Форма № 1ДФ: відповідаємо на ваші запитання

Щоб виправити помилку, підприємству в цій ситуації слід передусім донарахувати ПДФО і ВЗ за II квартал 2017 року. З ЄСВ у цьому випадку жодних проблем немає, оскільки на орендні виплати ЄСВ не нараховується.

При цьому потрібно пам’ятати: у разі, коли податковий агент до або під час виплати доходу на користь фізособи не здійснює нарахування, утримання або сплати (перерахування) податку, відповідальність за погашення суми податкового зобов’язання або податкового боргу, що виникає внаслідок таких дій, покладається на такого податкового агента. Фізособа — одержувач таких доходів звільняється від обов’язків погашення такої суми податкових зобов’язань або податкового боргу (п. 127.1 ПКУ).

Сума виплаченої фізособі орендної плати є чистою сумою доходу, отриманого на руки. Тому суму нарахованого доходу необхідно розрахувати за допомогою коефіцієнта, який для ставок ПДФО 18 % і військового збору 1,5 % складе 1,242236 (100 : (100 - 18 - 1,5)).

Механізм виправлення помилок у Податковому розрахунку за ф. № 1ДФ прописаний у розд. IV Порядку № 4*. В описаній ситуації потрібно подати уточнюючий Податковий розрахунок за ф. № 1ДФ за II квартал 2017 року. Заповнюють його таким чином:

* Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, затверджений наказом Мінфіну від 13.01.2015 р. № 4.

— у заголовній частині ставлять відмітку «Х» у полі «Уточнюючий»;

— у табличній частині розділу I вилучають помилкову інформацію, яка була відображена в раніше поданому Податковому розрахунку. Для цього повністю повторюємо всі графи рядка, в якому допущена помилка, а в графі 9 зазначаємо цифру «1» — рядок на виключення;

— також у табличній частині розділу I вносимо правильну інформацію. Для введення рядка з правильними даними повністю заповнюємо всі графи і в графі 9 зазначаємо «0» — рядок на введення;

— у табличній частині розділу II за рядком «Військовий збір — виключення****» повторюємо всі графи помилкового рядка, а потім у рядку «Військовий збір» відображаємо правильну інформацію.

У цій ситуації підприємство допустило декілька помилок: дохід звичайної фізособи від оренди нерухомості відображають у ф. № 1ДФ з ознакою «106», а із суми такого доходу потрібно було утримати ПДФО і військовий збір.

Тепер виправляємося. Враховуючи, що дохід за оренду нерухомості вже виплачений, підприємству необхідно донарахувати і за рахунок своїх коштів сплатити ПДФО і ВЗ. Оскільки сума виплаченого фізичній особі доходу (12000 грн.) — це «чиста» сума, отримана на руки, то розмір оподатковуваного доходу складе: 12000 грн. х 1,242236 = 14906,83 грн.

Сума ПДФО, яка має бути перерахована підприємством до бюджету: 14906,83 грн. х 18 % = 2683,23 грн. Сума ВЗ: 14906,83 грн. х 1,5 % = 223,60 грн.

Суму податків віднесіть до інших операційних витрат записом Дт 949 «Інші витрати операційної діяльності» — Кт 641/ПДФО, 642/військовий збір.

Також у цьому випадку має бути сплачена пеня — оскільки помилка «стара» (пройшло більше 90 днів). Вона повинна нараховуватися лише з 91-го календарного дня (граничного строку сплати податкового зобов’язання, що йде за останнім днем) — за кожен календарний день, включаючи день погашення, з розрахунку 100 % річних облікової ставки НБУ, що діє на кожен такий день.

Пеню при цьому формально повинні розраховувати самі податківці**.

** Подробиці знайдете в статті «Пеняй на себе»: про стягнення податкової пені» (журнал «Бухгалтер 911», 2017, № 21).

Щодо штрафів ситуація вкрай заплутана. Як уявляється, в цьому випадку підприємству безпечніше сплатити 3 %-й самоштраф від недоплати і з ПДФО, і з ВЗ.

При цьому, очевидно, податківці в будь-якому разі застосують штраф у 510 грн. (за повторне порушення протягом року — 1020 грн.), що накладається за подання ф. № 1ДФ з недостовірними відомостями (помилками), які призвели до заниження податкових зобов’язань.

Помилки виявлено в червні 2018 року, тому виправимо їх через уточнюючу ф. 1ДФ за II квартал 2017 року.

Суму заборгованості з ПДФО і ВЗ, погашену в II кварталі 2018 року, не забудьте зазначити в графі 4 розділу I і в графі «Загальна сума утриманого податку, збору (грн., коп.) перерахованого» розділу II Податкового розрахунку за ф. № 1ДФ за II квартал 2018 року.

Щоб відповісти на це запитання, звернемося до Порядку № 557***, а саме до п. 15 розд. II цього документа. У ньому сказано: якщо автором надіслано до контролюючого органу кілька екземплярів одного електронного документа, оригіналом вважається електронний документ, надісланий останнім до закінчення граничного строку, встановленого законодавством для подання такого документа, за умови, що його було сформовано правильно та прийнято (зареєстровано), про що авторові прийшла друга квитанція про прийняття звітності.

*** Порядок обміну електронними документами з контролюючими органами, затверджений наказом Мінфіну від 06.06.2017 р. № 557.

Тобто виходить, що у разі, коли податковий агент відправляє в електронному вигляді Податковий розрахунок за ф. № 1ДФ з однією і тією ж порцією, задвоєння показників не відбувається. Незважаючи на те, що в підприємства є в наявності по дві перші і другі квитанції про прийняття звіту, податківці провели тільки останній звіт, поданий у межах установлених строків.

