Касові операції у фізосіб-підприємців

Касові операції: «підприємницькі» особливості

При здійсненні касових операцій підприємці повинні враховувати вимоги Положення № 637¹. Водночас щодо підприємців такі вимоги застосовуються дуже вибірково та специфічно.

¹ Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637.

Розпочнемо з визначення каси підприємця.

Згідно з п. 1.2 Положення № 637 каса — це приміщення або місце здійснення готівкових розрахунків, а також приймання, видачі, зберігання готівкових коштів, інших цінностей, касових документів. Виходячи з цього визначення, касою може вважатися як спеціальне приміщення, так і просто окремо відведене місце проведення розрахунків.

У підприємця, який не має можливості виділити для приміщення каси спеціальну кімнату, касою вважатиметься місце, де він:

— проводить готівкові розрахунки, наприклад, приймає гроші від покупців;

— видає готівку: виплачує зарплату, видає аванси на відрядження, грошові кошти під звіт тощо;

— зберігає готівкові грошові кошти та Книгу обліку доходів або Книгу обліку доходів і витрат.

Тобто підприємець може визначити для себе касу як місце, де знаходиться він сам (його касир) і його портфель (барсетка чи інший засіб) для зберігання готівки та касових документів. Якщо підприємець (його касир) постійно змінюватиме місце свого перебування, то й каса постійно переміщуватиметься з ним.

У підприємців, які застосовують РРО, касою в розумінні Положення № 637 буде РРО.

Ми на самому початку акцентуємо на цьому увагу з однієї важливої причини. Річ у тім, що особливі вимоги щодо облаштування каси та зміцнення її приміщення висуваються п. 4.1 Положення № 637 тільки до підприємств. На підприємців зазначена норма не поширюється (лист НБУ від 16.04.2015 р. № 50-01015/25464).

Також дуже важливо, що на підприємців не поширюється вимога щодо встановлення ліміту каси та дотримання строків здачі готівки до банку! Це прямо визначено п. 2.7 Положення № 637. Таким чином, готівка у підприємця може зберігатися у будь-якій сумі та будь-яку кількість днів. Здавати її у банк зовсім не обов’язково. Та й взагалі поточний рахунок у банку підприємець відкривати не зобов’язаний.

А ось дотримуватися граничних розмірів розрахунків готівкою (10 і 150 тис. грн.) підприємці зобов’язані!

Здійснювати касові операції та займатися їх оформленням може як сам підприємець, так і його найманий працівник. При цьому пам’ятайте: з особою, яка працює з готівковими коштами, слід укласти договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність² ( пп. 4.7 і 4.8 Положення № 637).

Якщо підприємець сам «завідує» своєю касою, то договір про матвідповідальність самому з собою укладати, звичайно ж, не потрібно.

А тепер розглянемо, які документи зобов’язаний оформляти підприємець при здійсненні касових операцій.

Оформлення операцій з готівкою

Підприємці, на відміну від підприємств, не ведуть касову книгу ( абз. 4 п. 4.2 Положення № 637). Підтверджують цей факт і податківці (див. консультацію в категорії 109.15 ЗІР).

Відносно оформлення підприємцями касових ордерів Положення № 637 чіткої вказівки не містить. Це викликає певні запитання.

Так, у п. 4.8 Методрекомендацій № 210² зазначено, що підприємці повинні оформляти касові ордери. Водночас у консультації з категорії 109.15 ЗІР податківці говорять протилежне, причому в категоричній формі: підприємці не ведуть касову книгу і не складають касові ордери. Правда, у цьому роз’ясненні йдеться тільки про єдиноподатників.

² Методичні рекомендації щодо порядку проведення перевірок з питань дотримання суб’єктами господарювання касової дисципліни, повноти оприбуткування виручки від реалізації товарів (послуг), затверджені наказом ДПАУ від 23.04.2009 р. № 210.

На думку НБУ, підприємці касові ордери не оформляють.

Такий висновок випливає з листів від 16.04.2015 р. № 50-01015/25464, від 09.03.2011 р. № 11-117/982-3354 і від 30.10.2006 р. № 25-113/2453-11507.

