Организационные моменты годовой инвентаризации

Чтобы правильно провести инвентаризацию, следует руководствоваться Положением № 879*. Поэтому перед тем, как проводить инвентаризацию, следует проштудировать этот нормативный документ.

* Положение об инвентаризации активов и обязательств, утвержденное приказом Минфина от 02.09.2014 г. № 879.

Обязательный характер. Годовую инвентаризацию (перед составлением годовой финансовой отчетности) обязаны проводить все юридические лица независимо от организационно-правовой формы и формы собственности (ч. 1 ст. 10 Закона о бухучете и п. 7 разд. І Положения № 879).

А вот предприниматели, поскольку они бухучет не ведут и финотчетность не составляют, могут инвентаризацию не проводить (для них она не обязательна).

Что инвентаризируют во время годовой инвентаризации? Перед составлением годовой финотчетности проводят сплошную инвентаризацию (п. 6 и 7 разд. І Положения № 879). Такой инвентаризацией охватывают все виды активов и обязательств предприятия. При этом в ходе инвентаризации проверяют:

— как собственное имущество предприятия независимо от его местонахождения, в том числе предметы, переданные в прокат, аренду, находящиеся на реконструкции, модернизации, консервации, в ремонте, запасе или резерве;

— так и имущество, которое не принадлежит предприятию, но временно находится в его пользовании, распоряжении или на хранении (объекты оперативной аренды ОС, ТМЦ на ответственном хранении, переработке, комиссии или монтаже).

При этом отметим, что для некоторых активов инвентаризация может проводиться не каждый год. К примеру, инвентаризация земельных участков, зданий, сооружений и других недвижимых объектов может проводиться один раз в три года (кроме недвижимого имущества госпредприятий) (п. 10 разд. I Положения № 879).

По решению руководителя предприятия инвентаризацию инструментов, приборов, инвентаря (мебели) можно проводить ежегодно в объеме не менее 30 % всех указанных объектов с обязательным охватом инвентаризацией всех этих объектов в течение 3 лет.

Сроки. Годовая инвентаризация (перед составлением годовой финотчетности) проводится до даты баланса, т. е. до 31 декабря отчетного года.

Причем для большинства активов/обязательств п. 10 разд. I Положения № 879 устанавливает, что их инвентаризация может проводиться не ранее чем за 3 месяца до даты баланса (т. е. на раньше 1 октября отчетного года). Исключение составляют незавершенные капитальные инвестиции, незавершенное производство, полуфабрикаты, финансовые инвестиции, денежные средства, средства целевого финансирования и расчеты с бюджетом. Состояние этих объектов следует проверять не ранее чем за два месяца до составления годовой финотчетности (т. е. не раньше 1 ноября отчетного года).

Кто? Непосредственными исполнителями инвентаризации являются инвентаризационные комиссии. Она создается приказом руководителя предприятия. Ориентировочный состав такой комиссии приведен в п. 1 разд. ІІ Положения № 879. В частности, в нее входят: (а) представители аппарата управления предприятия; (б) представители бухгалтерской службы (представители аудиторской фирмы, централизованной бухгалтерии, предприниматель-физлицо, осуществляющий ведение бухучета на предприятии на договорных началах); (в) опытные работники предприятия, знающие объект инвентаризации, цены и первичный учет (инженеры, технологи, механики, исполнители работ, товароведы, экономисты, бухгалтеры); (г) члены ревизионной комиссии хозяйственного общества (по решению руководителя).

Как видите, на правах представителя бухгалтерии в состав инвентаризационной комиссии может входить и предприниматель, ведущий бухучет на предприятии в соответствии с заключенным гражданско-правовым договором.

** Если бухучет на предприятии ведет непосредственно руководитель, то инвентаризационную комиссию должен возглавить именно он.

Нередко на практике можно встретить предприятия, на которых работает один человек — директор. В связи с этим возникает вопрос: может ли инвентаризационная комиссия состоять из одного человека?

Да, это возможно. В свое время Минфин в письме от 27.05.2014 г. № 31-08410-07-29/12918 отмечал, что если на предприятии всего один работник — руководитель, то для проведения инвентаризации он в соответствующем распорядительном документе утверждает состав инвентаризационной комиссии из одного лица.

Хотя желательно, чтобы инвентаризацию для «одинокого» работника провело лицо, специально приглашенное для этого на основании гражданско-правового договора.

Рабочие инвентаризационные комиссии. Иногда из-за большого количества объектов инвентаризации одной инвентаризационной комиссии справиться невозможно. В таком случае руководитель предприятия принимает решение о создании рабочих инвентаризационных комиссий. Состав таких комиссий формируют в соответствии с п. 2 разд. ІІ Положения № 879 (ср. ). В состав такой комиссии можно включить членов инвентаризационной комиссии предприятия.

Обращают на себя внимание два важных ограничения по формированию рабочей инвентаризационной комиссии:

— нельзя назначать ее председателем для проверки активов, находящихся на ответственном хранении у тех же материально ответственных лиц, одного и того же работника два года подряд;

— материально ответственное лицо не может входить в ее состав для проверки активов, находящихся на ответственном хранении, поскольку само является проверяемым лицом.

