Отключить рекламу

Підпишіться!


Бухгалтер 911, травень, 2016/№21
Друкувати

Податкові накладні / розрахунки коригування в електронній формі слід зберігати 1095 днів?!

Товстоп’ят Юрій, податковий експерт, y.tovstopyat@buhgalter911.com
Заголовок цієї статті — це, по суті, інтерпретація висновку податківців, якого вони дійшли в одному зі свіжих роз’яснень (категорія 101.19 ЗІР), що викликало хвилю обурення користувачів порталу buhgalter911.com. У цій статті пропонуємо вам розібратися, чи є законними вимоги ДФСУ та чи можна їх оминути.
первинка, перевірки, електронні документи

Що говорять податківці:

«Який порядок зберігання податкових накладних та розрахунків коригування до податкових накладних, складених в електронній формі, для їх надання контролюючим органам під час проведення перевірки?

Пунктом 44.3 ст. 44 ПКУ визначено, що платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів, визначених у  п. 44.1 ст. 44 ПКУ, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а у разі її неподання — з передбаченого ПКУ граничного терміну подання такої звітності.

Враховуючи зазначене, податкові накладні та розрахунки коригування до податкових накладних, складені в електронній формі, повинні зберігатися платниками податку на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу здійснити перевірку їх цілісності на цих носіях.

»

Платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів, визначених у  п. 44.1 ст. 44 ПКУ, а також документів, пов’язаних з виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладений на контролюючі органи, не менше ніж 1095 днів.

Позиція ДФСУ не є новою: практично аналогічні за своїм змістом консультації в ЗІР (тільки в категорії 101.17) були й раніше. Їх було відкликано, але не у зв’язку зі змінами у позиції ДФСУ або нормах, на які вона спиралася в цьому питанні, а з суто формальних підстав (зокрема, через набуття чинності Законом № 6431, а потім і Законом № 9092). Розглянемо аргументи податківців детальніше.

1 Закон України «Про внесення змін до Податкового кодексу України щодо удосконалення адміністрування податку на додану вартість» від 16.07.2015 р. № 643-VIII.

2 Закон України «Про внесення змін до Податкового кодексу України та деяких законодавчих актів України щодо забезпечення збалансованості бюджетних надходжень у 2016 році» від 24.12.2015 р. № 909-VIII.

Починають вони з посилання на базові для складання податкових накладних (далі — ПН) норми  п. 201.1 ПКУ і п. 2 Порядку № 13073. Вони вимагають від платника скласти ПН в електронній формі і зареєструвати її в ЄРПН в належний термін. При цьому той факт, що такі ПН зберігаються в ЄРПН (тобто податківці, по суті, і так мають до них постійний доступ), на фіскальне виведення ДФСУ відносно збереження ПН/РК не впливає ☹. І, на жаль, формально тут податківці мають рацію. Враховуючи п. 1 Порядку № 12464, до ЄРПН уключаються лише відомості щодо ПН, тоді як самі ПН зберігаються у платника.

3 Порядок заповнення податкової накладної, затверджений наказом Мінфіну від 31.12.2015 р. № 1307.

4 Порядок ведення єдиного реєстру податкових накладних, затверджений постановою Кабміну від 29.12.2010 р. № 1246.

Ключовою нормою, спираючись на яку податківці веліли зберігати ПН і РК до них протягом 1095 днів, є  п. 44.3 ПКУ (ср. 025069200). Він дійсно містить таку вимогу, причому стосується вона таких документів:

— визначених в  п. 44.1 ПКУ. Якщо заглянемо до цього пункту ПКУ, то знайдемо в ньому первинні документи, регістри бухобліку, фінзвітність, інші документи, пов’язані з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачене законодавством;

— пов’язаних з виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи.

Як бачите, прямим текстом ПН тут не згадані, але, водночас, навряд чи можуть виникати сумніви щодо поширення зазначених норм і на них (зокрема, ПН можна класифікувати як інші документи).

При цьому зверніть увагу: п. 44.3 ПКУ говорить про зберігання документів не менше 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складання якої використовують зазначені документи, а в разі її неподання — з граничного строку, передбаченого ПКУ для подання такої звітності. Обов’язково врахуйте ці вимоги, якщо ви включили/включите «вхідну» ПН до ПДВ-декларації періоду, що відрізняється від періоду її складання (згідно з  п. 198.6 ПКУ).

