Отключить рекламу

Підпишіться!


Бухгалтер 911, вересень, 2015/№37
Друкувати

ЕЦП бухгалтера без нього самого (відпустка, декрет тощо)

Казанова Марина, податковий експерт, m.kazanova@buhgalter911.com
Головний бухгалтер — друга особа на підприємстві. Тому не дивно, що його звільнення або тимчасова відсутність — ціла проблема для підприємства. Як підписувати звітність у цьому випадку, чи можна використати ЕЦП головного бухгалтера в період його відсутності? На ці запитання відповімо в сьогоднішній статті.
підписуємо звітність і ПН

Ситуація 1. Головбух звільняється

У цьому випадку ЕЦП головбуха слід анулювати. Використання ЕЦП звільненого бухгалтера вважається компрометацією особистого ключа (адже ЕЦП прирівнюється до власноручного підпису). Крім того, використання чужого підпису може розцінюватися як посадовий злочин. Для анулювання ЕЦП слід звернутися до АЦСК ІДД ДФС або його регіонального відділення з відповідною заявою (зразок заяви є на сайті www.acskidd.gov.ua). Анулювати ЕЦП можна і без оформлення паперової заяви за електронним запитом через програмне забезпечення «ІІТ Користувач ЦСК-1» (програму можна завантажити з вищезгаданого сайта, там же є і детальна інструкція щодо анулювання ЕЦП).

Важливо! Про факт звільнення головбуха слід повідомити податківців, подавши форму № 1-ОПП з відміткою «Зміни» ( п. 9.3 Порядку № 1588*). Подати її потрібно в 10-денний строк з дня виникнення змін в облікових даних платника податків. Днем виникнення змін слід вважати день звільнення головбуха. За несвоєчасне подання може бути застосований штраф на підставі ст. 117 ПКУ в розмірі 510 грн. Але штраф — це півбіди. Якщо форму № 1-ОПП не подати, то можуть виникнути проблеми з прийманням податкової звітності. Адже підпис посадовців — один з обов’язкових реквізитів податкової декларації ( ст. 48 ПКУ). Інформацію про зміну головбуха податківці можуть дізнатися тільки від самого платника. Якщо ж відповідна інформація податківцям не надійде, то вони не визнають звітність, якщо вона не буде підписана особою, яка за їх базою даних є відповідальною за ведення бухгалтерського обліку на підприємстві. При цьому посилатися на те, що підприємство має наказ про звільнення бухгалтера та він не міг підписувати звітність, у цьому випадку не вдасться. Адже платник не довів цю інформацію до відома податківців.

* Порядок обліку платників податків і зборів, затверджений наказом Мінфіну від 09.12.2011 р. № 1588.

До форми № 1-ОПП додається копія наказу про звільнення бухгалтера.

Якщо вже є нова кандидатура на звільнену посаду головбуха, то у формі № 1-ОПП у полі для заповнення даних про головбуха потрібно вказати відомості про таку особу. Звичайно ж, на таку особу слід буде переоформити ЕЦП. Крім того, доведеться переоформити договір про визнання податкової звітності з податківцями та іншими органами, до яких ви подаєте електронну звітність.

Якщо звільнена посада головбуха залишається вакантною, то до того моменту, поки не буде прийнятий новий головбух, потрібно визначити, хто буде відповідальним за ведення бухгалтерського та податкового обліку. Зауважимо: якщо в штатному розписі передбачена посада «головний бухгалтер» або «бухгалтер», то це виключає варіант одноосібного ведення бухгалтерського обліку та складання звітності безпосередньо керівником підприємства ( ст. 8 Закону про бухоблік, лист Мінфіну від 28.03.2013 р. № 31-08410-07/23-1343/1310). Директор в цьому випадку може тимчасово виконувати функції бухгалтера, якщо він суміщатиме посаду директора та головбуха (для цього оформляється відповідний наказ (розпорядження) про суміщення, в якому застерігається строк суміщення професій).

За виконання додаткових функцій директору належить доплата, конкретний розмір якої встановлюється або в колективному, або в трудовому договорі та зазначається в наказі.

У формі № 1-ОПП у цьому випадку в полі, призначеному для зазначення відомостей про головбуха, потрібно вписати дані директора. Оскільки на підприємстві передбачена посада бухгалтера, у податковій звітності повинні заповнюватися поля як за директора, так і за головного бухгалтера ( п.п. 48.5.1 ПКУ). І в тому, і в іншому полі директор проставляє свої дані. А ось ЕЦП в цьому випадку проставляється так (категорія 135.03 ЗІР): першим ставиться ЕЦП директора, другим — ЕЦП, який є аналогом печатки підприємства.

Якщо ж директор узагалі захоче виключити зі штатного розпису посаду бухгалтера, він може обрати такий спосіб організації обліку, як одноосібне ведення бухгалтерського обліку. У цьому випадку в податковій декларації він проставлятиме свої ініціали тільки в полі «Керівник», а поле «Головний бухгалтер» залишатиме порожнім (такий висновок випливає з  п.п. 48.5.1 ПКУ).

