Організаційні моменти річної інвентаризації

Щоб правильно провести інвентаризацію, слід керуватися Положенням № 879*. Тому перед тим, як проводити інвентаризацію, слід простудіювати цей нормативний документ.

* Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 р. № 879.

Обов’язковий характер. Річну інвентаризацію (перед складанням річної фінансової звітності) зобов’язані проводити всі юридичні особи незалежно від організаційно-правової форми і форми власності (ч. 1 ст. 10 Закону про бухоблік і п. 7 розд. І Положення № 879).

А ось підприємці, оскільки вони бухобліку не ведуть і фінзвітність не складають, можуть інвентаризацію не проводити (для них вона не обов’язкова).

Що інвентаризують під час річної інвентаризації? Перед складанням річної фінзвітності проводять суцільну інвентаризацію (п. 6 та 7 розд. І Положення № 879). Такою інвентаризацією охоплюють усі види активів і зобов’язань підприємства. При цьому в ході інвентаризації перевіряють:

— як власне майно підприємства незалежно від його місцезнаходження, у тому числі предмети, передані в прокат, оренду, що перебувають на реконструкції, модернізації, консервації, в ремонті, запасі або резерві;

— так і майно, яке не належить підприємству, але тимчасово перебуває в його користуванні, розпорядженні або на зберіганні (об’єкти оперативної оренди ОЗ, ТМЦ на відповідальному зберіганні, переробці, комісії або монтажі).

При цьому зазначимо, що для деяких активів інвентаризація може проводитися не щороку. Наприклад, інвентаризація земельних ділянок, будівель, споруд та інших нерухомих об’єктів може проводитися один раз на три роки (окрім нерухомого майна держпідприємств) (п. 10 розд. I Положення № 879).

За рішенням керівника підприємства інвентаризацію інструментів, приладів, інвентарю (меблів) можна проводити щорічно в обсязі не менше 30 % усіх зазначених об’єктів з обов’язковим охопленням інвентаризацією всіх цих об’єктів протягом 3 років.

Строки. Річна інвентаризація (перед складанням річної фінзвітності) проводиться до дати балансу, тобто до 31 грудня звітного року.

Причому для більшості активів/зобов’язань п. 10 розд. I Положення № 879 установлює, що їх інвентаризація може проводитися не раніше ніж за 3 місяці до дати балансу (тобто на раніше 1 жовтня звітного року). Виняток становлять незавершені капітальні інвестиції, незавершене виробництво, напівфабрикати, фінансові інвестиції, грошові кошти, кошти цільового фінансування і розрахунки з бюджетом. Стан цих об’єктів слід перевіряти не раніше ніж за два місяці до складання річної фінзвітності (тобто не раніше 1 листопада звітного року).

Хто? Безпосередніми виконавцями інвентаризації є інвентаризаційні комісії. Вона створюється розпорядчим документом керівника підприємства. Орієнтовний склад такої комісії наведений у п. 1 розд. ІІ Положення № 879. Зокрема, до неї входять (а) представники апарату управління підприємства; (б) представники бухгалтерської служби (представники аудиторської фірми, централізованої бухгалтерії, підприємець-фізособа, що здійснює ведення бухобліку на підприємстві на договірних засадах) і (в) досвідчені працівники підприємства, які знають об’єкт інвентаризації, ціни та первинний облік (інженери, технологи, механіки, виконавці робіт, товарознавці, економісти, бухгалтери); (г) члени ревізійної комісії господарського товариства (за рішенням керівника).

Як бачите, на правах представника бухгалтерії до складу інвентаризаційної комісії може входити і підприємець, що веде бухоблік на підприємстві відповідно до укладеного цивільно-правового договору.

** Якщо бухоблік на підприємстві веде безпосередньо керівник, то інвентаризаційну комісію повинен очолити саме він.

Нерідко на практиці можна зустріти підприємства, на яких працює одна особа — директор. У зв’язку із цим виникає запитання: чи може інвентаризаційна комісія складатися з однієї особи?

Так, це можливо. Свого часу Мінфін у листі від 27.05.2014 р. № 31-08410-07-29/12918 зазначав, що якщо на підприємстві всього один працівник — керівник, то для проведення інвентаризації він у відповідному розпорядчому документі затверджує склад інвентаризаційної комісії з однієї особи.

Хоча бажано, щоб інвентаризацію для «одинокого» працівника провела особа, спеціально запрошена для цього на підставі цивільно-правового договору.

Робочі інвентаризаційні комісії. Іноді через велику кількість об’єктів інвентаризації одній інвентаризаційній комісії впоратися неможливо. У такому разі керівник підприємства приймає рішення про створення робочих інвентаризаційних комісій. Склад таких комісій формують відповідно до п. 2 розд. ІІ Положення № 879 (ср. ). Показовий той момент, що до складу такої комісії можна включити членів інвентаризаційної комісії підприємства (згідно з п.п. 2.2 розд. ІІ Положення № 879).

Звертають на себе увагу два важливі обмеження щодо формування робочої інвентаризаційної комісії:

— не можна призначати її головою для перевірки активів, що перебувають на відповідальному зберіганні в тих же матеріально відповідальних осіб, одного і того ж працівника два роки поспіль;

— матеріально відповідальна особа не може входити до її складу для перевірки активів, що перебувають на відповідальному зберіганні, оскільки сама є особою, що перевіряється.

