Гарний працівник — ситий працівник, або Облік та оподаткування безкоштовного харчування

Оформлення

Варіант з доставкою готових обідів на територію підприємства більше підходить підприємствам з невеликою чисельністю співробітників. Нині існує безліч фірм і підприємців, які займаються приготуванням обідів і їх доставкою клієнтам. Підприємство оплачує доставку обідів (і самі обіди, зрозуміло) на робочі місця або до спеціальної кімнати, обладнаної для відпочинку і харчування.

Чинне законодавство не регламентує порядок видачі й обліку безкоштовного харчування. Тому тут можливі варіанти. Наприклад, можна закріпити пільгу у вигляді надання працівникам безкоштовного харчування в колективному договорі або в трудових договорах, укладених з працівниками. Причому зробити це можна в розділах «Оплата праці», «Соціальне забезпечення» тощо.

Також можна оформити Положення про харчування працівників або видати окремий наказ (розпорядження) керівника підприємства.

Який би варіант ви не обрали, обов’язково визначте:

— коло працівників, яким надається безкоштовне харчування (усі співробітники або тільки ті, хто задіяний на певних роботах);

— місце отримання харчування (наприклад, на робочих місцях, у кімнаті для відпочинку і харчування або в їдальні (буфеті) підприємства);

— форму оплати харчування працівниками (повністю безкоштовно чи з частковою оплатою);

— порядок розрахунку щоденної потреби в харчуванні (наприклад, виходячи з кількості працюючих без урахування тимчасово відсутніх — що перебувають у відпустках, на лікарняному, у відрядженнях тощо);

— порядок замовлення харчування (наприклад, бригадири щодня до 9 години ранку передають дані про кількість працівників відповідальній особі, яка здійснює замовлення обідів);

— порядок обліку харчування, отриманого працівниками (складання відомостей);

— строки і порядок розрахунків із закладом ресторанного господарства, яке доставляє обіди співробітникам, тощо.

ПДФО і військовий збір

Тут на перший план виходить персоніфікація. Тобто ведення або неведення персоніфікованого обліку того, хто і на яку суму пообідав за місяць. Від цього залежить, чи сплачуватимуться ПДФО, військовий збір і ЄСВ.

Витрати на харчування не персоніфіковані. Наприклад, харчування організовується у вигляді фуршету або за системою «шведський стіл», при якій працівники отримують можливість самообслуговування, а роботодавець не контролює кількість спожитої кожним працівником їжі та її вартість. Оскільки в такому разі дохід не може бути персоніфікований, вартість харчування не розглядається як об’єкт оподаткування ПДФО. Підтверджують це й податківці (див. листи ДФСУ від 22.03.2017 р. № 5683/6/99-99-13-02-03-15, від 23.11.2016 р. № 25307/6/99-99-13-02-03-15).

Персоніфікований дохід. Інакше йдуть справи, якщо працівники отримують страви за відомістю, до якої за кожною особою вноситься вартість цих страв. У цьому випадку витрати на харчування будуть, звісно ж, персоніфіковані. Як наслідок — вартість безкоштовного харчування буде для працівника оподатковуваним доходом.

Яким? А ось це вже залежатиме від варіанта оформлення харчування.

Варіант 1. У розділі «Оплата праці» колективного договору або трудового договору з кожним співробітником прописано, що підприємство надає найманим працівникам безкоштовні обіди в обмін на виконувані ними трудові функції. Таким чином, вартість наданих обідів прирівнюється до зарплати (п.п. 2.3.4 Інструкції № 5*).

* Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5.

З нарахованої суми доходу за загальним правилом утримуємо ПДФО за ставкою 18 %. Проте пам’ятаємо, що працівник отримує негрошовий дохід і базу оподаткування ПДФО слід визначати за допомогою «натурального» коефіцієнта.

Нараховану суму, що входить до складу зарплати, враховують для цілей застосування податкової соціальної пільги. У розділі I форми № 1ДФ вартість харчування-зарплати відображають з ознакою доходу «101».

