Навчання за рахунок підприємства: оподаткування та звітність

Звичайно, процес навчання — всеосяжний. Він може бути формальним (з видачею документа про освіту) і неформальним (з видачею довідки довільної форми), обов’язковим (здійснюватися відповідно до закону, угоди, колективного договору) і добровільним. Крім того, слід розділяти власне навчання і заходи, спрямовані на здобуття знань, але які не є навчанням.

До складових процесу професійного навчання можна віднести: професійну підготовку; перепідготовку; підвищення кваліфікації.

Курси, семінари і тренінги не є навчанням. Це отримання інформаційно-консультаційних послуг.

Професійна підготовка та перепідготовка

Звичайно, спершу слід розібратися з визначеннями. Якщо зазирнути до законів України «Про професійно-технічну освіту» від 10.02.98 р. № 103/98-ВР і «Про вищу освіту» від 01.07.2014 р. № 1556-VII, то можна зробити такі висновки.

Професійна підготовка — це навчання в навчальному закладі з метою здобуття певного освітньо-кваліфікаційного рівня чи ступеня (наприклад, кваліфікований робітник, молодший спеціаліст, молодший бакалавр, бакалавр, спеціаліст, магістр) особи, яка раніше не мала такого рівня.

Під час перепідготовки фізособа здобуває нову професію чи спеціальність.

Як обов’язкове, так і добровільне навчання може здійснюватися тільки з відома працівника.

Тому перед направленням працівника на навчання від нього варто отримати заяву в довільній формі (при цьому в ній бажано зазначити напрям навчання).

Працівник вступив до навчального закладу на контракт? Саме час укласти з навчальним закладом договір про його навчання. Також подумайте про укладення договору на відпрацювання, але вже з працівником. Навіщо? Можливо, він допоможе вам вивести вартість навчання зі складу оподатковуваних доходів фізособи, яка навчається. Яким чином? Читаємо далі!

ПДФО та військовий збір. Вартість оплаченої роботодавцем підготовки, необов’язкової¹ перепідготовки фізособи не потрібно обкладати ПДФО та військовим збором, якщо виконано вимоги п.п. 165.1.21 ПКУ. Перелічимо їх.

¹ Тобто така, що здійснюється не згідно з вимогами законодавства.

1. Оплату за підготовку/перепідготовку фізособи перераховано безпосередньо вітчизняному вищому або професійно-технічному навчальному закладу.

2. З фізособою укладено письмовий договір (контракт) про те, що вона після закінчення навчального закладу та здобуття спеціальності (кваліфікації) зобов’язана відпрацювати у роботодавця, який оплатив її навчання, не менше трьох років.

Ось вона, та сама, з одного боку — ціна для того, хто навчається, з іншого — гарантія для роботодавця, що навчений не втече з отриманими знаннями до іншого.

3. Сума коштів, перерахована за кожен повний або неповний місяць навчання, не перевищує розмір, визначений п.п. 169.4.1 ПКУ (у 2016 році — 1930 грн.).

При цьому не має значення:

— хто навчався за рахунок коштів підприємства (підприємця) — працівник чи непрацівник;

— форма навчання (очна (денна, вечірня), заочна (дистанційна), екстернатна);

— чи пов’язане навчання з виробничою необхідністю².

² Хоча є ймовірність того, що податківці при перевірці спробують знайти цей зв’язок. І якщо не знайдуть, можуть визнати таке навчання додатковим благом.

Ваша ситуація не зовсім схожа з тими «трьома китами», на яких стоїть п.п. 165.1.21 ПКУ? Тоді дивимося таблицю.

Витрати на навчання: нестандартні ситуації

Важливо! Вартість витрат на навчання (їх частина), що обкладається ПДФО, буде для фізособи доходом у вигляді додаткового блага. Причому якщо грошові кошти за навчання перераховувалися безпосередньо навчальному закладу, то можна говорити про отримання фізособою доходу в негрошовій формі. Отже, до бази обкладення ПДФО такий дохід повинен потрапити збільшеним на «натуральний» коефіцієнт ( п. 164.5 ПКУ).