Временная нетрудоспособность. Заболеть может как один из членов инвентаризационной комиссии, так и проверяемое материально ответственное лицо (МОЛ).

Здесь следует обратить внимание на последний абзац п. 1 разд. ІІ Положения № 879. Он устанавливает, что инвентаризация проводится (!) полным составом инвентаризационной комиссии и в присутствии материально ответственного лица.

То есть инвентаризацию должны проводить все члены инвентаризационной комиссии и в присутствии материально ответственного лица. Иначе результаты инвентаризации могут признать недействительными.

Если заболел член комиссии, то нужно обновить состав комиссии. Для этого руководитель предприятия должен утвердить новый состав комиссии своим приказом. При этом нужно проследить, чтобы и инвентаризационные описи (акты) были подписаны лицом, которое фактически принимало участие в инвентаризации, вместо отсутствующего.

А если заболело материально ответственное лицо, на котором «висят» ценности, подлежащие инвентаризации? Заменить его кем-то другим вряд ли получится. Конечно, теоретически возможно организовать передачу материальных ценностей другому МОЛ. Однако изменению МОЛ, как мы знаем, обязательно должна предшествовать инвентаризация.

В таком случае логичнее всего изменить график проведения инвентаризации, проверив сначала материальные ценности, пребывающие в ведении других материально ответственных лиц.

При этом если материально ответственное лицо заболело уже после того, как начали проверять закрепленные за ним ценности, важно учесть рекомендации п. 8 разд. ІІ Положения № 879. Если инвентаризация активов в помещении, где они хранятся, не закончена в течение одного дня, то после того, как инвентаризационная комиссия покинула это помещение, председатель инвентаризационной комиссии опечатывает его пломбиратором. В таком состоянии оно должно находиться до выхода на работу МОЛ.

Но как быть, если болеет материально ответственное лицо долго, а матценности, закрепленные за ним (а значит, опечатанные), нужны для обеспечения нормального «жизненного цикла» предприятия? Их можно получить с разрешения руководителя предприятия в присутствии членов инвентаризационной комиссии. На расходных документах об активах, которые отпущены со склада во время инвентаризации, нужно сделать отметку «после инвентаризации». При этом делают ссылку на дату инвентаризационной описи, где записаны эти активы.

Но может ли быть вполне законной выдача материальных ценностей, закрепленных за материально ответственным лицом в его отсутствие? Вряд ли, поэтому на этот предмет безопаснее подстраховаться заранее, предусмотрев во внутренних документах предприятия право выдачи закрепленных за ним матценностей другим ответственным лицом.

Документальное оформление. Главным распорядительным документом в части назначения инвентаризации является, как правило, приказ о проведении инвентаризации и создании инвентаризационной комиссии (при необходимости — рабочих инвентаризационных комиссий). Члены комиссии ставят подпись об ознакомлении с приказом.

Результаты инвентаризации обязательно должны быть зафиксированы документально. В частности, для фиксирования наличия, состояния и оценки активов применяют инвентаризационные описи. Тогда как наличие наличных денег, денежных документов, бланков документов строгой отчетности, финансовых инвестиций, состояние дебиторской и кредиторской задолженностей, доходов и расходов будущих периодов показывают в актах инвентаризации.

Не забудьте: материалы инвентаризации (описи, акты, сличительные ведомости, протоколы) оформляются не менее чем в дух экземплярах (п. 21 разд. II Положения № 879). Заполнять эти документы можно как рукописным способом, так и с помощью электронных средств обработки информации.

*** Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88.

Важно, чтобы инвентаризационные описи были подписаны (1) всеми членами комиссии и (2) МОЛ (иначе результаты инвентаризации могут признать недействительными). При этом последние дают расписку, которой подтверждают, что проверка активов состоялась в их присутствии, в связи с чем претензий к членам комиссии они не имеют. Такая расписка также является свидетельством того, что МОЛ принимает на ответственное хранение перечисленные в описи активы.

На каждой странице инвентаризационной описи указывают словами число порядковых номеров активов и общее количество в натуральных измерителях всех активов, записанных на этой странице, независимо от того, в каких единицах измерения (штуках, метрах, килограммах и т. д.) они отражены.

Записи в инвентаризационных описях (актах инвентаризации) нужно делать последовательно в каждой строке. На отдельном листе (кроме последнего) должны быть заполнены все строки. А вот строки, оставшиеся незаполненными на последних листах инвентаризационных описей (актов инвентаризации), прочеркивают (п. 17 разд. II Положения № 879).

По завершении инвентаризации оформленные инвентаризационные описи (акты инвентаризации) сдаются в бухгалтерию. Задача бухгалтера — сверить данные, содержащиеся в инвентаризационной описи (акте инвентаризации), с данными бухгалтерского учета. По тем ценностям, по которым выявлены расхождения, бухгалтер составляет сличительные ведомости.

По результатам инвентаризации инвентаризационная комиссия составляет протокол. Протокол инвентаризационной комиссии вместе с другими «инвентаризационными» документами передают на утверждение руководителю предприятия.

Руководитель утверждает протокол в течение 5 рабочих дней после завершения инвентаризации. На основании утвержденного протокола результаты инвентаризации отражают в бухучете и финансовой отчетности того периода, в котором она закончена (п. 3 разд. IV Положения № 879).