Працівник оплатив послуги ФОП: чи потрібно подавати форму № 1ДФ

Відразу відповідаємо: у такому разі виплачені ФОП суми у формі № 1ДФ можна не відображати. Пояснити такий підхід можна таким чином. Споживачем зазначених послуг є безпосередньо працівник. Саме він фактично виплатив дохід ФОП, а підприємство всього лише відшкодувало йому витрати на відрядження.

Важливо, що податківці такий підхід сприймають нормально (див. роз’яснення з підкатегорії 103.25 ЗІР). Щоправда, при цьому вони вимагають, щоб відряджений узяв у такого ФОП копію документа, що підтверджує його державну реєстрацію як підприємця.

Такого ж висновку можна дійти щодо оплати працівником у відрядженні не лише проживання, а й інших послуг, які споживає особисто сам працівник. Наприклад, якщо йдеться про вартість проїзду.

Інша річ, якщо оплату ФОП вартості послуг проживання відрядженого працівника або транспортного квитка здійснює безпосередньо роботодавець (зі свого поточного рахунку). У такій ситуації відображати перераховані суми у формі № 1ДФ необхідно!

Тепер розглянемо іншу ситуацію. Припустимо, працівник придбаває у відрядженні ТМЦ, роботи чи послуги для потреб підприємства. У цьому випадку виходить зовсім інша картина. Купуючи товари (роботи, послуги) для потреб підприємства, працівник діє за дорученням і від імені роботодавця*. Більше того, зазвичай, підприємство фінансує придбання товарів (робіт, послуг) шляхом видачі працівникові під звіт певної суми грошових коштів. А оскільки підприємство виплачує ФОП дохід, воно зобов’язане виконати функції податкового агента. І той факт, що гроші «приніс» працівник підприємства (фізособа, яка не є податковим агентом), тут ролі не відіграє. Отже, підприємство повинне отримати від ФОП документи, що підтверджують його підприємницький статус, і відобразити виплату йому доходу у формі № 1ДФ з ознакою доходу «157».

* Вам буде цікава стаття «Працівник придбав товари для підприємства «за свої». Наступна серія» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 19).

При цьому, якщо йдеться про оплату готівкою, врахуйте такий момент. У зв’язку з тим, що фактично працівник виконує цивільно-правові дії від імені і за рахунок підприємства, первинні документи, що підтверджують придбання товарів (робіт, послуг), повинні містити саме реквізити підприємства (якщо це передбачає форма бланка). Водночас додатково можна зазначати прізвище, ім’я і по батькові особи, від якої прийнято грошові кошти.