Тимчасова непрацездатність. Захворіти може як один з членів інвентаризаційної комісії, так і матеріально відповідальна особа (МВО), яка перевіряється.

Тут слід звернути увагу на останній абзац п. 1 розд. ІІ Положення № 879. Він установлює, що інвентаризація проводиться (!) повним складом інвентаризаційної комісії й у присутності матеріально відповідальної особи.

Тобто інвентаризацію повинні проводити всі члени інвентаризаційної комісії й у присутності матеріально-відповідальної особи. Інакше результати інвентаризації можуть визнати недійсними.

Якщо захворів член комісії, то потрібно оновити склад комісії. Для цього керівник підприємства повинен затвердити новий склад комісії своїм наказом. При цьому, зрозуміло, потрібно простежити, щоб і інвентаризаційні описи (акти) були підписані особою, яка фактично брала участь в інвентаризації.

А якщо захворіла матеріально відповідальна особа, на якій «висять» цінності, що підлягають інвентаризації? Замінити її кимось іншим навряд чи вийде. Звісно, теоретично можливо організувати передачу матеріальних цінностей іншій МВО. Проте зміні МВО, як ми знаємо, обов’язково повинна передувати інвентаризація.

У такому разі найлогічніше змінити графік проведення інвентаризації, перевіривши спочатку матеріальні цінності, що перебувають у веденні інших МВО.

При цьому якщо матеріально відповідальна особа захворіла вже після того, як почали перевіряти закріплені за нею цінності, важливо врахувати рекомендації п. 8 розд. ІІ Положення № 879. Якщо інвентаризація активів у приміщенні, де вони зберігаються, не закінчена протягом одного дня, то після того, як інвентаризаційна комісія покинула це приміщення, голова інвентаризаційної комісії опечатує його пломбіратором. У такому стані воно повинно знаходитися до виходу на роботу МВО.

Але як бути, якщо хворіє матеріально відповідальна особа довго, а матцінності, закріплені за нею (а отже, опечатані) потрібні для забезпечення нормального «життєвого циклу» підприємства? Їх можна отримати з дозволу керівника підприємства у присутності членів інвентаризаційної комісії. На видаткових документах про активи, які відпущені зі складу під час інвентаризації, потрібно зробити відмітку «після інвентаризації». При цьому роблять посилання на дату інвентаризаційного опису, де записані ці активи.

Але чи може бути цілком законною видача матеріальних цінностей, закріплених за матеріально відповідальною особою в її відсутність? Навряд чи, тому на цей предмет безпечніше підстрахуватися заздалегідь, передбачивши у внутрішніх документах підприємства право видачі закріплених за нею матцінностей іншою відповідальною особою.

Документальне оформлення. Головним розпорядчим документом у частині призначення інвентаризації є, зазвичай, наказ про проведення інвентаризації і створення інвентаризаційної комісії (за необхідності — робочих інвентаризаційних комісій). Члени комісії ставлять підпис про ознайомлення з наказом.

Результати інвентаризації обов’язково мають бути зафіксовані документально. Зокрема, для фіксації наявності, стану й оцінки активів застосовують інвентаризаційні описи. Тоді як наявність готівки, грошових документів, бланків документів суворої звітності, фінансових інвестицій, стан дебіторської та кредиторської заборгованостей, доходів і витрат майбутніх періодів показують в актах інвентаризації.

Не забудьте: матеріали інвентаризації (описи, акти, звіряльні відомості, протоколи) оформляються не менше ніж у двох примірниках (п. 21 розд. II Положення № 879). Заповнювати ці документи можна як рукописним способом, так і за допомогою електронних засобів обробки інформації.

*** Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88.

Важливо, щоб інвентаризаційні описи були підписані (1) усіма членами комісії і (2) МВО (інакше результати інвентаризації можуть визнати недійсними). При цьому останні надають розписку, якою підтверджують, що перевірка активів відбулася в їх присутності, у зв’язку з чим претензій до членів комісії вони не мають. Така розписка також є свідченням того, що МВО приймає на відповідальне зберігання перелічені в описі активи.

На кожній сторінці інвентаризаційного опису зазначають словами число порядкових номерів активів і загальну кількість у натуральних вимірниках усіх активів, записаних на цій сторінці, незалежно від того, в яких одиницях виміру (штуках, метрах, кілограмах тощо) вони відображені.

Записи в інвентаризаційних описах (актах інвентаризації) потрібно робити послідовно в кожному рядку. На окремому аркуші (окрім останнього) мають бути заповнені всі рядки. А ось рядки, що залишилися незаповненими на останніх аркушах інвентаризаційних описів (актів інвентаризації), прокреслюють (п. 17 розд. II Положення № 879).

Після закінчення інвентаризації оформлені інвентаризаційні описи (акти інвентаризації) здаються до бухгалтерії. Завдання бухгалтера — звірити дані, що містяться в інвентаризаційному описі (акті інвентаризації), з даними бухгалтерського обліку. За тими цінностями, за якими виявлені розбіжності, бухгалтер складає звіряльні відомості.

За результатами інвентаризації інвентаризаційна комісія складає протокол. Протокол інвентаризаційної комісії разом з іншими «інвентаризаційними» документами передають на затвердження керівникові підприємства.

Керівник затверджує протокол протягом 5 робочих днів після завершення інвентаризації. На підставі затвердженого протоколу результати інвентаризації відображають у бухобліку і фінансовій звітності того періоду, в якому вона закінчена (п. 3 розд. IV Положення № 879).