Сайт для бухгалтерів №1 в Україні

Отримуйте
новини поштою!


Бухгалтер 911, жовтень, 2019/№40
Друкувати

Відрядження: квиткові запитання

Беляева Елена, налоговый эксперт
«Не так сталося, як гадалося...». У відрядженнях іноді виникають нетипові «квиткові» ситуації. Деякі з них ми розібрали в цій статті.

Купив квитки для себе і для колеги...

Відряджений працівник підприємства купив авіаквитки для себе і для іншого працівника, який теж направлений у відрядження. Чи включається компенсація вартості таких квитків до оподатковуваного доходу працівника?

У цій ситуації, вважаємо, нічого «кримінального» немає. І запитань про додаткове благо працівника, який платить «за себе і за того хлопця», при поверненні йому витрачених коштів, на нашу думку, виникати не повинно.

Податківці в листі ДФСУ від 30.11.2018 р. № 5048/6/99-99-13-02-03-15/ІПК говорять:

«у разі якщо оплата вартості проживання, проїзду фізичних осіб (працівників) під час відрядження здійснюється одною фізичною особою (працівником) від імені та за рахунок юридичної особи (роботодавця) з використанням корпоративної платіжної картки, то сума понесених витрат не вважається додатковим благом працівників, оскільки під час відрядження ними виконуються обов’язки трудового найму».

Цілком розумний висновок, який, вважаємо, справедливий і в тому випадку, якщо працівник придбавав квитки готівкою або з використанням своєї особистої платіжної картки. Адже правила визначення оподатковуваного доходу в усіх цих випадках однакові.

При цьому якщо витрати понесені до відрядження, вважаємо, краще провести їх окремим авансовим звітом як витрати на госппотреби підприємства. А потім квиток (квитки) оприбуткувати на баланс і видати працівникові(ам) через касу при виїзді у відрядження*.

* Обов’язково ознайомтеся зі статтею «Працівник придбав товари для підприємства «за свої»… Наступна серія» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 19).

У будь-якому разі не зашкодить перед відрядженням видати наказ (чи розпорядження), в якому уповноважити працівника — держателя корпоративної платіжної картки та/або відповідної суми підзвітної готівки оплатити вартість квитків за себе і працівників за списком. Тобто на цій підставі працівник виконає доручення роботодавця щодо задоволення госппотреб підприємства.

Обліковуємо квитки, куплені заздалегідь у посередника

Підприємство придбаває авіаквитки для своїх відряджених працівників заздалегідь. Турагентство датою продажу квитків видає рахунок і акт наданих послуг. Як обліковувати такі придбані квитки до моменту їх фактичного використання?

Згідно з пп. 1 і 2 розд. III Авіаційних правил** повітряні перевезення виконуються на підставі договору між авіаперевізником і пасажиром. Укладення такого договору та його умови підтверджуються квитком, який може бути виданий пасажирові або самим авіаперевізником, або агентом з продажу.

** Авіаційні правила України «Правила повітряних перевезень та обслуговування пасажирів і багажу», затверджені наказом Державіаслужби від 26.11.2018 р. № 1239.

У цьому випадку підприємство придбаває авіаквитки в агента, який на дату продажу квитків видає рахунок на оплату й акт, що підтверджує факт надання агентських послуг.

Отримані квитки, на наш погляд, мають бути оприбутковані на баланс і зберігатися в касі підприємства — у сейфі або металевій шафі.

Оплачені проїзні документи обліковують на субрахунку 331 «Грошові документи в національній валюті» (Дт 331 — Кт 685).

Зверніть увагу: заздалегідь придбані авіаквитки відображають у балансі за статтею «Інші оборотні активи».

Видачу квитків відрядженим працівникам відображають проводкою Дт 372 — Кт 331. Після повернення з відрядження та затвердження авансових звітів вартість квитків списують на відповідні витратні рахунки: Дт 23, 91, 92, 93 — Кт 372.

Це стосовно паперових квитків. Але на сьогодні все частіше оформляють електронні авіаквитки. На відміну від паперового, такий авіаквиток пасажирові безпосередньо не видається. А вся інформація, що належить до перевезення пасажира (маршрут, тариф, клас обслуговування, сплачена сума, збори тощо) міститься у файлі електронного квитка, розташованому в базі даних відповідної авіакомпанії. Операції з придбання електронних авіаквитків можуть бути відображені в бухобліку таким чином.

Зміст операції

Бухгалтерський облік

Сума,

грн.

