Декретні: показуємо у звітності

Звіт за формою Ф4-ФСС з ТВП

Допомогу по вагітності та пологах (чи як її ще називають — декретні) надають за рахунок коштів ФТВП*. Тому нараховані та отримані суми декретних відображаємо у звіті за формою Ф4-ФСС з ТВП**.

* Фонд соціального страхування з тимчасової втрати працездатності.

** У редакції постанови правління ФТВП від 16.11.2011 р. № 56.

У таблиці I вказуємо:

— у рядку 6 — загальну суму коштів, фактично отриманих від ФТВП з початку року;

— у рядку 21 — загальну суму нарахованої з початку року допомоги.

У рядку 3 таблиці II заповнюємо колонки «Витрати фонду», проставляючи:

— у графі 3 — кількість календарних днів відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, за які нарахована допомога;

— у графі 4 — суму нарахованої допомоги.

Із звітом за формою Ф4-ФСС з ТВП розібралися. Переходимо до форми № 1ДФ.

Податковий розрахунок за формою № 1ДФ

Суму допомоги по вагітності та пологах не включаємо до складу загального оподатковуваного доходу фізособи на підставі п.п. 165.1.1 ПКУ, тобто не обкладаємо ПДФО.

Оскільки для цілей ПКУ допомога не є зарплатою, її суму не враховуємо при визначенні граничного розміру доходу, що надає право на ПСП.

Також сума допомоги не обкладається ВЗ (див. п.п. 1.7 п. 16¹ підрозд. 10 розд. XX ПКУ).

Декретні відображаємо в Податковому розрахунку, сформованому за той звітний період, в якому вони були фактично нараховані та/або виплачені, одним рядком, не розподіляючи за місяцями, на які припадає відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами.

У розділі І форми № 1ДФ формуємо рядок з податковим номером працівниці, яка отримала допомогу, і вказуємо:

— у графі 3а — суму нарахованої допомоги по вагітності та пологах;

— у графі 3 — суму виплаченої допомоги по вагітності та пологах (ще раз підкреслимо: виплачену суму допомоги відображаємо в тому звітному періоді, в якому фактично відбулася виплата);

— у графі 5 — ознаку доходу «128».

У графах 4 і 4а проставляємо нулі (у паперовому варіанті — прокреслення).

У розділі ІІ Податкового розрахунку заповнюємо рядок «Військовий збір», в якому в загальній сумі нарахованих/виплачених фізособам доходів відображаємо:

— у графі «Загальна сума нарахованого доходу» — суму нарахованої допомоги по вагітності та пологах;

— у графі «Загальна сума виплаченого доходу» — суму виплаченої допомоги по вагітності та пологах також за фактом виплати.

Звіт за формою № Д4

Сума допомоги по вагітності та пологах уключається до бази нарахування ЄСВ. Підприємства з неї справляють внесок:

— за ставкою 22 % — якщо нараховують звичайним працівницям;

— за ставкою 8,41 % — якщо нараховують працівницям-інвалідам.

Роботодавці-підприємці (ФОП) на суму декретних нараховують ЄСВ за ставкою 22 % незалежно від того, встановлена працівниці інвалідність чи ні.

Для цілей порівняння з максимальною величиною бази нарахування ЄСВ*** (далі — максимальна величина) допомогу по вагітності та пологах розподіляємо за місяцями, на які припадає період відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами.

*** З травня по листопад 2016 року максимальна величина бази нарахування ЄСВ дорівнює 36250,00 грн.

Період відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами та/або суму допомоги відображаємо у звіті за формою № Д4 у таблицях 1, 5 і 6.

Заповнення таблиці 1. У таблиці 1 форми № Д4 суму допомоги по вагітності та пологах, а також суму нарахованого на неї ЄСВ відображаємо в загальному порядку у відповідних рядках.

Заповнення таблиці 5. Період початку або закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами відображаємо в таблиці 5.

