Виправляємо помилки в розділах I і II форми № 1ДФ

Виправляємо помилки в розділі I форми № 1ДФ

Виправлення помилок у формі № 1ДФ відрізняється від загальновстановлених правил для інших податкових декларацій. Його потрібно знати і дотримуватися, щоб не наробити ще більше помилок, намагаючись виправити вже допущені.

Розпочнемо з того, що Податковий розрахунок з відміткою «Звітний новий» і «Уточнюючий» формуємо за єдиними правилами. Вони достатньо прості і зводяться до такого.

Правило 1. Реквізити дотабличної частини Податкового коригуючого Податкового розрахунку, а саме: «Порція», «Працювало за трудовими договорами (контрактами)», «Працювало за цивільно-правовими договорами», повинні відповідати тим, які були зазначені в раніше поданій формі № 1ДФ.

Так, наприклад, у полі «Порція» уточнюючого звіту потрібно проставити той номер порції, який був зазначений у раніше поданому розрахунку (роз’яснення в категорії 103.25 ЗІР, лист ДФС у м. Києві від 01.02.2019 р. № 360/10/26-15-13-06-12-ІПК).

Правило 2. «Звітний новий» або «Уточнюючий» Податковий розрахунок формуємо на підставі даних уже поданої форми № 1ДФ з відміткою «Звітний».

Правило 3. У «Звітний новий» і «Уточнюючий» до розділу I Податкового розрахунку включаємо тільки «виправні» рядки, проставляючи відповідну ознаку в графі 9 «Ознака (0, 1)». Так, якщо потрібно:

— видалити рядок, який був помилково включений до Податкового розрахунку, то дублюємо інформацію з усіх граф помилкового рядка і в графі 9 зазначаємо «1» — рядок на виключення. Знаки «мінус» у показниках граф 3а, 3, 4а, 4 ставити не потрібно;

— додати рядок, який помилково не відобразили у формі № 1ДФ, з відміткою «Звітний», то формуємо рядок, зазначаючи необхідну інформацію, і в графі 9 ставимо «0» — рядок на введення;

— виправити раніше відображену інформацію, то формуємо два рядки. У першому дублюємо раніше відображені дані з помилкою, проставляючи в графі 9 «1» — на виключення. У другому рядку зазначаємо правильні дані, а в графі 9 ставимо «0» — рядок на введення.

Таким чином, до розділу I форми № 1ДФ з відміткою «Звітний новий» і «Уточнюючий» вносимо тільки ті рядки, в яких були допущені помилки або які потрібно додати/видалити.

Якщо формуємо коригуючий розрахунок на папері, підсумкові рядки за графами 3а, 3, 4а і 4 не заповнюємо (103.25 ЗІР). В електронній версії форми № 1ДФ підсумковий рядок проставляється автоматично, але вас це бентежити не повинно, це не помилка.

Важливо! Якщо відомості в розділі II форми № 1ДФ не змінюються в результаті коригувань за розділом I форми № 1ДФ, то розділ II у «виправному» Податковому розрахунку не заповнюємо.

З теорією розібралися. Переходимо до прикладів.

Помилки не в сумі ПДФО . Тут розглянемо порядок виправлення помилок, які не зачіпають зобов’язання з ПДФО. До таких помилок належать помилки (описки) в податковому номері (далі — ПН) працівника (графа 2), у сумі доходу (графи 3а і 3), ознаках доходу (графа 5) чи ПСП (графа 8), датах приймання/звільнення (графи 6 і 7).

Граничний строк подання форми № 1ДФ за 2 квартал 2019 року вже минув. Тому коригування проводимо через «уточненку» (див. рис. 1).

Рис. 1. Фрагмент розділу I уточнюючого розрахунку за 2 квартал 2019 року

Доповнюємо забутими даними. На практиці трапляються ситуації, коли бухгалтер нарахував дохід працівникові, але не відобразив його в Податковому розрахунку. Покажемо на прикладі, як виправити помилку.

Виправляємося через «уточненку». У ній формуємо один рядок із забутими відомостями, проставляючи в графі 9 ознаку «0» — рядок на введення (див. рис. 2). Рядки з правильними даними з раніше поданої форми № 1ДФ не відображаємо.

Рис. 2. Фрагмент розділу I уточнюючого Податкового розрахунку за 4 квартал 2018 року

Також підприємству потрібно буде відкоригувати дані, відображені в рядку з військовим збором у розділі II Податкового розрахунку. Як це зробити, див. далі.

Важливо! Якщо бухгалтер забув нарахувати який-небудь дохід і відповідно не відобразив його в Податковому розрахунку, то донараховані суми відображаємо у формі № 1ДФ за той квартал, до якого ввійшов місяць фактичного нарахування такого доходу.

Наприклад, у червні 2019 року працівникові забули нарахувати суму премії. Фактично вона була нарахована в липні 2019 року.

Помилки в сумі ПДФО. Допустити помилку в сумі ПДФО можна з різних причин. Розглянемо деякі з них на прикладах.

У такій ситуації ми б порекомендували підприємству виправитися через перерахунок ПДФО. Причому для його проведення не обов’язково чекати на закінчення календарного року. Податковий агент має право провести такий перерахунок у будь-який момент.

Припустимо, що підприємство вирішило провести у вересні 2019 року за працівницею перерахунок за 9 місяців. При перерахунку виявлена сума недоплати з ПДФО у розмірі 518,67 грн. (через неправомірне застосування ПСП у червні). Загальна сума зарплати працівниці, нарахованої в 3 кварталі, становила 18000 грн., сума ПДФО, утриманого із цього доходу з урахуванням суми ПДФО, донарахованої при проведенні перерахунку, — 3758,67 грн.

