Інвентаризуємо дебіторську та кредиторську заборгованість

Коли проводити інвентаризацію? Раз уже говоримо, що вже час, то обґрунтуємо свої рекомендації. Згідно з п. 10 розд. І Положення № 879¹ інвентаризація дебіторської та кредиторської заборгованостей проводиться перед складанням річної фінзвітності в період трьох місяців до дати балансу. Тобто «час» вже давно .

¹ Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 р. № 879.

Алгоритм проведення. Інвентаризація дебіторки та кредиторки полягає у звірці документів і записів у реєстрах обліку і перевірці обґрунтованості сум, відображених на відповідних рахунках. При цьому дебіторську та кредиторську заборгованості перевіряють щодо: (1) дотримання строку позовної давності; (2) обґрунтованості сум, які обліковуються на рахунках обліку розрахунків з покупцями, замовниками, постачальниками, підрядниками, одержаних і виданих векселів, одержаних позикових коштів, наданих кредитів (позик), з підзвітними особами, депонентами, іншими дебіторами та кредиторами.

У ході інвентаризації розрахунків шляхом документальної перевірки встановлюють:

— правильність розрахунків з банками, контролюючими органами, іншими підприємствами, а також зі структурними підрозділами підприємства, виділеними на окремі баланси;

— заборгованість підзвітних осіб. При інвентаризації такої заборгованості вам потрібно перевірити відповідність даних бухгалтерського обліку виданим авансам та відповідним звітам підзвітних осіб;

— правильність і обґрунтованість сум заборгованості за нестачами та крадіжками. Інвентаризація заборгованості за нестачами та втратами від псування цінностей полягає в перевірці причин, через які затримується розгляд матеріалів щодо виявленої нестачею та віднесення її на винних осіб або списання в установленому порядку;

— правильність і обґрунтованість сум дебіторської, кредиторської та депонентської заборгованостей, у тому числі суми кредиторської та депонентської заборгованостей, щодо яких строк позовної давності минув;

— реальність заборгованості працівникам з оплати праці.

Першим кроком при проведенні інвентаризації дебіторської заборгованості є передання виписок з аналітичних рахунків усім дебіторам про їх заборгованість. Найчастіше такі виписки мають форму актів звіряння розрахунків.

Уніфікована форма таких актів відсутня, у зв’язку з чим потрібно самим її «створити» . При цьому в такому документі обов’язково мають бути наявними: (1) найменування документа; (2) дата його складання; (3) найменування підприємства, від імені якого складено документ; (4) найменування контрагента, з яким проводиться звіряння розрахунків; (5) найменування, дата складання і номер документа, який слугує підставою для виникнення (погашення) заборгованості; (6) сума заборгованості за даними кредитора/дебітора; (7) сума заборгованості за даними іншої сторони; (8) розбіжності в сумі заборгованості між даними контрагентів.

Як приклад можете використовувати форму акта, затверджену додатком 1 до наказу Мінекономіки, Мінфіну, Держкомстату «Про інвентаризацію заборгованості за станом на 1 листопада 1998 року» від 10.11.98 р. № 148/234/383.

Дебітори, отримавши від вас виписку з аналітичних рахунків, повинні підтвердити заборгованість або заявити свої заперечення. Повернені ними виписки пред’являють інвентаризаційній комісії (або робочій інвентаризаційній комісії) для підтвердження реальності заборгованості.

² До підприємств воно відносить і представництва нерезидентів.

У результаті проведення звіряння розрахунків на рахунках бухобліку повинні відображатися лише підтверджені (погоджені з дебіторами) суми.

Тільки в тому випадку, якщо до кінця звітного періоду розбіжності між кредитором і дебітором не вдалося усунути або вони так і залишилися невиявленими, розрахунки з дебіторами і кредиторами кожної зі сторін потрібно відображати в сумах, що випливають із записів у бухобліку, які визнаються нею правильними.

«Зворотний бік медалі» (адже якщо для когось заборгованість є дебіторською, то для іншої сторони вона — кредиторська): приводом для інвентаризації кредиторської заборгованості слугують отримані від кредиторів виписки з аналітичних рахунків із заборгованості.

З огляду на те, що в різних контрагентів можуть бути встановлені різні строки проведення інвентаризації дебіторської заборгованості, фактично отримувати такі виписки (акти звіряння) ви можете протягом тих-таки 3 місяців до дати балансу. Не дуже практично, погодьтеся…

Але є вихід із цієї ситуації. Необхідно встановити конкретну дату, до якої мають бути отримані виписки (акти звіряння) від кредиторів. Якщо станом на цю дату відповідний документ так і не був вами отриманий, має сенс брати «бика за роги» і самим направляти кредиторам виписки з аналітичних рахунків кредиторської заборгованості. Знову-таки, отриманий назад документ слугуватиме підтвердженням (або спростуванням) відображеної заборгованості.

Контрагент являє собою в одній особі і кредитора, і дебітора? У такому разі в направленій йому виписці відобразіть окремо суму кредиторської, а окремо дебіторської заборгованості. Якщо, звичайно, такий контрагент не випередить вас.

³ Окрім випадків, передбачених відповідними П(С)БО.

Оформляємо результати інвентаризації. Згідно з п. 7.1 розд. ІІІ Положення № 879 інвентаризацію дебіторської та кредиторської заборгованостей ви повинні оформити актом інвентаризації.

У такому акті на виконання п. 7.5 розд. ІІІ цього Положення ви повинні зазначити:

— найменування проінвентаризованих субрахунків;

— суми виявленої неузгодженої дебіторської та кредиторської заборгованостей;

— суми безнадійних боргів і кредиторської та дебіторської заборгованостей, щодо яких минув строк позовної давності.

І знову-таки, універсальної форми акта в природі не існує. Тому ви можете як розробити її самостійно (включивши туди всі обов’язкові реквізити первинних документів і дані, розкриття яких вимагає Положення № 879), так і скористатися однією з таких форм:

— затвердженим наказом № 572⁴ актом інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами (незважаючи на те, що цей наказ затверджений для бюджетників, він може використовуватися й іншими юридичними особами).

⁴ Наказ Мінфіну «Про затвердження типових форм для відображення бюджетними установами результатів інвентаризації» від 17.06.2015 р. № 572.

До цього акта повинна додаватися довідка про дебіторську і кредиторську заборгованість, щодо яких строк позовної давності минув. При цьому підійде форма, затверджена тим-таки наказом № 572 (що є додатком до акта інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами);

— затвердженим постановою № 241⁵ актом розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами та кредиторами (форма № инв-17). Якщо зробили вибір на користь цього акта, то й довідку до акта потрібно брати затверджену додатком до форми № инв-17.

⁵ Постанова Держкомстату СРСР «Про затвердження форм первинної облікової документації для підприємств та організацій» від 28.12.89 р. № 241.

Окрім зазначених «основних» актів (і довідок до них) у разі потреби вам можуть знадобитися також:

— акт інвентаризації кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув і яка планується до списання. Форму такого документа також можна запозичити в «бюджетному» наказі № 572;

— акт інвентаризації розрахунків щодо відшкодування матеріальних збитків. У такому акті п. 7.5 розд. ІІІ Положення № 879 зобов’язує зазначати:

— прізвище боржника;

— за що і коли виник борг;

— дату прийняття судового рішення або рішення іншого органу (чи добровільної згоди боржника) про відшкодування суми матеріальної шкоди.

Якщо ж таке рішення ще не прийняте, то в акті зазначають (а) дату пред’явленого підприємством позову і (б) суму заборгованості на дату інвентаризації.