Отключить рекламу

Підпишіться!


Бухгалтер 911, квітень, 2017/№15
Друкувати

Відсутність графіка відпусток і повідомлень про початок відпустки: ходіння по лезу бритви

Ситуація. До 01.01.2017 р. підприємство не оформляло графік відпусток і не повідомляло працівників про вихід у відпустку. Узгодження дати виходу у відпустку здійснювало на підставі відповідної заяви працівника і наказу про надання відпустки. На цей рік графік уже склали. У який спосіб потрібно повідомляти працівників про початок відпустки? Чи є сенс зараз «заднім числом» складати графіки відпусток за минулі роки?
відпустки, штрафи, адмінштрафи

І великому і маленькому…

Спочатку про те, як повинно бути, так би мовити, в ідеалі . Не важливо, що ви за роботодавець: підприємець або юрособа, численний або нечисленний. Графіку відпусток бути! Без нього не можна.

Так, у ч. 4 ст. 79 КЗпП і ч. 10 ст. 10 Закону про відпустки сказано, що черговість надання відпусток визначається графіками, які: 1) затверджуються власником або уповноваженим ним органом; 2) узгоджуються з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом; 3) доводяться до відома всіх працівників.

Графік відпусток зазвичай складає кадрова служба. Роблять це на початку кожного календарного року на поточний рік у довільній формі.

Типової/примірної форми цього документа не існує.

Ідеальний варіант — складати графік не пізніше за 5 січня поточного року. Хоча, думаємо, не буде біди, якщо ви трохи забаритеся. Головне — встигнути до того, як у поточному році у відпустку вирушить перший працівник.

У графік потрібно включити не лише щорічні основні відпустки поточного року, але і:

— щорічні додаткові відпустки ( ст. 7 і 8 Закону про відпустки) і додаткові відпустки працівникам, що мають дітей або повнолітню дитину — інваліда з дитинства підгрупи А I групи (далі — відпустка на дітей) ( ст. 19 Закону про відпустки);

— щорічні відпустки і відпустки на дітей, не використані минулого року.

Якщо відпустка ділиться на частини — це також вказують у графіці.

Увага! Графік відпусток складають на всіх працівників: як основних, так і сумісників.

Відповіді на запитання, яким чином виконати припис про ознайомлення працівників із графіком відпусток, у чинних нормативно-правових актах ви не знайдете. Як показує практика, найзручніший спосіб — передбачити у графіці відпусток окрему графу «Підпис працівника про ознайомлення з графіком».

З графіком розібралися. Тепер що стосується повідомлення.

Повідомити працівника про початок відпустки — це не право, а обов’язок роботодавця. Як це робиться? Не пізніше ніж за 2 тижні до встановленого графіком строку роботодавець зобов’язаний письмово повідомити працівникові про дату початку відпустки. Зробити це можна двома способами:

1) вручити працівникові повідомлення про дату початку відпустки. Форму повідомлення підприємство розробляє самостійно. Переконайтеся, що працівник на вашому варіанті повідомлення поставив свій підпис;

2) ознайомити працівника під підпис з наказом про надання йому відпустки. Але пам’ятаєте: щоб дотриматися строку повідомлення, такий наказ має бути виданий як мінімум за 2 тижні до дати відпустки.

А якщо…

Що загрожує роботодавцеві / його посадовим особам за відсутність графіка і повідомлень про відпустки?

Відповідальність роботодавців за ці порушення з’явилася з 01.01.2015 р. в ст. 265 КЗпП. Представники Держпраці кваліфікують їх як «порушення інших вимог трудового законодавства» і накладають штраф у розмірі однієї мінзарплати на підставі абз. 8 ч. 2 ст. 265 КЗпП.

Зверніть увагу: розмір цього штрафу не залежить від кількості працівників, стосовно яких здійснено правопорушення. Крім того, його застосовують до загальної маси порушень, що кваліфікуються як «порушення інших вимог трудового законодавства», а не до кожного правопорушення окремо .

Див. лист Держслужби з питань праці від 25.01.2017 р. № 828/4.3/4.1-ДП- 17.

Зверніть увагу! Штрафи за ст. 265 КЗпП не належать до адмінгоспсанкцій і на них не поширюються обмежувальні строки зі ст. 250 ГКУ (6 місяців із дня виявлення порушення, але не пізніше за 1 рік з дня його здійснення).

Відповідно, щоб уникнути претензій перевіряючих, про минулі роки теж «потрібно подумати» .