Подавши «Звітний новий» Податковий розрахунок з проставлянням відмітки «1» у графі 9 за всіма рядками, підприємство фактично видалило всі показники з раніше поданого розрахунку зі статусом «звітний». Тому і виявилося, що у співробітника підприємства відсутні доходи за IV квартал 2017 року.

Щоб виправити ситуацію, підприємству потрібно подати уточнюючий Податковий розрахунок за ф. № 1ДФ за IV квартал 2017 року з проставлянням за всіма рядками в графі 9 відміток «0» — рядка на введення.

При цьому штрафу за п. 119.2 ПКУ не уникнути .

Порядок № 4 не містить пояснень про заповнення цього реквізиту. Тому звернемося до роз’яснень податківців, наведених у ЗІР.

Якщо протягом звітного кварталу кількість працівників змінювалася у зв’язку з їх прийняттям і звільненням, то в реквізиті відображають максимальну кількість працівників, які фактично працювали за трудовими договорами протягом звітного кварталу. Див. консультацію в категорії 103.25 ЗІР (у ній же наведений приклад розрахунку).

Для самоперевірки: кількість осіб у реквізиті «Працювало за трудовими договорами (контрактами)» повинна відповідати кількості осіб, яким нарахований дохід з ознакою «101».

У нашому випадку потрібно поставити «11».

Можна з упевненістю стверджувати, що про фінансові санкції за п. 119.2 ПКУ чули всі бухгалтери. Цим пунктом передбачено штраф у розмірі 510 грн. за ряд порушень, пов’язаних з Податковим розрахунком за ф. № 1ДФ, зокрема, за подання Податкового розрахунку з порушенням установлених строків.

Причому, згідно з роз’ясненнями, наведеними в категорії 103.26 ЗІР, штраф у 510 грн. застосовується до загальної чисельності порушень, зазначених у п. 119.2 ПКУ і виявлених у ході перевірки, а не до кожного окремо.

Якщо ж до платника податків уже застосовувався штраф за п. 119.2 ПКУ і протягом року від дати виписування податкового повідомлення-рішення він знову допускає одне з порушень, перелічених у цьому пункті, то розмір штрафу зростає до 1020 грн.

Що стосується граничних строків застосування штрафних (фінансових) санкцій до платників податків, то згідно зі ст. 114 ПКУ вони відповідають строкам давності для нарахування податкових зобов’язань, визначеним ст. 102 ПКУ. У п. 102.1 ПКУ йдеться про два моменти початку відліку граничного 1095-денного строку для застосування податкових штрафів:

1) останній день граничного строку подання декларації, а якщо декларація була подана пізніше — день її фактичного подання;

2) останній день граничного строку сплати платником грошових зобов’язань, нарахованих контролюючим органом.

Таким чином, у випадку з несвоєчасним поданням Податкового розрахунку за ф. № 1ДФ штраф може бути накладений не пізніше за закінчення 1095 дня, що йде за фактичним днем подання цього звіту.

Податковий розрахунок за ф. № 1ДФ подається юридичними особами в орган ДФС за своїм місцезнаходженням (п. 2.3 Порядку № 4).

Подання копій цього звіту передбачене тільки в разі наявності відокремлених підрозділів, не уповноважених нараховувати, утримувати і сплачувати (перераховувати) податок до бюджету. У цьому випадку Податковий розрахунок за ф. № 1ДФ підприємство подає у вигляді окремої порції за такий підрозділ за своїм місцезнаходженням і направляє копію такого розрахунку в орган ДФС за місцезнаходженням відокремленого підрозділу (п.п. «б» п. 176.2 ПКУ, п. 2.6 Порядку № 4).

У нашій ситуації підприємство помилково направило копії Податкового розрахунку за ф. № 1ДФ до основної податкової за своїм місцезнаходженням.

Як зазначають податківці у відповіді на подібне запитання, подання Податкового розрахунку за ф. № 1ДФ у вигляді копій чинним законодавством не передбачено. Інформація з копій Податкового розрахунку не формується і не враховується в Держреєстрі фізичних осіб — платників податків та інших обов’язкових платежів (див. «Вісник. Право знати все про податки і збори», 2016, № 8, с. 15). Тобто фактично подання копії ф. № 1ДФ за основним місцем обліку підприємства = ненаданню звіту.

Тому в цьому випадку підприємству потрібно наново подати в орган ДФС за своїм місцезнаходженням Податкові розрахунки за ф. № 1ДФ за I, II і III квартали 2017 року зі статусом «звітний».

Що стосується штрафу, то самі податківці визнають: у разі виявлення в ході перевірки декількох порушень, зазначених у п. 119.2 ПКУ, штраф у розмірі 510 грн. застосовується до загальної кількості порушень, а не за кожне порушення окремо (див. категорію 103.26 ЗІР).

У тій же категорії 103.26 ЗІР є роз’яснення, де чітко сказано: до податкового агента, який одночасно подає два або більше несвоєчасно поданих Податкових розрахунків за ф. № 1ДФ, застосовується штраф у розмірі 510 грн. І хоча це роз’яснення з 19.02.2018 р. переведене в статус недіючих у зв’язку з втратою актуальності, вважаємо, що такий підхід повинен діяти і зараз. Адже в законодавстві із цього приводу нічого не змінилося.

Тобто у разі якщо підприємство одночасно подасть оригінали Податкових розрахунків за ф. № 1ДФ за I, II і III квартали 2017 року до органів ДФС за своїм місцезнаходженням, до нього має бути застосований один штраф у сумі 510 грн.