На працівницю формуємо рядок, вказуючи:

— у графі 7 — категорію особи «5» (особи, яким надана відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами);

— у графі 11: у звіті за місяць, коли працівниця йде в декретну відпустку, — дату початку відпустки, у звіті за місяць, коли декретна відпустка закінчується, — дату закінчення відпустки.

Якщо лікарняний лист продовжувався внаслідок ускладнених пологів, дату закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами за першим лікарняним листом не проставляємо. Цю інформацію покажемо в таблиці 5 з урахуванням другого лікарняного листа на продовження.

А якщо працівниця відразу йде у відпустку для догляду за дитиною до 3 років?

У цьому випадку в місяці закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами та початку відпустки до 3 років на працівницю заповнюємо два рядки в таблиці 5. Один — з категорією особи «5» у графі 7 і з датою закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, а другий — з категорією особи «6» у графі 7 і з датою початку відпустки для догляду за дитиною до 3 років у графі 11.

Заповнення таблиці 6. У цій таблиці допомогу відображаємо останньою, після інших виплат, нарахованих працівниці. У таблиці 6 звіту за формою № Д4 у місяці нарахування допомоги заповнюємо стільки рядків, на скільки місяців припадає відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами. За кожним «декретним» рядком графи заповнюємо так.

У графі 9 вказуємо код категорії застрахованої особи згідно з  додатком 2 до Порядку № 435****. Якщо в декрет іде працівниця, з допомоги якої справляли ЄСВ за ставкою 22 %, тут проставляємо «42», якщо з допомоги справляли ЄСВ за ставкою 8,41 % — «43».

**** Порядок формування та подання страхувальниками звіту з ЄСВ, затверджений наказом Мінфіну від 14.04.2015 р. № 435.

У графі 11 проставляємо місяць, на який припадає період відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами.

При заповненні графи 15 в місяці початку декретної відпустки дотримуємося таких правил:

— якщо за місяць нараховані тільки декретні, то графу 15 заповнюємо за рядком декретних;

— якщо за місяць нарахована ще й зарплата, то графу 15 заповнюємо за рядком зарплати;

— якщо за місяць, крім допомоги по вагітності та пологах, нараховані лікарняні та не нарахована зарплата, то графу 15 заповнюємо за рядком лікарняних.

У рядках, де вказуємо допомогу за майбутні повні місяці відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, у графі 15 проставляємо кількість календарних днів такої відпустки (графа 15 = графі 16).

Заповнювати в подальших звітних місяцях у таблиці 6 на декретницю рядки без сумових показників, але з даними у графі 15, не потрібно.

А як вчинити з місяцем завершення декретної відпустки, якщо така відпустка закінчується не в останній календарний день місяця? Тут є два варіанти.

Перший. У графі 15 кількість календарних днів перебування в трудових відносинах проставляємо як таку, що дорівнює кількості календарних днів у такому місяці.

Другий. У графі 15 кількість днів перебування в трудових відносинах вказуємо як таку, що дорівнює кількості днів декретної відпустки (графа 15 = графі 16).

Потім у місяці закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами у графі 15 проставляємо залишок днів перебування в трудових відносинах після закінчення такої відпустки.

Незручність такого варіанта — потрібно пам’ятати про те, що необхідно відобразити залишок днів у звітному періоді завершення такої відпустки.

У графі 16 вказуємо кількість календарних днів декретної відпустки в кожному місяці.

До графи 17 уносимо розподілені за місяцями суми допомоги без обмеження максимальною величиною.

У графі 18 вказуємо суми допомоги з графи 17, але в межах максимальної величини.

Графу 19 заповнюємо в разі, якщо база нарахування ЄСВ у тому звітному місяці, за який нарахована допомога по вагітності та пологах, виявилася нижче суми мінімальної зарплати, встановленої законом на місяць, за який проводимо нарахування. Тобто все робите місяць у місяць.

Додаткову базу нарахування ЄСВ за майбутні звітні місяці декрету в поточному звітному місяці не розраховуємо та не відображаємо.

