти акт приймання-передачі транспортного засобу в довільній формі.

«Трудовий» варіант: компенсація витрат за використання авто

Альтернативою оренді та позичці може бути ще один спосіб використання чужого авто. Він полягає в компенсації працівнику витрат, пов’язаних з експлуатацією транспортного засобу для потреб підприємства.

Такий варіант можливий тільки при використанні автомобіля працівника цього підприємства.

Які ж тут є цікаві моменти?

По-перше, такий варіант підходить, якщо автомобіль використовується в діяльності підприємства лише в межах робочого часу (чи нерегулярно). Решту (неробочого) часу працівник може використати його на власний розсуд.

По-друге, працівник повинен використати автомобіль для виконання своїх службових обов’язків (тобто сам керувати цим авто). До таких висновків підштовхує ст. 125 КЗпП. У ній зазначено, що працівник має право отримати компенсацію за використання свого інструмента для потреб підприємства. Інакше кажучи, підприємство не може надати право керування транспортним засобом іншій фізособі, як при оренді.

Хороша новина: такий варіант плати за користування автомобілем працівника вже визнали навіть податківці (категорія 103.04 ЗІР, лист ГУ Міндоходів у м. Києві від 22.08.2014 р. № 7720/10/26-1517-01-07). А це означає, що міркування на тему «Чи є автомобіль інструментом?» втрачають свою актуальність.

Нагадаємо: компенсації підлягає тільки знос (амортизація). А ось витрати на підтримку авто в належному технічному стані підприємство компенсувати не зобов’язане. Будь-які витрати на підтримку автомобіля «у формі» підприємство може компенсувати працівнику виключно на власний розсуд.

Як же оформити такий варіант користування транспортним засобом? Компенсація за ст. 125 КЗпП не потребує звернення до нотаріуса. Але нюансів вистачає і наслідки неправильного оформлення можуть бути доволі неприємними. Отже, назвемо «папери», без яких не обійтися.

1. Заява працівника або спеціальний договір. Що стане основою «автовідносин» з працівником, залежить від колективного договору. Якщо в ньому передбачена можливість використання майна працівників (у тому числі транспортного засобу) для потреб підприємства з виплатою компенсації, то достатньо заяви від працівника. Якщо не передбачена, то краще скласти договір про використання автомобіля для потреб підприємства. Зверніть увагу: нотаріально такий договір посвідчувати не потрібно.

2. Наказ (розпорядження) керівника про виплату працівнику компенсації за використання особистого автомобіля для госппотреб підприємства. У наказі вказують оціночну вартість авто і додають акт експертної оцінки, інші документи, що підтверджують вартість автомобіля (договір купівлі-продажу, чек тощо) (знадобиться для розрахунку суми компенсації зносу). Нагадаємо: при такому варіанті підприємство не зобов’язане покривати витрати на ремонт і техобслуговування автомобіля.

Крім того, в наказі визначають ціль і тривалість використання авто, нюанси нарахування та виплати компенсації.

3. Первинні документи, що підтверджують використання автомобіля для потреб підприємства. Зокрема, подорожні листи, звіти про використання автомобіля для господарських цілей (у довільній формі), довідки тощо.

А в обліку є різниця?

Тепер розберемося, які наслідки чекають на орендаря у бухгалтерському та податковому обліку.

Користування автомобілем працівника: облікові нюанси

Отже, підсумуємо: найпростішим варіантом є оренда авто працівника.

y.klyzhenko@buhgalter911.com