Як правильно нумерувати договори та первинні документи?

Договори. Чи взагалі обов’язково їх нумерувати? Мін’юст у листі від 01.10.2003 р. № 15-14-376 зазначав, що: «номер договору не може бути істотною умовою, а належить лише до реквізитів договору. Причому питання реєстрації документів в організації, в тому числі і договорів, вирішується шляхом прийняття локальних (внутрішніх) нормативних актів».

Інакше кажучи, нумерація договорів як така не є обов’язковою. І як саме нумерувати договори, кожен вирішує для себе сам. Є, звичайно, затверджені інструкції з діловодства, але вони обов’язкові для застосування тільки для окремих бюджетних установ.

Згодні з цією думкою й суди.

На практиці договори нумерують як кому зручно. Можна з початку кожного року просто вести суцільну послідовну нумерацію (№ 1, № 2 і т. д.). Можна додавати до номера місяць укладення договору (наприклад, № 10-09/2016). Можна вести окрему нумерацію в розрізі видів договорів: окремо на постачання, окремо на оренду тощо. Іноді нумерацію договорів ведуть за відділами, які відповідають за виконання договору. Загалом, усе на ваш розсуд.

Акти виконаних робіт та інші первинні документи (крім касових ордерів). Згідно зі ст. 9 Закону про бухоблік номер — необов’язковий реквізит первинного документа. Положення № 88* (п. 2.4) відносить його тільки до додаткових реквізитів. Тобто навіть якщо порядковий номер не буде зазначено в первинному документі, це не може бути підставою для визнання такого документа недійсним.

* Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88.

А як на практиці нумерують акти? Тут також усе віддано на розсуд суб’єкту господарювання. Дуже часто нумерацію ведуть у розрізі договорів, зазначаючи після порядкового номера акта через дріб ще й номер договору (наприклад, Акт № 1-10/2016-п).

Порядковий номер — обов’язковий реквізит податкової накладної ( п.п. «а» п. 201.1 ПКУ). Нумерація — довільна (хоч щодня спочатку). Аби тільки в один день не було податкових накладних з однаковим номером.

Касові ордери. Прибуткові і видаткові касові ордери підлягають реєстрації в Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів. Податківці зазначають, що форма цього Журналу передбачає нумерацію касових ордерів з початку кожного року з номера «1». Причому якщо протягом календарного року закінчується або змінюється форма касової книги та/або Журналу, то нумерація касових ордерів продовжується (роз’яснення в категорії 109.10 ЗІР).

Рахунки-фактури. Це взагалі не первинний документ (лист ДФСУ від 28.09.2015 р. № 9062/Б/99-99-17-02-02-14). Тому ніяких вимог до нумерації рахунків немає. Можна взагалі їх не нумерувати.