Отключить рекламу

Подпишитесь!


Бухгалтер 911, май, 2016/№21
Печатать

Налоговые накладные / расчеты корректировки в электронной форме нужно хранить 1095 дней?!

Товстопят Юрий, налоговый эксперт, y.tovstopyat@buhgalter911.com
Заголовок данной статьи — это, по сути, интерпретация вывода налоговиков, к которому они пришли в одном из свежих разъяснений (категория 101.19 ЗІР), что вызвало волну возмущений пользователей портала buhgalter911.com. В этой статье предлагаем вам разобраться, законны ли требования ГФСУ и можно ли их обойти.
первичка, проверки, электронные документы

Что говорят налоговики:

«Каков порядок хранения налоговых накладных и расчетов корректировки к налоговым накладным, составленным в электронной форме, для их предоставления контролирующим органам во время проведения проверки?

Пунктом 44.3 ст. 44 НКУ определено, что плательщики налогов обязаны обеспечить хранение документов, определенных в  п. 44.1 ст. 44 НКУ, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, не менее чем 1095 дней со дня подачи налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а в случае ее неподачи — с предусмотренного НКУ предельного срока подачи такой отчетности.

Учитывая указанное, налоговые накладные и расчеты корректировки к налоговым накладным, составленные в электронной форме, должны храниться плательщиками налога на электронных носителях информации в форме, позволяющей осуществить проверку их целостности на этих носителях.

»

Плательщики налогов обязаны обеспечить хранение документов, определенных в  п. 44.1 ст. 44 НКУ, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, не менее чем 1095 дней.

Позиция ГФСУ не нова: практически аналогичные по своему содержанию консультации в ЗІР (только в категории 101.17) присутствовали и ранее. Они были отозваны, но не в связи с изменениями в позиции ГФСУ или нормах, на которые она опиралась в данном вопросе, а из-за сугубо формальных оснований (в частности, из-за вступления в силу Закона № 6431, а потом и  Закона № 9092). Рассмотрим аргументы налоговиков подробнее.

1 Закон Украины «О внесении изменений в Налоговый кодекс Украины относительно усовершенствования администрирования налога на добавленную стоимость» от 16.07.2015 г. № 643-VIII.

2 Закон Украины «О внесении изменений в Налоговый кодекс Украины и некоторые законодательные акты Украины относительно обеспечения сбалансированности бюджетных поступлений в 2016 году» от 24.12.2015 г. № 909-VIII.

Начинают они со ссылки на базовые для составления налоговых накладных (далее — НН) нормы — п. 201.1 НКУ и  п. 2 Порядка № 13073. Они требуют от плательщика составить НН в электронной форме и зарегистрировать ее в ЕРНН в надлежащий срок. При этом тот факт, что такие НН хранятся в ЕРНН (а значит, налоговики, по сути, и так имеют к ним постоянный доступ), на фискальный вывод ГФСУ относительно сохранения НН/РК не влияет ☹. И, к сожалению, формально здесь налоговики правы. Учитывая п. 1 Порядка № 12464, в ЕРНН включаются лишь сведения относительно НН, в то время как сами НН хранятся у плательщика.

3 Порядок заполнения налоговой накладной, утвержденный приказом Минфина от 31.12.2015 г. № 1307.

4 Порядок ведения единого реестра налоговых накладных, утвержденный постановлением Кабмина от 29.12.2010 г. № 1246.

Ключевой нормой, опираясь на которую налоговики велят хранить НН и РК к ним на протяжении 1095 дней, является п. 44.3 НКУ (ср. 025069200). Он действительно содержит такое требование, причем касается оно следующих документов:

— определенных в  п. 44.1 НКУ. Если заглянем в данный пункт НКУ, то найдем в нем первичные документы, регистры бухучета, финотчетность, прочие документы, связанные с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством;

— связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы.

Как видите, прямым текстом НН здесь не упомянуты, но, в то же время, вряд ли могут возникать сомнения относительно распространения указанных норм и на них (в частности, НН можно классифицировать как прочие документы).

При этом обратите внимание: п. 44.3 НКУ говорит о хранении документов не менее 1095 дней со дня подачи налоговой отчетности, для составления которой используют указанные документы, а в случае ее неподачи — с предельного срока, предусмотренного НКУ для подачи такой отчетности. Обязательно учтите данные требования, если вы включили/включите «входную» НН в НДС-декларацию периода, отличающегося от периода ее составления (согласно п. 198.6 НКУ).

Правом получать от налогоплательщиков справки, копии документов5 о финансово-хозяйственной деятельности, полученных доходах, расходах и другую информацию, связанную с исчислением и уплатой налогов, сборов, платежей, о соблюдении требований законодательства, осуществление контроля за которым возложено на контролирующие органы, последних наделяет п.п. 20.1.2 НКУ.