При ставці податку 18 % він становить 1,219512.

А як же військовий збір? Його утримуйте з вартості навчання, нарахованої в бухобліку (тобто з вартості навчання, збільшеної на «натуральний» ПДФО-коефіцієнт). Розраховувати та накручувати зверху «натуральний» коефіцієнт за військовим збором не потрібно. Це не передбачено ПКУ.

І ще. Якщо підготовка найманого працівника здійснюється відповідно до закону, то вся сума витрат роботодавця на її проведення буде для такого працівника неоподатковуваним доходом. Підстава для такого висновку — п.п. 165.1.37 ПКУ.

ЄСВ. Вартість навчання не входить до бази нарахування ЄСВ, оскільки виведена за фонд оплати праці ( пп. 3.10 і 3.24 Інструкції № 5³) і зазначена в пп. 9 та 11 розд. II Переліку № 1170⁴.

³ Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5.

⁴ Перелік видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується ЄСВ, затверджений постановою КМУ від 22.12.2010 р. № 1170.

Звітність. У розділі I ф. № 1ДФ вартість:

— підготовки та перепідготовки фізособи (її частина), що не обкладається ПДФО на підставі п.п. 165.1.21 ПКУ, показуємо з ознакою доходу «145»;

— підготовки/перепідготовки (її частина), що обкладається ПДФО, — з ознакою доходу «126» як додаткове благо;

— перепідготовки відповідно до закону ( п.п. 165.1.37 ПКУ) — з ознакою доходу «158».

Вартість навчання, що обкладається військовим збором, так само, як і такого, що не обкладається, не забудьте відобразити в розділі II ф. № 1ДФ у загальній сумі доходів.

У Звіті з ЄСВ вартість навчання фізособи не відображаєте, оскільки на неї ЄСВ не нараховують.

Підвищення кваліфікації

Що є підвищенням кваліфікації і чому ми його виділили окремо?

Підвищення кваліфікації працівників — це навчання працівників, що дозволяє розширити та поглибити раніше отримані в межах професії або спеціальності знання і навики.

Працівники можуть підвищувати кваліфікацію згідно з вимогами законодавства або за домовленістю з роботодавцем.

Якщо закон зобов’язав ваших працівників підвищувати кваліфікацію, то доцільно щороку складати план-графік такого проходження. У ньому зазначте П. І. Б. і посаду працівника, який повинен пройти підвищення кваліфікації, строки та підставу. А той, хто направляється, зі свого боку, повинен ознайомитися з графіком, залишивши на ньому свій автограф.

А якщо підвищення кваліфікації добровільне? Тоді документально це можна оформити, наприклад, так:

— заява від працівника і відповідний наказ (розпорядження) від роботодавця — якщо ініціатива йшла від працівника;

— письмова пропозиція про проходження підвищення кваліфікації від роботодавця і згода працівника — якщо ініціатива йшла від роботодавця.

Підвищення кваліфікації здійснюється на підставі тристороннього договору⁵. Його учасниками є роботодавець, навчальний заклад, який проводитиме підвищення кваліфікації, і власне особа, яка навчається, — працівник.

⁵ Типову форму договору затверджено постановою КМУ від 19.08.2015 р. № 634.

ПДФО та військовий збір. Вартість витрат роботодавця на підвищення кваліфікації працівника згідно із законом (тобто вартість підвищення кваліфікації, добові, компенсація вартості проїзду та проживання) не обкладають ПДФО і військовим збором на підставі п.п. 165.1.37, п.п. 1.7, п. 16¹ підрозд. ХХ розд. 10 ПКУ.

Причому, на наш погляд, при написанні цієї норми ПКУ законодавець використовував термін «закон» у його широкому значенні⁶. Під ним слід розуміти:

⁶ Див. п. 2.9 постанови пленуму ВГСУ «Про деякі питання визнання правочинів (господарських договорів) недійсними» від 29.05.2013 р. № 11.