Дт

Кт

1. Оплачено вартість електронних авіаквитків за безготівковим розрахунком

631

311

24000

2. Відображено податковий кредит з ПДВ (ПН зареєстровано в ЄРПН)

641

644/2

4000

Після закінчення відрядження на підставі підтвердних документів:

3. Вартість проїзду віднесено до складу витрат

23, 91, 92, 93

631

20000

4. Відображено суму ПДВ

644/2

631

4000

Виїхав у відрядження раніше строку

На підставі наказу керівника підприємства працівник був направлений у відрядження з 24.09.2019 р. по 27.09.2019 р. Проте фактично працівник виїхав у відрядження на один день раніше (тобто 23.09.2019 р.) у зв’язку з тим, що в залізничній касі не було в наявності квитків на 24.09.2019 р. в потрібному напрямі. Після повернення працівник надав авансовий звіт разом з оригіналами проїзних документів. Чи можна в цьому випадку відшкодувати працівникові витрати на проїзд до місця відрядження?

Передусім звернемо увагу на те, що у відрядження працівника направляє керівник підприємства й оформляє це відповідним наказом (розпорядженням). У ньому обов’язково зазначають дані про пункт призначення, назву підприємства (установи, організації), до якої відряджається працівник, строк і цілі відрядження.

У цій ситуації працівник виїхав у відрядження на один день раніше строку, визначеного наказом, тобто не 24.09.2019 р., а 23.09.2019 р. Відсутність квитків у залізничній касі — ситуація, звичайно, життєва. Проте працівник не мав права самостійно приймати рішення про перенесення строку відрядження.

Але незважаючи на таке «самоправство», витрати на проїзд до місця відрядження і назад, підтверджені транспортними квитками (рахунками, багажними квитанціями тощо), мають бути відшкодовані працівникові в повному розмірі, оскільки ці витрати працівник поніс би в будь-якому випадку.

А ось добові витрати будуть відшкодовані тільки за 4 дні (з 24.09.2019 р. по 27.09.2019 р.), оскільки їх розмір визначають згідно з наказом про відрядження. Для відшкодування витрат на проживання за 23.09.2019 р. теж підстав немає.

Прізвище у квитку зазначене з помилкою

При продажу квитка на потяг у прізвищі відрядженого працівника допущено 2 помилки. «Укрзалізниця» приймає такі квитки для посадки в потяг (допускається максимум 3 помилки). Чи можна відшкодувати працівникові витрати на проїзд на підставі такого квитка?

Згідно з Інструкцією № 59*** витрати на проїзд до місця відрядження і назад (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) відшкодовуються відрядженому працівникові тільки за наявності документів в оригіналі, що підтверджують суму таких витрат. Документом, що підтверджує витрати на проїзд залізничним транспортом, є оригінал проїзного документа.

*** Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59.

Оформлення у квитковій касі проїзних документів, у тому числі електронних, здійснюється з внесенням у проїзні документи прізвища й імені пасажира зі слів особи, що оплачує проїзний документ (п. 2.35 Правил № 1196****).

**** Правила перевезення пасажирів, багажу, вантажобагажу та пошти залізничним транспортом України, затверджені наказом Мінтрансу від 27.12.2006 р. № 1196.

При отриманні проїзного документа пасажир повинен, не відходячи від каси, перевірити правильність зазначених у ньому відомостей, у тому числі прізвища та імені (п. 2.49 Правил № 1196).

Що стосується помилок у прізвищі й імені пасажира, зазначених у проїзному документі, то дійсно, п. 7.3 Правил № 1196 допускає можливість таких описок не більше трьох знаків. Щоправда, тільки щодо посадки на потяг.

Таким чином, оскільки квитки на проїзд у потягу іменні, прізвище працівника, зазначене у квитку, повинне збігатися з прізвищем відрядженого, зазначеним у наказі про направлення у відрядження.

Вартість квитка з «неправильним» прізвищем, відшкодована працівникові, може бути розцінена перевіряючими як додаткове благо з необхідністю утримання ПДФО і ВЗ .

фото автора У фокусі
Ушакова Лілія СЕРЕДНЯ ЗАРПЛАТА – НОВИЙ ПЕРЕРАХУНОК [Порядок 100]...
44390 132
Для того, чтоб распечатать текст необходимо авторизоваться или зарегистрироваться
copy-print__image
Ця функція доступна тільки
авторизованим користувачам
Нас вже image користувачів
Клуб 911 — приєднуйтесь, щоб отримати повний доступ до всіх матеріалів сайту. Це безкоштовно!
Вже з нами? Увійти