Електронне спілкування з ФСС

* www.fssu.gov.ua/fse/control/main/uk/publish/article/971821

Розпочнемо з того, що з 01.10.2018 р. запрацював новий Порядок фінансування страхувальників** (далі — Порядок № 12).

** Порядок фінансування страхувальників для надання матеріального забезпечення застрахованим особам у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та окремих виплат потерпілим на виробництві за рахунок коштів Фонду соціального страхування України, затверджений постановою правління Фонду соцстраху від 19.07.2018 р. № 12.

Із цієї ж дати (01.10.2018 р.) у страхувальників з’явилася можливість взаємодіяти з Фондом в електронній формі. Для цього потрібно:

1) оформити кваліфікований електронний підпис відповідальних осіб (керівник, головбух) і електронну печатку (звичайно, якщо печатка у вас узагалі є);

2) установити спеціалізоване програмне забезпечення для створення та надсилання електронних документів до ФСС. Страхувальник обирає його самостійно, жодних особливих вимог із цього приводу з боку Фонду немає. Наприклад, це може бути та ж «Соната» або «M.E.doc»;

3) укласти договір про подання електронних документів до Фонду.

Примірну форму такого договору, затверджену наказом виконавчої дирекції ФСС від 26.08.2020 р. № 415-од, можна знайти на сайті Фонду (див. за посиланням: www.fssu.gov.ua/fse/control/main/uk/publish/article/970830) або отримати безпосередньо у Фонді.

Договір укладається в паперовій формі у двох примірниках і містить вимоги щодо електронного документообігу.

Далі. Усі документи, що подаються, мають бути засвідчені підписом керівника і печаткою (за наявності) підприємства. Електронні документи від страхувальників ФСС приймає через існуючу автоматизовану систему прийняття електронних документів, яка використовувалася для приймання звіту Ф4-ФССзТВП.

Електронкою ви можете подати як заяву-розрахунок, так і повідомлення про виплату коштів (у реєстрі бланків вони мають відповідно коди С1100101 і С1100201). За фактом надходження цих документів ФСС направляє страхувальникові квитанції. Їх усього три:

перша фіксує факт та час отримання електронного документа. Ця дата і вважається датою подання заяви-розрахунку (повідомлення);

друга формується за результатами перевірки електронного документа і засвідчує факт та час його надсилання для подальшого опрацювання;

третя квитанція фіксує факт та час прийняття/неприйняття електронного документа. У цій квитанції ви знайдете реєстраційний номер та дату реєстрації документа в Єдиній інформаційно-аналітичній системі ФСС.

Далі стисло нагадаємо процедуру взаємодії з Фондом.

1. Підставою для фінансування страхувальників є заява-розрахунок (додаток 1 до Порядку № 12). Її необхідно передати до робочого органу виконавчої дирекції Фонду соцстраху не пізніше 5 робочих днів з дня прийняття рішення комісією (уповноваженим) із соцстрахування про виплату матеріального забезпечення (п. 2 Порядку № 12).

Заява-розрахунок подається до робочого органу виконавчої дирекції Фонду за місцезнаходженням або місцем проживання страхувальника.

Подати заяву-розрахунок можна або в паперовому вигляді особисто до Фонду, або відправити в електронному вигляді із застосуванням КЕП.

Заяву-розрахунок формуємо у двох примірниках: один подається до Фонду, а другий зберігається у страхувальника разом з документами, на підставі яких призначено матеріальне забезпечення або окремі виплати потерпілим на виробництві (членам їх сімей).

Інформація, внесена до заяви-розрахунку, повинна не лише повністю відповідати документам, на підставі яких призначено матзабезпечення й окремі виплати потерпілим на виробництві (членам їх сімей), але й бути відображена в регістрах бухобліку (п. 7 Порядку № 12).

Зверніть увагу: у п. 8 Порядку № 12 закріплено право Фонду у разі потреби здійснювати обмін інформацією зі страхувальником шляхом направлення запиту з метою уточнення інформації, наведеної в заяві-розрахунку.

Якщо будуть виявлені помилки та/або недостовірні відомості, заяву-розрахунок повернуть страхувальникові з рекомендаціями щодо їх усунення.

2. Фонду відведено 10 робочих днів на те, щоб перевірити заяву-розрахунок, надати рекомендації за результатами перевірки, перерахувати страхувальникові фінансування або надати обґрунтовану відмову в прийнятті заяви-розрахунку.

3. Отримавши кошти з Фонду, страхувальник повинен виплатити матзабезпечення застрахованим особам у найближчий строк, установлений для виплати зарплати.

4. Протягом 1 місяця з дня проведення виплат страхувальник повідомляє про це Фонд за формою, наведеною в додатку 2 до Порядку № 12 (ср. ). Подати повідомлення можна одним з трьох способів: (1) у друкованому вигляді особисто до Фонду; (2) поштою з повідомленням про вручення; (3) в електронному вигляді з використанням КЕП.

Якщо сума отриманих від Фонду страхових коштів перевищить фактичні витрати на проведення виплат, а також у разі виявлення помилок при нарахуванні виплат за минулорічні періоди, кошти потрібно повернути до Фонду з письмовим поясненням причин такого повернення.