— безпосередньо закон України. Так, із ст. 4 Закону України «Про професійний розвиток працівників» від 12.01.2012 р. № 4312-VI, ст. 34 Закону України «Про зайнятість населення» від 05.07.2012 р. № 5067-VI випливає, що всі роботодавці повинні підвищувати кваліфікацію працівників, як правило, не рідше одного разу на п’ять років;

— підзаконні нормативні акти, до яких належить, зокрема, і Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників, затверджений наказом Мінпраці від 29.12.2004 р. № 336.

Якщо в цьому Довіднику зазначено, що проходження підвищення кваліфікації є обов’язковим для якоїсь професії, то можна говорити про те, що воно проводиться згідно із законом, а вартість проходження працівником цієї професії підвищення кваліфікації не обкладається ПДФО та військовим збором.

А якщо працівник підвищує кваліфікацію за домовленістю? Тоді сума витрат роботодавця на її проведення буде для працівника оподатковуваним доходом у вигляді додаткового блага. Знову ж таки, якщо оплата вартості підвищення кваліфікації перераховувалася навчальному закладу, до бази оподаткування вона повинна потрапити збільшеною на «натуральний» ПДФО-коефіцієнт.

ЄСВ. Суму витрат роботодавця на підвищення кваліфікації працівника не включаєте до бази справляння ЄСВ, оскільки вона не входить до фонду оплати праці ( п. 3.24 Інструкції № 5) і зазначена серед виплат, на які не нараховують ЄСВ ( п. 9 розд. II Переліку № 1170). При цьому не має значення, за угодою сторін чи відповідно до закону працівник проходив підвищення кваліфікації.

Звітність. У розділі I ф. № 1ДФ суму витрат роботодавця у зв’язку з підвищенням кваліфікації працівника відповідно до закону відображайте з ознакою доходу «158», а вартість підвищення кваліфікації працівника, що обкладається ПДФО, — з ознакою «126». До розділу II ф. № 1ДФ потрапить як вартість підвищення кваліфікації працівника, що обкладається військовим збором, так і та, що не обкладається.

У Звіті з ЄСВ вартість підвищення кваліфікації не відображайте.

Допомога на навчання

Тут розглянемо два види допомоги: цільову на навчання і нецільову благодійну. Вони «приємні» і для роботодавця, і для фізособи, оскільки при виконанні певних умов не обкладатимуться ані ПДФО, ані військовим збором, ані ЄСВ.

Цільова благодійна допомога ( п.п. «є» п.п. 170.7.4 ПКУ). Основні вимоги для не обкладення ПДФО та військовим збором сум такої допомоги наступні:

1) благодійник — резидент України;

2) допомога виплачується навчальному закладу. Тобто фізособа її «на руки» не отримує;

3) допомога надається у вигляді плати за навчання або надання додаткових платних послуг з навчання певної категорії осіб. Це: інваліди; діти-інваліди; діти, в яких хоча б один з батьків є інвалідом; діти-сироти, напівсироти; діти з багатодітної або малозабезпеченої сім’ї; діти, батьки яких позбавлені батьківських прав.

Рішення про надання такої допомоги та її розмір приймає керівник підприємства (підприємець) на підставі:

— заяви фізособи з проханням оплатити її навчання;

— документів, що підтверджують її приналежність до перелічених вище категорій фізосіб і необхідність проведення такої оплати.

Важливо! Така неоподатковувана допомога не обмежена розміром.

Не має значення, перебуває одержувач допомоги у трудових відносинах з благодійником чи ні.

Проте для неї п.п. 170.7.5 ПКУ встановлює граничний строк використання. Чому він дорівнює? Строку, встановленому умовами такої допомоги, але не більше 12 місяців, що настають за місяцем її отримання.

А якщо допомога на навчання не була використана і не повернена протягом зазначеного строку благодійнику? Тоді вона має бути включена в частині невикористаної суми до річного оподатковуваного доходу фізособи — отримувача такої допомоги і відображена нею в річній декларації про майновий стан і доходи.

Водночас такий строк можна продовжити, звернувшись до податкового органу.