У разі звільнення бухгалтера не забудьте переоформити картку зі зразками підписів і відбитком печатки для здійснення операцій на поточному рахунку.

Ситуація 2. Головбух тимчасово відсутній (перебуває у відпустці, на лікарняному тощо)

У період тимчасової відсутності головбуха його ЕЦП використовуватися не може. Передача ключа іншим особам є фактом компрометації особистого ключа. Закон про ЕЦП** не допускає передачі особистого ключа іншим особам.

** Закон України «Про електронний цифровий підпис» від 22.05.2003 р. № 852-IV.

Якщо на підприємстві є заступник головного бухгалтера або просто бухгалтер, посадовою інструкцією якого передбачено, що він уповноважений виконувати обов’язки головбуха в період його тимчасової відсутності, то функції з ведення бухгалтерського та податкового обліку, у тому числі й підписання податкової звітності, покладаються на нього. Як правило, підприємство спочатку оформляє ЕЦП на таких осіб.

Якщо ж посадовою інструкцією не передбачено такої заміни, то складається наказ про тимчасове заступництво або виконання обов’язків тимчасово відсутнього бухгалтера. Така особа також повинна мати ЕЦП. Тому якщо на підприємстві є тільки ЕЦП головбуха, ЕЦП директора та ЕЦП — аналог печатки, то краще тимчасове заступництво оформити на директора, щоб не оформляти додаткові ЕЦП. Форму № 1-ОПП на період тимчасової відсутності бухгалтера в цьому випадку подавати не потрібно.

При цьому для того щоб у податківців не було претензій, чому звітність не підписана головбухом, до звітності слід додати копію документа, що підтверджує повноваження особи на підписання звітності в період відсутності головбуха.

У разі відсутності керівника та головного бухгалтера юрособи на роботі з поважних причин податкова декларація може бути підписана іншими особами, які уповноважені виконувати обов’язки керівників на час їх відсутності, за умови, що повноваження особи, яка підписала податкову декларацію, підтверджені відповідними документами (установчими, наказами або розпорядженнями тощо), які подаються разом з податковою декларацією до контролюючого органу (категорія 135.03 ЗІР).

Для підписання банківських документів у цьому випадку слід оформити картку зі зразком підпису тимчасово уповноваженої особи із зазначенням строку її дії та копії документа (протоколу, наказу), що підтверджує повноваження. Ця тимчасова картка посвідчується підписами директора та головного бухгалтера, відбитком печатки (за наявності) і додаткового посвідчення не потребує.

Ситуація 3. Головбух іде в декретну відпустку

На час декрету головбуха його ЕЦП використовуватися не може. При цьому, оскільки, перебуваючи в декретній відпустці, головбух не може виконувати свої посадові обов’язки, потрібно визначитися з тим, хто буде на цей період відповідальним за ведення бухгалтерського обліку.

Це може бути або:

— сам директор. При цьому, оскільки посада бухгалтера зберігається, директор може вести облік тільки на умовах суміщення посади директора та головбуха (див. підрозділ вище). У цьому випадку директор ставитиме свій підпис і за себе, і за головного бухгалтера;

— інша особа, яку тимчасово призначили та на яку оформили ЕЦП.

У цьому випадку також потрібно подати форму № 1-ОПП з відміткою «Зміни» і вписати туди відомості про особу, яка буде відповідальною за ведення обліку на підприємстві. Також слід переоформити договір про визнання податкової звітності з податківцями та іншими органами, яким ви подаєте електронну звітність.

Ситуація 4. Звільняється ПН-бухгалтер

Податківці наполягають: П. І. Б. укладача ПН, зазначені в полі «ініціали та прізвище особи, яка склала податкову накладну», і П. І. Б. особи, яка наклала ЕЦП на неї, мають збігатися. А що робити, якщо на дату реєстрації ПН працівник, уповноважений на її складання, уже звільнився? ЕЦП якої особи в цьому випадку накладається на ПН?

Очевидно, що в цьому випадку ЕЦП укладача накладатися на ПН не може. ПН має скріплюватися підписом нової особи, якій делеговано право підпису накладних. Але що ж тоді робити?

Тут дійсно виникає проблема. Значна ймовірність того, що податківці захочуть «забракувати» ПН. Тут можна або послатися на судову практику***, або переробити ПН, де як укладача вказати «нового підписанта».

*** Див. статтю «Підпис у ПН не збігається з ЕЦП: що робити» у журналі «Бухгалтер 911», 2015, № 34.

Чи працював він на дату складання ПН, податківці можуть і не докопатись, а ось невідповідність підписів уже точно помітять.

m.kazanova@buhgalter911.com

Для того, чтоб распечатать текст необходимо авторизоваться или зарегистрироваться