Як підприємцю на загальній системі вести облік витрат

Загальні принципи обліку витрат

Розпочнемо з основних правил обліку витрат для ФОП-загальносистемників. Витрати мають бути:

1) пов’язані з господарською діяльністю ( п. 177.2 ПКУ);

2) фактично понесені, тобто оплачені;

Передоплата всупереч бухобліковим канонам цілком може опинитися у складі витрат ФОП*.

* Детальніше — у статті «Аванс і ФОП-ЗС» у журналі «Бухгалтер 911», 2015, № 52.

3) документально підтверджені (точніше документально підтверджена оплата) ( п. 177.2 ПКУ);

4) безпосередньо пов’язані з доходом ( п. 177.4 ПКУ).

Решта платежів не зменшують оподатковуваний дохід підприємця. Але залишимо поки осторонь те, чому немає місця у витратах, і поговоримо про платежі, які їх формують.

Склад витрат ФОП-загальносистемника

Перелік платежів підприємця, які можуть зменшити його оподатковуваний дохід, наведений у пп. 177.4.1 — 177.4.4 ПКУ (ср. ). Кожен з цих підпунктів об’єднує в собі певний «набір» витрат. Далі розповімо про кожен з них.

Підпункт 177.4.1 ПКУ надає право підприємцям, які займаються торгівлею, відобразити у витратах закупівельну вартість товарів, придбаних для реалізації. Виробничникам — вартість сировини, матеріалів, покупних напівфабрикатів і комплектуючих виробів, які увійдуть до собівартості їх продукції. Те саме стосується підрядників або виконавців.

Крім того, у витратах можна відобразити вартість палива та електроенергії, будівельних матеріалів, запасних частин, тари і тарних матеріалів, допоміжних та інших матеріалів, які можуть бути безпосередньо віднесені до конкретного об’єкта витрат (продукція, товар тощо).

Як і раніше, здійснити їх облік (записати до графи 6 Книги обліку доходів і витрат, далі — Книга ОДВ) ви зможете тільки після того, як буде отриманий дохід від реалізації готової продукції, товарів, робіт, послуг. Має бути прямий зв’язок понесених витрат з отриманим доходом.

Приклад. 03.03.2016 р. підприємець придбав партію товару за 1000 грн. (оплатив постачальнику). А 18.05.2016 р. цей товар був реалізований (отримана оплата від покупця) за 2000 грн. На яку дату відображати витрати на покупку товару?

Відповідь проста: на 18.05.2016 р. Адже такі витрати можна записати до Книги ОДВ тільки після того, як буде отриманий пов’язаний з ними дохід. А оскільки дохід надійшов 18 травня, отже, і запис про витрати у графі 6 Книги ОДВ (1000 грн.) має з’явитися 18.05.2016 р.

Припустимо, ви отримали передоплату за товар від покупця (відобразили її суму в доходах) та перерахували передоплату за цей товар постачальнику (наприклад, у разі торгівлі під замовлення). Чи можна в такому разі включити до витрат авансові платежі, не чекаючи, поки товар фактично надійде? Так, адже дохід отриманий, витрати оплачені.

Те саме за ситуації, коли підприємець оплатив товари постачальнику та відразу ж домовився про їх продаж (точніше, отримав оплату за них від свого покупця). Сплачений аванс можна записати до витрат. При цьому не має значення, що фізично товари поки що лежать на складі у первісного постачальника.

Крім того, якщо ви оплатили товари (роботи, послуги) минулого року (нехай навіть перебуваючи в статусі єдиноподатника), а дохід від їх реалізації надійшов у поточному, то ви не втрачаєте право віднести їх вартість на витрати (консультація в категорії 104.05 ЗІР).

Підпункт 177.4.2 ПКУ — головний щодо витрат на оплату праці. Він надає право включити до складу підприємницьких витрат суми основної та додаткової заробітної плати, інших заохочувальних і компенсаційних виплат, які виплачуються (надаються) найманим працівникам у зв’язку з відносинами трудового найму. Крім того, до витрат можна включити оплату перших п’яти днів тимчасової непрацездатності працівників за рахунок ФОП.

Також у витратах знайдеться місце виплаченим винагородам за виконані роботи (надані послуги) за цивільно-правовими договорами, будь-якими іншими оплатами у грошовій або натуральній формі, встановленими за домовленістю сторін.

Важливо! Немає місця у підприємницьких витратах сумам матеріальної допомоги, яка звільнена від оподаткування відповідно до розд. IV ПКУ. Не потраплять до витрат суми допомоги по тимчасовій непрацездатності, у тому числі й по вагітності та пологах, які виплачуються за рахунок коштів фонду соцстраху.