Варіант 2. У колдоговорі (трудовому договорі, укладеному з працівником) «поживного» застереження немає або воно передбачене в інших розділах таких договорів (наприклад, у розділі «Соціальне забезпечення»), або харчування працівників оформлене наказом (розпорядженням) керівника.

У цьому випадку податківці пропонують для ПДФО-цілей подібну виплату відносити до доходу у вигляді додаткового блага (див. лист ДФСУ від 20.12.2016 р. № 27407/6/99-99-13-02-03-15). З нарахованої суми такого доходу (з урахуванням «натурального» коефіцієнта) утримують ПДФО за ставкою 18 %.

У розділі I ф. № 1ДФ вартість харчування — додаткового блага відображають з ознакою доходу «126».

Тепер про військовий збір. Податківці наполягають, що в разі виплати (надання) негрошового доходу військовий збір потрібно розраховувати від «чистої» вартості негрошової виплати, без застосування коефіцієнта (див. листи ДФСУ від 20.11.2015 р. № 24759/6/99-99-17-02-01-15, від 08.06.2016 р. № 12626/6/99-99-13-02-03-15, категорію 103.25 ЗІР).

Сума збору відображається в розділі II форми № 1ДФ за рядком «Військовий збір».

ЄСВ

Тут усе просто . Якщо відсутня можливість персоніфікувати дохід у вигляді вартості безкоштовно наданого харчування, то об’єкт оподаткування ЄСВ не виникає. Із цим згодні й податківці (див. лист ДФСУ від 22.03.2017 р. № 5683/6/99-99-13-02-03-15).

Якщо ж дохід персоніфікований, то, незалежно від того, як класифікована ця виплата для ПДФО-цілей (зарплата чи додаткове благо), для цілей ЄСВ вона завжди буде зарплатою і входити до бази нарахування ЄСВ.

Усе тому, що для визначення видів виплат, які належать до зарплати й оподатковуються ЄСВ, п.п. 5 п. 3 розд. IV Інструкції № 449** зобов’язує страхувальників використовувати Інструкцію № 5.

** Інструкція про порядок нарахування і сплати ЄСВ, затверджена наказом Мінфіну від 20.04.2015 р. № 449.

А п.п. 2.3.4 цієї Інструкції оплату або дотації на харчування працівників, у тому числі в їдальнях, буфетах, профілакторіях, відносить до інших заохочувальних і компенсаційних виплат, які входять до фонду оплати праці.

Податок на прибуток

Тут жодних особливостей. Будь-яких різниць для випадків безкоштовного надання харчування працівникам у ПКУ немає. І малодохідники, і високодохідники орієнтуються на бухоблік.

А в бухобліку придбані у закладі ресторанного господарства послуги з харчування працівників підприємство списує на витрати в періоді їх фактичного здійснення. При цьому такі витрати можуть потрапити до складу загальновиробничих, адміністративних витрат, витрат на збут або інших витрат операційної діяльності (дебет рахунків 91, 92, 93 або субрахунку 949 відповідно) залежно від того, працівники якого підрозділу забезпечуються безкоштовним харчуванням.

Доходи при безкоштовній передачі обідів працівникам у підприємства не виникають.

ПДВ

У разі придбання обідів у закладі ресторанного господарства з ПДВ і за наявності зареєстрованих податкових накладних підприємство включає суми «вхідного» ПДВ до складу податкового кредиту.

Водночас надання безкоштовних обідів працівникам підпадає під визначення постачання (пп. 14.1.185 і 14.1.191 ПКУ). Тому доведеться нарахувати податкові зобов’язання з ПДВ (п. 185.1 ПКУ). При цьому базу оподаткування визначають на підставі абз. 2 п. 188.1 ПКУ, тобто не нижче ціни придбання таких обідів.

Радує, що нараховувати додаткові «компенсуючі» податкові зобов’язання згідно з п.п. «г» п. 198.5 ПКУ податківці не вимагають (див. категорію 101.06 ЗІР).

Відобразимо ці операції в бухобліку підприємства.