Ми згодні, що Положення № 637 не зобов’язує підприємців складати касові ордери. Річ у тім, що форма та порядок заповнення касових ордерів передбачають, що оформляти їх можуть тільки підприємства. Зокрема, касові ордери оформляються бухгалтерією підприємств, у них передбачені такі обов’язкові реквізити, як підпис головного бухгалтера та/або керівника тощо. Крім того, підприємці не згадуються за текстом гл. 3 «Порядок оформлення касових операцій» Положення № 637.

Водночас і заборони на застосування касових ордерів підприємцями це Положення не містить. У зв’язку з цим використовувати їх чи ні, підприємець вирішує самостійно. При цьому слід усвідомлювати те, що використання ордерів може зашкодити вашому контрагенту. «Квитанції до прибуткових касових ордерів не є належним доказом сплати коштів продавцю», — так міркують і податківці та іноді суди.

Див., наприклад, ухвалу ВАдСУ від 15.12.2011 р. № К-24471/08.

Ви відмовилися від використання касових ордерів? Які документи в такому разі слід застосовувати?

Розпочнемо з приймання готівки. З п. 2 ст. 3 Закону про РРО ми можемо зробити висновок, що підприємці зобов’язані видавати розрахунковий документ на повну суму проведеної операції. При застосуванні РРО такими розрахунковими документами є: фіскальний касовий чек, розрахункова квитанція, спрощена розрахункова квитанція. Форми зазначених документів наведені в додатках до Положення № 13³.

³ Положення про форму та зміст розрахункових документів, затверджене наказом Мінфіну від 21.01.2016 р. № 13.

А якщо підприємець не застосовує РРО? Тоді розрахунковими документами можуть виступати:

— квитанція. На практиці підприємці, оформляючи надходження грошей квитанціями, часто відштовхуються від розрахункової квитанції за формою № РК-1 ( додаток 3 до Положення № 13);

— товарний чек. Зверніть увагу: у листі ДПАУ від 27.04.2011 р. № 7966/6/23-7015/515 податківці констатували, що форма товарного чека не встановлена, і визнавали право підприємців складати його в довільній формі. Однак при цьому вони вимагали, щоб товарний чек для визначення його як розрахункового документа містив реквізити касового чека;

Якщо ви є контрагентом такого підприємця, то найбезпечніше отримати саме такий товарний чек.

— розписка в отриманні грошей. Розписка є письмовим підтвердженням певної операції. У цьому випадку — передачі та отримання готівкових грошових коштів. Форму розписки законодавчо не встановлено.

Тепер скажемо декілька слів про оформлення видаткових касових операцій. Як ми вказали вище, використовувати видаткові касові ордери підприємці не зобов’язані. Підприємець (його касир) може, наприклад, видати готівку за відомістю на виплату грошей або оформити передачу готівки в довільній формі. Зокрема, підтвердженням видачі готівки може бути розписка одержувача.

Однак при цьому пам’ятайте: який би варіант оформлення касових операцій ви не обрали, для надання документу статусу первинного він повинен містити обов’язкові реквізити, зазначені в ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік.

Оприбуткування готівки

Уся готівка, що надходить у каси, повинна своєчасно (в день надходження) і в повній сумі оприбутковуватися ( п. 2.6 Положення № 637). Це правило поширюється і на підприємців.

Оприбуткуванням вважається проведення обліку готівки в касі на повну суму її фактичних надходжень у касовій книзі, книзі обліку доходів і витрат, книзі обліку розрахункових операцій ( п. 1.2 Положення № 637).

Однак вище ми вже встановили, що підприємці касову книгу не ведуть. Що ж тоді вважати оприбуткуванням готівки?

Спочатку про тих підприємців, які провадять розрахунки з покупцями із застосуванням РРО (чи книг обліку розрахункових операцій з розрахунковими квитанціями). Для них згідно з п. 2.6 Положення № 637 оприбуткуванням буде облік готівкових коштів у повній сумі їх фактичних надходжень у Книзі обліку розрахункових операцій (вона ж є КОРО). У свою чергу, дані з цієї книги про отриману готівку мають бути перенесені до Книги обліку доходів або Книги обліку доходів і витрат.

