Інвентаризуємо основні засоби. Частина 1. Процедурні моменти
Що зі строками? Розпочнемо з того, що інвентаризувати основні засоби (далі — ОЗ), як і інші матеріальні активи, п. 10 розд. І Положення № 879* зобов’язує в період трьох місяців до дати складання річної фінансової звітності. Тобто у вашому розпорядженні залишилося трохи більше місяця (якщо, звісно, ви ще не впоралися із цим кропітким завданням).
Але немає правила без винятку. Автомобілі, морські та річкові судна, які відбудуть у тривалі рейси, інші матцінності (з числа ОЗ), які на дату інвентаризації будуть знаходитися поза підприємством, потрібно проінвентаризувати до їх тимчасового вибуття з підприємства.
Також є деякі нюанси щодо періодичності проведення річної інвентаризації окремих видів ОЗ. Так, інвентаризацію земельних ділянок, будівель, споруд та інших нерухомих об’єктів можна проводити один раз на 3 роки.
Інвентаризувати інструменти, прилади, інвентар (меблі) можна за рішенням керівника підприємства щорічно в обсязі не менше 30 % усіх зазначених об’єктів.
При цьому протягом трьох років обов’язково мають бути охоплені інвентаризацією всі інструменти, прилади, інвентар (меблі).
Інвентаризація бібліотечних фондів за рішенням керівника підприємства за встановленим ним графіком може проводитися протягом року.
Що інвентаризуємо? Давайте відразу домовимося, що під ОЗ у межах наших статей ми матимемо на увазі весь перелік об’єктів, наведений у п. 5 П(С)БО 7. А це не лише власне ОЗ (що обліковуються на однойменному рахунку 10), а й інші необоротні матеріальні активи (що обліковуються на співзвучному рахунку 11). Показовим представником цієї групи є малоцінні необоротні матеріальні активи (субрахунок 112).
Для спрощення обидві ці групи далі узагальнено йменуватимемо ОЗ. Тим паче, що й порядок їх інвентаризації, встановлений Положенням № 879, для них один і той же.
Завдання інвентаризації. Інвентаризація ОЗ має такі цілі: (1) перевірка фактичної наявності ОЗ; (2) встановлення надлишку або недостачі ОЗ шляхом зіставлення фактичної їх наявності з даними бухобліку; (3) виявлення активів, що не відповідають критеріям визнання активами; (4) перевірка дотримання правил утримання й експлуатації ОЗ; (5) виявлення активів, не використовуваних підприємством; (6) перевірка реальної вартості ОЗ, що значаться на балансі (для вирішення питання про необхідність проведення їх переоцінки).
Інвентаризація крок за кроком. Тепер давайте перейдемо до справи 
.
До початку інвентаризації перевіряють:
— наявність і стан регістрів аналітичного обліку ОЗ (інвентарних карток, інвентарних книг або описів);
— наявність і стан техпаспортів та іншої технічної документації на ОЗ;
— наявність документів на ОЗ, що здані чи прийняті підприємством в оренду, на зберігання, у тимчасове користування;
— наявність документів на об’єкти ОЗ, переведені на консервацію або виведені з експлуатації у зв’язку з реконструкцією, технічним переозброєнням та іншими поліпшеннями.
Виявили розбіжності або неточності в бухобліку або технічній документації? Внесіть відповідні виправлення й уточнення.
Перед початком інвентаризації матеріально відповідальні особи надають в інвентаризаційному описі розписки на підтвердження того, що всі прибуткові та видаткові документи на ОЗ здані до бухгалтерії, прийняті об’єкти оприбутковані, а ті, що вибули, списані на витрати.
Така розписка включена до заголовної частини як форми № инв-1 «Інвентаризаційний опис основних засобів»**, так і форми «бюджетного» Інвентаризаційного опису необоротних активів***.
** Форма якої затверджена постановою Держкомстату СРСР «Про затвердження форм первинної облікової документації для підприємств і організацій» від 28.12.89 р. № 241 (далі — постанова № 241).
*** Затвердженою наказом «Про затвердження типових форм для відображення бюджетними установами результатів інвентаризації» від 17.06.2015 р. № 572 (далі — наказ № 572).
Інвентаризаційна комісія**** згідно з п. 1.7 розд. ІІІ Положення № 879 повинна перевірити правильність присвоєння об’єктам ОЗ інвентаризаційних номерів.
**** Або робоча інвентаризаційна комісія. У яких випадках створюють такі комісії, ви могли прочитати в статті «Організаційні моменти річної інвентаризації» в журналі «Бухгалтер 911», 2018, № 46.
Мають місце особливості проведення інвентаризації об’єктів залежно від їх виду. Так, під час інвентаризації машин, обладнання та транспортних засобів перевіряють заводські номери кузова, двигуна, шасі тощо. А при проведенні інвентаризації земельних ділянок, будівель, споруд, іншої нерухомості, водоймищ та інших об’єктів природних ресурсів перевіряють наявність документів, що підтверджують право власності підприємства на ці об’єкти.
Під час проведення інвентаризації комісія може виявити придатні для використання об’єкти ОЗ, залишкова вартість яких дорівнює нулю. У такому разі на виконання п. 1.4 розд. ІІІ Положення № 879 вона повинна передати відповідні матеріали керівнику підприємства.
Після закінчення інвентаризації матеріально відповідальні особи надають розписку, в якій підтверджують, що перевірка ОЗ відбулася в їх присутності, у зв’язку з чим претензій до членів комісії вони не мають, і що цінності, перелічені в описі, перебувають на відповідальному зберіганні таких осіб.