5 Удостоверенные подписью плательщика или его должностного лица и скрепленные печатью (при наличии).

Этот же подпункт позволяет им получать от налогоплательщиков также финансовую и статистическую отчетность в порядке и на основаниях, определенных законом.

При этом в данном подпункте есть оговорка, что налоговики вправе получать такие документы (1) «для осуществления функций, определенных законом» (т. е., к примеру, для проведения проверок в порядке, установленном НКУ) и (2) безвозмездно.

С этим правом контролеров также не поспорить, причем важным аспектом является то, что рассматриваемая норма говорит о получении именно копий документов.

На НН и РК, составленные в электронной форме, распространяются также требования Закона № 8516. Согласно ст. 13 этого Закона субъекты электронного документооборота должны хранить электронные документы на электронных носителях информации в форме, дающей возможность проверить их целостность на этих носителях. При этом проверка целостности электронного документа подразумевает проверку ЭЦП ( ст. 12 Закона № 851).

6 Закон Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» от 22.05.2003 г. № 851-IV.

Субъектами электронного документооборота в соответствии со  ст. 1 Закона № 851 при этом являются автор, подписант, адресат и посредник, которые приобретают предусмотренные законом или договором права и обязанности в процессе электронного документооборота.

Акцентируем ваше внимание на ст. 13 этого Закона, регулирующей вопрос хранения электронных документов и их архивов. Она содержит ответы на многие вопросы, интересующие пользователей портала buhgalter911.com. Так, при хранении электронных документов обязательно соблюдение таких требований:

1) информация, содержащаяся в электронных документах, должна быть доступной для ее дальнейшего использования;

2) должна быть обеспечена возможность восстановления электронного документа в том формате, в котором он был создан, отправлен или получен;

3) информация, которая дает возможность установить происхождение и назначение электронного документа, а также дату и время его отправления или получения (в случае наличия), должна сохраняться.

При этом срок хранения электронных документов на электронных носителях информации должен быть не меньше срока, установленного законодательством для соответствующих документов на бумаге.

Как мы уже выяснили, срок хранения НН и РК к ним согласно НКУ составляет не меньше 1095 дней.

В случае невозможности хранения электронных документов на электронных носителях информации в течение срока, установленного законодательством для соответствующих документов на бумаге, субъекты электронного документооборота должны принимать меры относительно дублирования документов на нескольких электронных носителях информации. Кроме того, во исполнение ч. 3 ст. 13 Закона № 851 они должны осуществлять периодическое копирование таких документов в соответствии с порядком учета и копирования документов, установленным законодательством.

Если невозможно выполнить указанные требования, электронные документы должны храниться в виде копии документа на бумаге (в случае отсутствия оригинала этого документа на бумаге).

Оригиналом электронного документа согласно ст. 7 Закона № 851 считается электронный экземпляр документа с обязательными реквизитами, в том числе с электронной подписью автора или подписью, приравненной к собственноручной подписи в соответствии с  Законом № 8527.

7 Закон Украины «Об электронной цифровой подписи» от 22.05.2003 г. № 852-IV.

При копировании электронного документа с электронного носителя обязательной является проверка целостности данных на этом носителе.

Как видите, от обязанности хранения электронных документов не «отвертеться». Причем, как мы уже говорили, даже дублирование их данных в ЕРНН не спасет от выполнения этой обязанности.

Субъекты электронного документооборота могут обеспечивать соблюдение требований относительно сохранения электронных документов путем пользования услугами посредника8, в том числе архивного учреждения, если такое учреждение придерживается требований ст. 13 Закона № 851.

8 Посредником является физ- или юрлицо, которое в установленном законодательством порядке осуществляет прием, передачу (доставку), хранение, проверку целостности электронных документов для удовлетворения собственных потребностей или предоставляет соответствующие услуги по поручению других субъектов электронного документооборота.

Но, тем не менее, признать полностью правомерной позицию ГФСУ мы не можем. Так, налоговики в своей консультации говорят об обязанности плательщиков НДС «предоставить должностным (служебным) лицам контролирующего органа доступ к электронным носителям информации» ☹. Откуда следует такое их право, в мотивировочной части разъяснения указано не было.

А вот с их правом получать от плательщиков НДС в ходе проверки копии НН и РК, спорить бессмысленно. Потому рекомендуем быть готовыми к подобному «повороту событий» заблаговременно. И если вы до сих пор не придавали значения таким требованиям, начните делать это уже сейчас.

Для того, чтоб распечатать текст необходимо авторизоваться или зарегистрироваться