Отключить рекламу

Підпишіться!


Бухгалтер 911, жовтень, 2018/№44
Друкувати

Подорожній лист: зазначення маршруту, періодичність складання

Сумцова Ольга, налоговый эксперт
Для списання палива використовуємо подорожній лист. Як часто його потрібно складати (чи можна його складати тільки раз на місяць)? Чи обов’язково зазначати в подорожньому листі маршрут поїздок (або достатньо наказом затвердити, що автомобіль може використовуватися водієм тільки для службових поїздок)? Чи обов’язково проставляти в подорожньому листі відмітки про медичний огляд водіїв?

Незважаючи на те, що форми подорожніх листів скасовані і не є обов’язковими для використання підприємствами (див., зокрема, ухвалу ВАСУ від 21.09.2017 р. № К/800/34426/16), для списання палива все одно потрібен документ, який фіксуватиме «роботу» автомобіля і споживання ним ПММ.

У своїх роз’ясненнях як документ, що підтверджує витрачання ПММ, податківці хочуть бачити первинний документ, що за своєю природою є аналогом подорожнього листа (див. лист ДФСУ від 09.06.2015 р. № 11999/6/99-99-19-01-01-15, лист Мінінфраструктури від 23.04.2013 р. № 4492/25/10-13).

При цьому зазначимо, що податківці (див., зокрема, лист ДФСУ від 02.11.2015 р. № 23178/6/99-99-19-02-02-15) говорять про те, що суб’єкти господарювання можуть використовувати зручну форму первинного документа, (1) затверджену наказом про облікову політику підприємства, (2) за умови наявності всіх реквізитів первинного документа, відомостей у ньому про господарську операцію і підтвердження її здійснення.

Щоправда, на наш погляд, саму форму такого первинного документа — аналога подорожнього листа можна затвердити звичайним наказом по підприємству, а не наказом про облікову політику.

А в обліковій політиці прописати, що списання ПММ здійснюється на підставі форми документа, затвердженої підприємством.

Тепер перейдемо безпосередньо до ваших запитань.

Чи обов’язково зазначати маршрут поїздок у подорожньому листі? Зазначимо, що і податківці, і суди вказують на те, що первинний документ — аналог подорожнього листа повинен містити обов’язкові реквізити первинного документа, передбачені п. 2 ст. 9 Закону про бухоблік. Тому якщо в документі не заповнені деякі реквізити, але обов’язкові реквізити заповнені, такий первинний документ не можна визнавати недійсним.

При цьому, наприклад, такий обов’язковий реквізит первинного документа, як «зміст і обсяг господарської операції», а саме те, яку деталізацію він повинен надавати, — це предмет суджень.

Судова практика свідчить про те, що податківці «критично» ставляться до подорожніх листів, які не дозволяють ідентифікувати напрям використання вказаного палива в господарській діяльності — в яких відсутні точні маршрути руху транспортних засобів, час роботи, показники спідометрів, марки пального, підписи відповідальних осіб та інші (див., наприклад, постанову Хмельницького окружного адмінсуду від 16.11.2015 р. у справі № 822/6023/15).

Слід зазначити, що факт «господарності» операції, як і раніше, важливий і для ПДВ-обліку. Податковий кредит з придбаних ПММ, які були використані не в госпдіяльності, потрібно буде за правилами компенсувати шляхом нарахування податкових зобов’язань за п. 198.5 ПКУ. А отже, підприємству потрібно мати докази, що поїздка була пов’язана з госпдіяльністю. Довести це якраз і дозволяє зазначення маршруту поїздки.

Чи допоможе в цьому випадку наказ, який містить вимогу, що автомобіль може використовуватися тільки в госпдіяльності (для виконання працівником своїх трудових зобов’язань)? На наш погляд, це не «залізний» доказ «господарського» використання. Адже наявність такого наказу не гарантує, що фактично авто не використовувалося для якихось інших цілей. Тому, на нашу думку, в подорожньому листі (у документі — аналогу подорожнього листа) краще зазначати маршрут поїздок. Або тоді можна мати інші документи, що підтверджують, куди їздив автомобіль, — наприклад, маршрутні листи.

Якщо ви можете підтвердити маршрут поїздки іншими документами, то в подорожньому листі його можна і не зазначати.

Чи можна складати подорожній лист тільки раз на місяць? Раніше діюча Інструкція № 74* вимагала подорожній лист службового автомобіля оформляти тільки на один робочий день (зміну) і видавати його за умови здачі водієм подорожнього листа за минулий день роботи. На сьогодні ці вимоги скасовані. А отже, в принципі, ніщо не заважає підприємству складати подорожні листи і рідше, наприклад, раз на тиждень або раз на місяць.

* Інструкція про порядок застосування подорожнього листа службового легкового автомобіля та обліку транспортної роботи, затверджена наказом Державного комітету статистики України від 17.02.98 р. № 74 (втратила чинність).

Але! Якщо ви обираєте такий варіант оформлення подорожнього листа, то варто пам’ятати, що просто «загальною сумою» за місяць зазначити показники спідометра на початок місяця, на кінець і вивести загальний пробіг за місяць та загальні витрати палива — буде неправильно. Принаймні при такому підході варто бути готовим сперечатися з податківцями за підтвердження витрачання ПММ.

Такий «місячний» подорожній лист, вважаємо, повинен усе одно заповнюватися щодня, і в ньому мають відображатися в розрізі кожного дня (щоденні) дані спідометра (при виїзді і заїзді), маршрут, загальний пробіг автомобіля за день, витрату палива за день.

Місячний подорожній лист усе одно повинен фіксувати щоденні витрати ПММ.

Чи обов’язково в подорожньому листі робити відмітки про медогляд водіїв? У п. 4.6 Положення № 65/80** зазначено, що результати проведеного передрейсового і післярейсового медоглядів заносяться до Журналу щозмінного передрейсового і післярейсового медичних оглядів водіїв (додаток 3 до Положення № 65/80). За наявності подорожнього листа медичний працівник робить у ньому запис про результат контролю за станом здоров’я водія автотранспортного засобу.

** Положення про медичний огляд кандидатів у водії та водіїв транспортних засобів, затверджене наказом МОЗ і МВС від 31.01.2013 р. № 65/80.

Але враховуючи те, що:

— по-перше — первинний усе ж факт фіксації медогляду в Журналі, а не в подорожньому листі (про другорядність цих даних у подорожньому листі свідчать слова «за наявності подорожнього листа);

— по-друге — подорожні листи як такі не обов’язкові для застосування,

фіксувати факт проходження медогляду водіїв у документі — аналогу подорожнього листа, розробленому на підприємстві, не обов’язково.

Тобто можна навіть не передбачати такий реквізит у своєму розробленому подорожньому листі.

Для того, чтоб распечатать текст необходимо авторизоваться или зарегистрироваться