Сума допомоги на навчання не обкладається ЄСВ, оскільки не входить до складу фонду оплати праці ( пп. 3.31 і 3.32 Інструкції № 5) і зазначена серед виплат, на які ЄСВ не нараховують ( п. 14 розд. I Переліку № 1170).

У розділі I ф. № 1ДФ неоподатковувану допомогу на навчання відображайте з ознакою доходу «169». Навіть незважаючи на те, що військового збору не буде, у рядку з військовим збором розділу II ф. № 1ДФ суми такої допомоги слід відобразити в загальній сумі нарахованих/виплачених доходів.

Нецільова благодійна допомога, у тому числі матеріальна (див. п.п. 170.7.3 ПКУ). Рішення про надання такої допомоги та її розмір приймає керівник підприємства (підприємець) на підставі заяви фізособи з проханням надати її у зв’язку з сімейними обставинами.

Суму такої допомоги не обкладайте ПДФО і військовим збором, якщо виконано такі дві умови:

1) допомогу надає резидент;

2) сума допомоги сукупно за 2016 рік не перевищує 1930 грн.

Важливо! Якщо не виконана перша умова, вся сума допомоги потрапить до оподатковуваного доходу отримувача. Якщо ж не виконана тільки друга умова, то частина допомоги, що дорівнює 1930 грн., не обкладається ПДФО і військовим збором, а частина, що перевищує зазначену суму, увійде до складу оподатковуваного доходу отримувача.

Якщо допомогу надаєте в негрошовій формі і її розмір перевищує 1930 грн., до складу оподатковуваного доходу оподатковувана частина такої допомоги повинна потрапити з урахуванням «натурального» коефіцієнта.

Така допомога не входить до фонду оплати праці (див. пп. 3.31 і 3.32 Інструкції № 5). А отже, з її суми ЄСВ справляти не потрібно.

У розділі I ф. № 1ДФ неоподатковувану суму допомоги відображайте з ознакою доходу «169», оподатковувану (її частину) — з ознакою «126». Також не забудьте її суму відобразити в розділі II ф. № 1ДФ за рядком з військовим збором.

Семінари та тренінги

Вище ми з вами говорили, що семінари та тренінги не є навчанням. Це отримання інформаційно-консультаційних послуг. Чи означає це, що у працівника, який їх відвідає, виникне оподатковуваний дохід, якщо такі семінари і тренінги оплатить його роботодавець?

ПДФО та військовий збір. Тут усе залежить від того, хто за умовами укладеного договору виступає запрошеною стороною та отримувачем інформаційно-консультаційних послуг. Якщо запрошена сторона — роботодавець, то його витрати на участь у тренінгах (семінарах) не можна вважати доходом працівника, який відвідав їх, і об’єктом обкладення ПДФО та військовим збором. З цим погоджуються й контролери (див. роз’яснення в категорії 103.04 ЗІР).

Якщо ж запрошеною стороною виступає працівник — оподатковуваному доходу у вигляді додаткового блага бути!

І тоді, вартість, перерахована роботодавцем суб’єкту господарювання, який проводитиме тренінг (семінар), збільшена на «натуральний» ПДФО-коефіцієнт, потрапить до бази оподаткування запрошеного працівника.

Також не забудьте утримати з цієї суми військовий збір.

ЄСВ на такі виплати нараховувати не потрібно.

Звітність. Важливо! У ф. № 1ДФ витрати роботодавця на участь у тренінгах (семінарах), що не є доходом працівника, не відображають. Чому? Тому що, як справедливо зауважили податківці, вони не є об’єктом обкладення ПДФО та військовим збором.

А ось вартість участі у тренінгах, що обкладається ПДФО і військовим збором, обов’язково має потрапити до ф. № 1ДФ. Ознака доходу — «126».

До Звіту з ЄСВ такі виплати не потраплять.

Ну ось, схоже, розібралися з усіма можливими варіантами здобуття знань від підприємства. До речі, читаючи наші видання, ви також підвищуєте свій професійний рівень. Але це вже зовсім інша історія ☺.