Ви не зобов’язані застосовувати РРО (розрахункові квитанції)? Тоді для вас оприбуткуванням вважатиметься проведення обліку готівки, що надійшла, у Книзі обліку доходів або Книзі обліку доходів і витрат.

Майте на увазі: цей запис слід зробити в день надходження грошових коштів.

На той факт, що відсутність запису у Книзі обліку доходів (Книзі обліку доходів і витрат) вважається неоприбуткуванням готівки, НБУ вказував у листах від 16.04.2015 р. № 50-01015/25464 і від 09.03.2011 р. № 11-117/982-3354.

Неповне або несвоєчасне оприбуткування готівки є штрафонебезпечним⁴.

⁴ Див. статтю «Санкції за готівку: як зараз» (журнал «Бухгалтер 911», 2015, № 37).

А що коли підприємець, який застосовує РРО, запис у Книзі обліку розрахункових операцій зробив, а у Книзі обліку доходів (Книзі обліку доходів і витрат) — ні (або навпаки). Чи буде в цьому випадку готівка вважатися оприбуткованою?

Тут звернемо увагу на позицію НБУ (лист від 16.04.2010 р. № 11-110/2010-6116) і податківців (листи ДПАУ від 05.05.2010 р. № 8795/7/23-7017/538 і ДПСУ від 11.06.2012 р. № 9756/6/22-1315/505, а також консультація в категорії 109.16 ЗІР). У цих роз’ясненнях контролюючі органи наводять своє бачення понять «неповне оприбуткування» і «несвоєчасне оприбуткування» готівки.

Так, якщо кошти проведені через РРО і відображені у Книзі обліку розрахункових операцій на підставі фіскальних звітних чеків, проте в день їх отримання не проведені за касовою книгою, на думку фіскалів і НБУ, ідеться про несвоєчасне оприбуткування готівки. Якщо готівка проведена через РРО, у день її надходження зроблений відповідний запис у касовій книзі, проте кошти не відображені у Книзі обліку розрахункових операцій, такий випадок може кваліфікуватися як неповне оприбуткування готівки.

Стосовно підприємців це означає: у разі, коли готівка, що надійшла, не відображена або у Книзі обліку розрахункових операцій, або у Книзі обліку доходів (Книзі обліку доходів і витрат), вони можуть бути оштрафовані згідно з абз. 3 ст. 1 Указу № 436⁵.

⁵ Указ Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.95 р. № 436/95.

Ми не можемо повністю погодитися з викладеною думкою податківців і НБУ. На наш погляд, у разі коли вся отримана за день виручка проведена через РРО, є запис у Книзі обліку розрахункових операцій, але у Книзі обліку доходів (Книзі обліку доходів і витрат) запис відсутній, немає причин говорити про несвоєчасне оприбуткування готівки.

Своєчасно оприбутковувати готівку — означає неодмінно відобразити такі суми у відповідній книзі обліку в день їх надходження до каси. При цьому законодавство розмежовує способи оприбуткування готівки залежно від порядку проведення готівкових розрахунків. Так, згідно з абз. 3 п. 2.6 Положення № 637 при проведенні розрахунків із застосуванням РРО (розрахункових квитанцій) оприбуткуванням вважатиметься відображення отриманої готівки у Книзі обліку розрахункових операцій на підставі фіскальних звітних чеків РРО (розрахункових квитанцій). Тому невідображення готівки у Книзі обліку доходів (Книзі обліку доходів і витрат) у цьому випадку, на нашу думку, може загрожувати адмінштрафом за ст. 164¹ КУпАП (за порушення порядку ведення обліку доходів і витрат), але жодним чином не п’ятикратним штрафом за несвоєчасне оприбуткування за Указом № 436.

А ось якщо отримані грошові кошти проведені через РРО та відображені у Книзі обліку доходів (Книзі обліку доходів і витрат), але відсутній запис у Книзі обліку розрахункових операцій, то в цій ситуації порушення (неоприбуткування) дійсно є.

Такий висновок підтримав ВСУ (див. постанову від 11.12.2012 р. № 21-400а12).