Правом отримувати від платників податків довідки, копії документів5 про фінансово-господарську діяльність, отримані доходи, витрати та іншу інформацію, пов’язану з обчисленням та сплатою податків, зборів, платежів, про дотримання вимог законодавства, здійснення контролю за яким покладено на контролюючі органи, останніх наділяє п.п. 20.1.2 ПКУ.

5 Посвідчені підписом платника або його посадової особи та скріплені печаткою (за наявності).

Цей же підпункт дозволяє їм отримувати від платників податків також фінансову та статистичну звітність у порядку і на підставах, визначених законом.

При цьому цей підпункт містить застереження, що податківці мають право отримувати такі документи (1) «для здійснення функцій, визначених законом» (тобто, наприклад, для проведення перевірок у порядку, встановленому ПКУ) і (2) безоплатно.

З цим правом контролерів також не посперечаєшся, причому важливим аспектом є те, що ця норма говорить про отримання саме копій документів.

На ПН і РК, складені в електронній формі, поширюються також вимоги Закону № 8516. Згідно зі ст. 13 цього Закону суб’єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дозволяє перевірити їх цілісність на цих носіях. При цьому перевірка цілісності електронного документа має на увазі перевірку ЕЦП (ст. 12 Закону № 851).

6 Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV.

Суб’єктами електронного документообігу відповідно до ст. 1 Закону № 851 при цьому є автор, підписант, адресат і посередник, які придбавають передбачені законом або договором права та обов’язки у процесі електронного документообігу.

Акцентуємо вашу увагу на ст. 13 цього Закону, що регулює питання зберігання електронних документів та їх архівів. Вона містить відповіді на запитання, що найчастіше цікавлять користувачів порталу buhgalter911.com. Так, при зберіганні електронних документів є обов’язковим дотримання таких вимог:

1) інформація, що міститься в електронних документах, має бути доступною для її подальшого використання;

2) має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа в тому форматі, в якому він був створений, відправлений або отриманий;

3) інформація, яка надає можливість встановити походження та призначення електронного документа, а також дату та час його відправлення або отримання (у разі наявності), має зберігатися.

При цьому строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації має бути не менше строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.

Як ми вже з’ясували, строк зберігання ПН і РК до них згідно з ПКУ становить не менше 1095 днів.

У разі неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях інформації протягом строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, суб’єкти електронного документообігу повинні вживати заходів щодо дублювання документів на декількох електронних носіях інформації. Крім того, на виконання ч. 3 ст. 13 Закону № 851 вони повинні здійснювати періодичне копіювання таких документів відповідно до порядку обліку і копіювання документів, встановленого законодавством.

Якщо неможливо виконати вказані вимоги, електронні документи повинні зберігатися у вигляді копії документа на папері (за відсутності оригіналу цього документа на папері).

Оригіналом електронного документа згідно зі ст. 7 Закону № 851 вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону № 8527.

7 Закон України «Про електронний цифровий підпис» від 22.05.2003 р. № 852-IV.

При копіюванні електронного документа з електронного носія обов’язковою є перевірка цілісності даних на цьому носії.

Як бачите, від обов’язку зберігання електронних документів не «відкрутитися». Причому, як ми вже говорили, навіть дублювання їх даних в ЄРПН не врятує від виконання цього обов’язку.

Суб’єкти електронного документообігу можуть забезпечувати дотримання вимог щодо збереження електронних документів шляхом користування послугами посередника8, у тому числі архівної установи, якщо така установа дотримується вимог ст. 13 Закону № 851.

8 Посередником є фіз- або юрособа, яка в установленому законодавством порядку здійснює приймання, передачу (доставку), зберігання, перевірку цілісності електронних документів для задоволення власних потреб або надає відповідні послуги за дорученням інших суб’єктів електронного документообігу.

Однак, між тим, визнати повністю правомірною позицію ДФСУ ми не можемо. Так, податківці у своїй консультації говорять про обов’язок платників ПДВ «надати (службовим) посадовим особам контролюючого органу доступ до електронних носіїв інформації» ☹. Звідки виникає таке їх право, у мотивувальній частині роз’яснення вказано не було.

А ось з їх правом отримувати від платників ПДВ під час перевірки копії ПН і РК сперечатися немає сенсу. Тому рекомендуємо бути готовими до такого «повороту подій» завчасно. І якщо ви досі не надавали значення таким вимогам, почніть робити це вже сьогодні.

Для того, чтоб распечатать текст необходимо авторизоваться или зарегистрироваться