Витрати на оплату праці найманих працівників відображайте у графі 7 Книги ОДВ у день виплати (у «грязній» (нарахованій) сумі).

Підпункт 177.4.3 ПКУ дозволяє включити до витрат суми ЄСВ (за ставкою 22 %), нарахованого на зарплату працівників (до графи 7 Книги ОДВ), а також ЄСВ, сплаченого підприємцем «за себе», тобто з чистого доходу за підсумками року (до графи 8 Книги ОДВ). Відображають такі витрати в день сплати ЄСВ.

Суми ПДФО та ВЗ, утриманих із зарплати працівників, окремо до витрат не включають, оскільки вони вже потрапили до витрат у складі «грязної» зарплати.

Крім того, не потрапляє до витрат ПДФО «за себе» (авансові платежі та остаточний розрахунок за підсумками року), а також військовий збір (остаточний розрахунок за підсумками року, авансових платежів немає).

А ось сумам сплачених податків, зборів (крім, звичайно, суми ЄСВ) і витратам, понесеним у зв’язку з придбанням ліцензій, інших спеціальних дозволів, виданих держорганами для провадження госпдіяльності, місця в підприємницьких витратах немає (див. роз’яснення в категорії 104.05 ЗІР).

Важливо! У платників ПДВ суми «вхідного» ПДВ не включаються до витрат ( п. 177.3 ПКУ).

Не можна віднести до витрат суми «роздрібного» акцизного податку, уключеного до вартості придбаних товарів (див. консультацію в категорії 104.05 ЗІР). Тоді як до доходу він потрапить.

Витратний п.п. 177.4.4 ПКУ включив інші адміністративні, загальновиробничі, збутові витрати підприємця.

До цього списку потрапляють витрати на:

1) відрядження працівників (у разі документального підтвердженні). Причому без будь-яких обмежень за видами та сумою добових. Щоправда, не забудьте про ліміти на включення сум добових до неоподатковуваного доходу працівників для ПДФО і військового збору (275,60 грн. — по Україні, 1033,50 грн. — за кордоном).

Про витрати ФОП на власні ділові поїздки/відрядження ПКУ мовчить. Податківці також хапаються за цю прогалину та говорять, що права на витрати ФОП на загальній системі за сумами коштів, витраченими в особистому відрядженні, не мають (консультація в категорії 104.05 ЗІР);

2) послуги зв’язку. До таких послуг відносять пошту, телеграф, телефон, телефакс, мобільний зв’язок та Інтернет;

3) рекламу;

4) оплату розрахунково-касового обслуговування;

5) оплату оренди. Очевидно, що така можливість передбачена при оренді як транспорту, так і нерухомості;

6) ремонт та експлуатацію майна, що використовується в госпдіяльності. За цією статтею до витрат потраплять суми на оплату рахунків за комунальні послуги. А ось для витрат на страхування майна, що використовується в госпдіяльності, або його охорону включили червоне світло (консультації в категорії 104.05 ЗІР);

Крім того, ФОП НЕ можуть зменшувати виручку на суми амортизації основних засобів і нематеріальних активів.

7) транспортування готової продукції (товарів), транспортно-експедиційні та інші послуги, пов’язані з нею;

8) вартість придбаних у ФОП і юросіб послуг, які прямо пов’язані з виробництвом товарів, виконанням робіт, наданням послуг.

Зверніть увагу! У витратах може опинитися вартість канцелярського приладдя та інших малоцінних необоротних матеріальних активів (консультації в категорії 104.05 ЗІР).

Майте на увазі: у ДФСУ вважають, що підприємці не можуть відносити до витрат суми орендної плати за земельні ділянки державної або комунальної власності, оскільки це обов’язковий (податковий) платіж (лист від 21.04.2015 р. № 3701/М/99-99-17-02-02-14). Щоправда, на відміну від податківців, Комітет ВРУ з питань податкової та митної політики дотримується іншої думки. Він зробив ставку на орендну природу плати за державну (комунальну) землю і не бачить перешкод для її включення до витрат (лист від 10.11.2015 р. № 04-27/10-1784).

Авансові оплати за послуги, у тому числі за оренду, потраплять до витрат (до графи 8 Книги ОДВ) після того, як вони будуть понесені. Річ у тім, що це непрямі витрати, які не можна пов’язати з конкретними одиницями реалізованого товару або обсягами наданих послуг.

Важливо! Усі витрати (їх оплата/понесення) мають бути підтверджені документально.