Відповідні застереження знову-таки включені як до Інвентаризаційного опису основних засобів за формою № инв-1, так і до «бюджетного» Інвентаризаційного опису необоротних активів.
Далі пропонуємо вам перейти до документального оформлення результатів інвентаризації.
Інвентаризаційний опис. Ми вже неодноразово згадували, що такі описи можуть бути складені як за формою № инв-1, так і за формою, затвердженою наказом № 572 (ср. ). Але це ще не весь перелік. Ви також можете самостійно розробити форму відповідного опису, включивши до неї всі необхідні обов’язкові реквізити первинного документа, передбачені ст. 9 Закону про бухоблік.
Інвентаризаційний опис згідно з п. 1.2 розд. ІІІ Положення № 879 складають за об’єктами ОЗ або групами й окремо за кожною матеріально відповідальною особою.
В інвентаризаційному описі об’єкти ОЗ зазначають за найменуваннями відповідно до їх основного призначення. Крім того, в описі зазначають: (1) інвентарний номер; (2) виготовлювача; (3) заводський номер (за наявності); (4) рік випуску; (5) первісну (переоцінену) вартість; (6) суму зносу; (7) строк корисного використання та (8) інші відомості.
Відрізняється порядок заповнення інвентаризаційного опису й залежно від виду ОЗ, які в ньому відображені. Розглянемо ці особливості.
Характерні відмінності заповнення опису для різних видів об’єктів
|
Вид ОЗ |
Як відображати в інвентаризаційному описі |
|
Однотипні за технічними характеристиками, призначенням та умовами використання, однакової вартості об’єкти ОЗ, що надійшли одночасно на підприємство та щодо яких ведеться груповий облік |
Наводити за найменуванням із зазначенням кількості цих об’єктів |
|
Об’єкти, що пройшли відновлення, реконструкцію, розширення або переобладнання, внаслідок чого змінилося їх основне призначення |
Вносити під найменуванням, що відповідає новому основному призначенню |
|
Багаторічні насадження |
Вносити за культурами, ботанічними сортами із зазначенням року закладки, площі, кількості дерев або кущів, за категоріями та їх балансовою вартістю |
|
Іригаційні та меліоративні споруди |
Записувати за видом і родом споруд із зазначенням їх розмірів, року спорудження, балансової вартості та інших відомостей, що характеризують їх призначення і стан |
|
Об’єкти, що не знаходяться на обліку, та об’єкти, дані про які відсутні в обліку |
Вносити відомості, яких не вистачає, про них і технічні показники таких об’єктів*. Оцінка виявлених об’єктів проводиться за справедливою вартістю |
|
ОЗ, що ремонтуються на інших підприємствах |
Вносити на підставі документів про передачу об’єктів у ремонт |
|
ОЗ, які не придатні до експлуатації і не підлягають відновленню |
Зазначати в окремому інвентаризаційному описі час введення в експлуатацію та причини, що довели ці об’єкти до стану непридатності |
|
Малоцінні необоротні матеріальні активи, видані в індивідуальне користування працівників |
Зазначати відповідальних за ці предмети осіб (на яких ведуться особові картки) з їх розпискою в інвентаризаційному описі. При цьому допускається складання групових інвентаризаційних описів |
|
Білизна, постільні речі, одяг та взуття одного найменування, близькі за розмірами, якостями матеріалом і ціною |
Вносити в опис сумарно, із зазначенням кількості цих предметів та їх номенклатурних номерів |
|
Предмети спецодягу і столової білизни, відправлені у прання та ремонт |
Вносити на підставі відомостей-накладних або квитанцій надавача послуг |
|
Бібліотечні фонди |
Оформляти груповими інвентаризаційними описами |
|
* Наприклад, про будівлі дані до інвентаризаційного опису вносять так: зазначають їх призначення, основні матеріали, з яких вони побудовані, об’єм (зовнішній чи внутрішній обмір), площу (загальну корисну площу), число поверхів, підвалів, напівпідвалів, рік побудови тощо. |
|
Виявили під час інвентаризації невідображення виконаних робіт капітального характеру (добудова поверхів, прибудова нових приміщень тощо) або часткової ліквідації будівель і споруд (знесення окремих конструктивних елементів)? У такому разі в бухобліку потрібно визначити суму збільшення або зменшення балансової вартості об’єкта, а в інвентарному описі відобразити дані про проведені зміни.
Під час інвентаризації робоча комісія дає оцінку фактичного стану об’єктів ОЗ. Так, вона може рекомендувати: (1) перевести такі об’єкти до складу інших активів (товарно-матеріальних цінностей або МНМА); (2) зробити їх переоцінку або (3) списати з балансу (якщо об’єкти не відповідають критеріям визнання активом).
Усі висновки та пропозиції робоча комісія фіксує у протоколі, який передає на розгляд інвентаризаційній комісії.
Звіряльна відомість. Виявлені недостачі та надлишки ОЗ відображають у звіряльній відомості. Такий документ складають уже в бухгалтерії на підставі отриманих інвентаризаційних описів.
Для цього можна використовувати форму № инв-18, затверджену постановою № 241; Звіряльну відомість результатів інвентаризації необоротних активів для бюджетників, затверджену наказом № 572, або самостійно розроблену форму.
Така відомість слугує для відображення в обліку результатів інвентаризації (недостач або надлишків), про які поговоримо в наступній статті номера.
Блоги 