У графі 21 вказуємо ЄСВ, нарахований на суму допомоги.

Приклад. Працівниці Кривоший Катерині Іванівні (реєстраційний номер облікової картки платника податку — 2354453301) надано відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами з 10.05.2016 р. на 126 календарних днів. На початок такої відпустки її страховий стаж за останні 12 місяців становить більше 6 місяців. У травні 2016 року їй нараховані:

— заробітна плата за фактично відпрацьований час у сумі 757,89 грн. (ЄСВ — 166,74 грн.);

— допомога по вагітності та пологах у загальній сумі 14691,60 грн. (ЄСВ — 3232,15 грн.), у тому числі за 22 к. дн. травня — 2565,20 грн. (ЄСВ — 564,34 грн.), за 30 к. дн. червня — 3498,00 грн. (ЄСВ — 769,56 грн.), за 31 к. дн. липня — 3614,60 грн. (ЄСВ — 795,21 грн.), за 31 к. дн. серпня — 3614,60 грн. (ЄСВ — 795,21 грн.), за 12 к. дн. вересня — 1399,20 грн. (ЄСВ — 307,83 грн.).

Припустимо, що в липні 2016 року працівниця надала ще один листок непрацездатності у зв’язку з вагітністю та пологами, який є продовженням першого листка та був відкритий у зв’язку з виникненням ускладнень під час пологів. На підставі цього листка непрацездатності відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами була продовжена з 13 вересня 2016 року на 14 календарних днів. Сума нарахованої допомоги по вагітності та пологах на підставі другого листка непрацездатності — 1632,40 грн. (ЄСВ — 359,13 грн.).

Майте на увазі, що нову середньоденну зарплату для розрахунку суми допомоги з другого лікарняного листа не розраховуємо. Адже такий лист є продовженням попереднього, тобто розрахунок декретних здійснюємо виходячи з середньоденної зарплати, розрахованої для першого лікарняного листа.

Сума допомоги перерахована ФТВП і виплачена працівниці за першим лікарняним листом у 2 кварталі, за другим — у 3 кварталі.

Після закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами працівниця йде у відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею 3 років.

Фрагмент заповненого звіту за формою Ф4-ФСС з ТВП за I півріччя 2016 року із сумами допомоги по вагітності та пологах наведемо на рис. 3.

Крім того, у звіті за формою Ф4-ФСС з ТВП за 9 місяців 2016 року необхідно буде відобразити також суму допомоги з другого лікарняного листа на продовження.

Не забуваємо про форму № 1ДФ. На рис. 1 і 2 наведемо фрагменти розділу I цієї форми за 2 і 3 квартали відповідно із сумами нарахованої та виплаченої допомоги по вагітності та пологах.

Рис. 1. Фрагмент розділу I форми № 1ДФ за 2 квартал 2016 року

Рис. 2. Фрагмент розділу I форми № 1ДФ за 3 квартал 2016 року

Також суми допомоги по вагітності та пологах мають бути враховані при заповненні граф із загальними сумами нарахованого/виплаченого доходу фізособам за рядком «Військовий збір» розділу II форми № 1ДФ за 2 і 3 квартали 2016 року.

Ну і на «десерт» звіт з ЄСВ. До вашої уваги наводимо на рис. 4 і 5 фрагменти звітів за формою № Д4 за травень і липень 2016 року відповідно із сумами декретних, нарахованих працівниці, а на рис. 6 — фрагмент таблиці 5 звіту за формою № Д4 за вересень 2016 року.

Рис. 3. Фрагмент звіту за формою Ф4-ФСС з ТВП за I півріччя 2016 року

Рис. 4. Фрагмент звіту за формою № Д4 за травень 2016 року

Рис. 5. Фрагмент звіту за формою № Д4 за липень 2016 року

Рис. 6. Фрагмент таблиці 5 звіту за формою № Д4 за вересень 2016 року