Але не поспішайте засмучуватися і «строчити» графіки відпусток на всі попередні роки життя вашого підприємства.

У листі від 04.01.2017 р. № 57/4.1/4.1-ДП- 17 Держпраці абсолютно справедливо говорить про те, що штрафні санкції за ст. 265 КЗпП застосовуються за правопорушення, здійснені після 01.01.2015 р., а також за ті, що були здійснені до 01.01.2015 р., але є триваючими.

Застосуємо це роз’яснення до графіків відпусток і повідомлень про початок відпустки.

Розпочнемо з періодів до 01.01.2015 р. Тут важливо з’ясувати, чи є відсутність графіків відпусток і повідомлень триваючим правопорушенням. А для цього трохи заглибимося в теорію.

Визначення терміна «триваюче правопорушення» у чинному законодавстві немає. Ґрунтуючись на теорії права, свою позицію із цього питання неодноразово висловлював Мін’юст (див. листи від 01.12.2003 р. № 22-34-1465 і від 02.08.2013 р. № 6802-0-4-13/11). Так, триваючим вважається проступок, пов’язаний з тривалим, безперервним невиконанням обов’язків, передбачених правовою нормою, який припиняється або виконанням регламентованих обов’язків, або притягненням винної особи до відповідальності.

Триваюче правопорушення характеризується тим, що особа, що вчинила певні дії або бездіяльність, надалі знаходиться в стані безперервного продовження цих дій (бездіяльності).

Ці дії безперервно порушують закон упродовж якогось часу.

Тепер під цим кутом подивимося на відсутність графіка відпусток. Він цілком вписується в триваюче правопорушення, але тільки впродовж того року, на який мав бути складений графік. Пояснимо. Складати графік відпусток підприємство повинне на кожен календарний рік. Якщо графіка на певний рік немає, то впродовж усього такого року воно знаходиться в стані здійснення правопорушення.

Але ось після закінчення року, вважаємо, можна говорити про те, що правопорушення припинилося, оскільки наступного року складається вже інший графік, а попередній втрачає свою актуальність.

Що стосується неповідомлення працівника, то, вважаємо, триває це порушення взагалі лише до того моменту, поки працівник не піде у відпустку.

Таким чином, у принципі, можна говорити про те, що за періоди до 01.01.2015 р. штрафувати за ст. 265 КЗпП за відсутність графіків відпусток і повідомлень працівників про дату початку відпустки перевіряючі не повинні.

А ось за відсутність графіків відпусток на 2015 — 2017 роки і повідомлень про початок відпусток, що припадають на ці роки, можна отримати штраф. Протиставити щось перевіряючим буде досить складно.

Притягнути сьогодні до відповідальності за ст. 265 КЗпП може безпосередньо Держпраці.

Тепер про адмінвідповідальність за ч. 1 ст. 41 КпАП. Відсутність графіка відпусток і повідомлень може загрожувати посадовим особам роботодавців і підприємцеві-роботодавцеві адмінштрафом у розмірі від 510 до 1700 грн. У разі повторного здійснення такого ж порушення впродовж року або його здійснення стосовно неповнолітнього, вагітної жінки, одинокого батька, матері або особи, яка їх замінює і виховує дитину віком до 14 років або дитину-інваліда, штраф істотно зростає і може складати від 1700 до 5100 грн.

Протоколи про адміністративне правопорушення сьогодні складають уповноважені посадові особи Держпраці і передають їх на розгляд у районні, районні в місті, міські або міськрайонні суди, які і накладають адмінстягнення.

Важливий момент: адмінстягнення в даному випадку може бути накладене не пізніше ніж через 3 місяці з дня здійснення правопорушення, а при триваючому правопорушенні — не пізніше ніж через 3 місяці з дня його виявлення ( ст. 38 КпАП).

Як ми вже говорили, після закінчення року відсутність графіка відпусток можна вважати правопорушенням, що припинилося. Стосовно повідомлення все ще «швидше». А це означає, що 3-місячний термін починає минати після закінчення року, а за повідомленнями — після виходу працівника у відпустку.

Наприклад, якщо у 2016 році ви не складали графік відпусток, то почати провадження з накладення адмінштрафу за порушення на винну особу можуть лише до 1 квітня 2017 року.

Строк пропущений? Тоді можна сказати, що «пронесло». Але, знову-таки, немає 100 % гарантій, що з таким підходом погодяться перевіряючі і суди.

Плюс знову ж таки говоримо лише про адмінштраф.
Для того, чтоб распечатать текст необходимо авторизоваться или зарегистрироваться