Результат перерахунку відображаємо у формі № 1ДФ за 3 квартал 2019 року, оскільки в цьому кварталі він був проведений (див. рис. 3).

Рис. 3. Фрагмент розділу I звітного розрахунку за формою № 1ДФ за 3 квартал 2019 року

У наведеній ситуації роботодавець допустив одразу декілька помилок. Пояснимо. У 2019 році не оподатковується ПДФО допомога на поховання померлого платника податку його роботодавцем за останнім місцем роботи такого платника податків у розмірі 5380 грн. (абз. 1 п.п. 169.4.1 і п.п. «б» п.п. 165.1.22 ПКУ). У формі № 1ДФ її суму дійсно відображають з ознакою доходу «146».

У прикладі ж ідеться про допомогу, яка виплачена працівникові на поховання родича, який ніколи не перебував у трудових відносинах із цим роботодавцем. А отже, її сума не підпадає під пільгу, встановлену п.п. «б» п.п. 165.1.22 ПКУ. У цій ситуації доцільно було скористатися п.п. 170.7.3 ПКУ і надати працівникові нецільову благодійну допомогу. Тоді частина допомоги в межах 2690 грн. (сукупно за 2019 рік) не оподатковувалася б ПДФО (і ВЗ), а частина, що перевищує зазначену межу, увійшла б до оподатковуваного доходу одержувача.

Звичайно ж, підприємство хоче заощадити на ПДФО і ВЗ. Тому і в заяві працівника, і в наказі вже йдеться про нецільову матдопомогу. Залишилося виправити помилку у формі № 1ДФ. Виправлення проводимо, подаючи «уточненку» за 2 квартал 2019 року (див. рис. 4). Сума ПДФО, яку необхідно донарахувати і відобразити у формі № 1ДФ, становитиме:

(6000 - 2690) х 18 : 100 = 595,80 (грн.).

Окрім цього, виправляємо помилку в неправильній класифікації виплаченого працівникові доходу.

Рис. 4. Фрагмент розділу I уточнюючого розрахунку за формою № 1ДФ за 2 квартал 2019 року

Зверніть увагу: на рис. 4 у рядку під номером 2 на введення в графі «4а» зазначена правильна сума нарахованого ПДФО (тобто після виправлення помилки), а в графі «4» — фактично сплачений ПДФО у 2 кварталі.

Сума заборгованості з ПДФО була погашена підприємством у вересні 2019 року. Отже, її ми відобразимо у формі № 1ДФ за 3 квартал 2019 року (див. рис. 5).

Рис. 5. Фрагмент розділу I звітного розрахунку за формою № 1ДФ за 3 квартал 2019 року

Також підприємству доведеться відкоригувати дані, відображені в розділі II форми № 1ДФ за рядком із сумами військового збору (див. нижче).

Коригування розділу II форми № 1ДФ

Порядок виправлення помилок у розділах I і II форми № 1ДФ дещо розрізняється. Виправляти помилки в розділі II значно простіше. Але не станемо забігати наперед і розглянемо все по порядку.

Алгоритм коригування пояснимо на основі найбільш затребуваного підрозділу «Військовий збір».

Отже, ви виявили помилку в розділі II підрозділу «Військовий збір» уже наданого розрахунку за формою № 1ДФ. Порядок ваших дій такий.

Спершу визначаємося зі способом виправлення: через «Звітний новий» чи «Уточнюючий» Податковий розрахунок. Відповідну відмітку, що вказує на обраний варіант, ставимо в шапці форми.

Реквізити «Порція», «Працювало за трудовими договорами (контрактами)», «Працювало за цивільно-правовими договорами» повинні відповідати тим, які були зазначені в раніше поданому розрахунку.

Переходимо до розділу II. У рядку «Військовий збір — виключення****» повторюємо всі графи помилкового рядка з уже поданого розрахунку.

У рядку «Військовий збір» — відображаємо правильну інформацію.

Зазначимо: якщо ви спочатку неправильно визначили суму оподатковуваного доходу, то неправильною буде і сума ПДФО, і сума ВЗ, тобто доведеться виправлятися в обох розділах.

Наведемо приклад коригування даних у розділі II.

Припустимо, що загальна сума нарахованого і виплаченого доходу по підприємству за 2 квартал 2019 року становила 95000 грн., з яких до бази оподаткування ВЗ увійшло 50000 грн. (у тому числі й матдопомога — 5000 грн.) (ВЗ — 750 грн.). Але підприємство в розділі II помилково зазначило військовий збір у меншій сумі — 675 грн. (без урахування суми ВЗ, утриманого з матдопомоги).

Виправляємо помилку за допомогою форми № 1ДФ за 2 квартал 2019 року з відміткою «Уточнююча».

У рядку «Військовий збір — виключення****» повторюємо всі графи помилкового рядка з уже поданого розрахунку (див. рис. 6).

Рис. 6. Фрагмент розділу II уточнюючого розрахунку за формою № 1ДФ за 2 квартал 2019 року

У рядку вище «Військовий збір» відображаємо правильну інформацію, зазначаючи в колонках «Загальна сума утриманого податку, збору (грн., коп.): нарахованого/перерахованого» суму ВЗ тепер уже з урахуванням ВЗ з допомоги — 750 грн.