Сайт для бухгалтерів №1 в Україні

Отримуйте
новини поштою!


Бухгалтер 911, серпень, 2021/№35
Друкувати

Електронний документообіг: «гарячі» запитання

Казанова Марина, налоговый эксперт
Багато підприємств вже оцінили усі переваги електронного документообігу. Деякі — тільки до нього «придивляються» або вимушені працювати з електронними документами, оскільки їх нав’язує контрагент. У статті розглянемо низку популярних запитань, пов’язаних з електрон­ними первинними документами.

Отримано рахунок-акт від контрагента через «Медок». Чи досить буде роздруківки з програми, щоб вважати його повноцінним первинним документом?

Тут треба, передусім, визначити: це електронний документ (підписаний електронними підписами) або просто скан «паперового» документа. Якщо це перший варіант: документ містить електронні підписи та інші обов’язкові реквізити, які мають бути в первинному документі (ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік), то це повноцінний первинний документ.

Якщо другий варіант (скан на пошту) — вважайте, що документа (оригіналу) у вас немає. Без електронного підпису юридичної сили документ не має.

Припустимо, що йдеться саме про електронний документ: чи досить буде роздруківки, щоб вважати його повноцінним первинним документом? Якраз роздруківка електронного документа має силу лише «копії». Оригіналом електронного документа вважається саме його електронна версія (з електронними підписами) (ст. 7 Закону № 851*). А це означає, що вам обов’язково треба зберігати електронну версію документа протягом строків, передбачених для зберігання первинки**.

* Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV.

** Вам може бути корисна стаття «Чи можуть податківці в 2021 році перевіряти 2017 рік?» (журнал «Бухгалтер 911», 2021, № 22).

Строк зберігання електронних документів на електронних носіях має бути не менше від строків зберігання аналогічних документів на паперових носіях (ст. 13 Закону № 851).

Просто зберігати роздруківку документа буде недостатньо (адже вона — не оригінал документа). За великим рахунком, електронні документи можна і не друкувати (створювати електронні документи ще і в паперовій формі вимагається тільки для документів тривалого зберігання (більше 10 років)). Можливо, роздрукувати електронний документ знадобиться на прохання перевіряючих під час перевірки.

Чи потрібна додаткова угода на електронний документообіг із контрагентом для того, щоб електронний документ мав юридичну силу?

Ні, наявність/відсутність додаткової угоди або відповідних застережень у договорі ніяк не впливає на юридичну силу електронного документа. Тому, якщо документ складений відповідно до Закону № 851 (тобто, зокрема, містить електронні підписи і має усі обов’язкові реквізити первинного документа) — це повноцінний документ.

Нагадаємо важливий принцип. Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму (ст. 8 Закону № 851).

У нас немає платної системи документообігу, але деякі постачальники її примусово використовують, не хочуть по-іншому. Безкоштовні програми довго не зберігають документи. Я завантажую архівний файл, який дає при розкритті декілька зашифрованих файлів + PDF. Ще роздруковую PDF із друкарською формою підписів і печаток. Чи досить цього?

Перше, що відмітимо: якщо у вас немає додаткової угоди з контрагентом на електронний документообіг або немає відповідного застереження в договорі про те, що первинні документи складаються тільки в електронній формі, — ви можете вимагати від контрагента «паперовий» оригінал документа («з живими» підписами). І він не має права вам відмовити в його наданні. Адже електронні первинні документи не є обов’язковими. Тобто в якій формі складатимуться первинні документи (в електронній або паперовій) — це площина договірних відносин. Якщо договором не передбачено, що документи складаються в електронній формі, то і нав’язати контрагентові електронну форму первинних документів не можна.

Також відмітимо, що незалежно від того, є у вас домовленість з контрагентом на електронні документи чи ні, ви можете вимагати від контрагента надати вам паперову копію електронного документа (ч. 6 ст. 9 Закону про бухоблік). Але вона матиме силу лише копії.

Що стосується конкретно питання, то дійсно, враховуючи, що оригіналом документа в цьому випадку є саме його електронна версія, обов’язково треба зберігати саме електронну версію документа. Якщо ви використовуєте платну версію ЕДО-платформи, зазвичай, вона забезпечує зберігання електронних документів відповідно до законодавчих вимог. Але якщо ЕДО-платформа, яку ви використовуєте, не може забезпечити зберігання документів протягом потрібного часу, можете зберігати їх у себе на ваших носіях (на внутрішньому або хмарному сервері, флешках тощо). При цьому слід враховувати вимоги відносно зберігання електронних документів, встановлені:

Законом № 851;

Порядком роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки для передавання на архівне зберігання, затвердженим наказом Мін’юсту від 11.11.2014 р. № 1886/5.

Цей документ обов’язковий для застосування усіма підприємствами.

Зокрема, щодо зберігання «вхідних» електронних документів в ньому сказано, що треба зберегти архівний ХML-документ, який складається із:

— файла основного електронного документа;

— файлів додатків до електронного документа (якщо вони є);

— файлів електронних підписів, якими підписані електронні документи;

— реквізитів електронного документа;

— метаданих електронних документів.

Для «візуалізації» форми електронного документа використовують формат PDF.

Закон № 851 говорить про те, що підприємства зобов’язані зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дозволяє перевірити їх цілісність на цих носіях.

Цілісність документа перевіряють шляхом перевірки електронного підпису. Якщо в документ, підписаний посиленим або кваліфікованим електронним підписом, внесли зміни, це буде виявлено.

При зберіганні електронних документів обов’язково дотримуватися таких вимог:

1) інформація, що міститься в електронному документі, має бути доступною для її подальшого використання;

2) має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа в тому форматі, в якому він був створений, відправлений або отриманий;

3) необхідно зберігати інформацію (у разі її наявності), що дає можливість встановити походження і призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення або отримання.

У разі неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях протягом строку, встановленого законодавством, треба (ст. 13 Закону № 851):

— вживати заходів щодо дублювання документів на декількох електронних носіях інформації та

— здійснювати їх періодичне копіювання відповідно до порядку обліку і копіювання документів, встановленого законодавством.

Якщо неможливо виконати вказані вимоги, електронні документи повинні зберігатися у вигляді копії документа на папері (у разі відсутності оригіналу цього документа на папері). Але цей варіант, на наш погляд, є ризиковим.

Дати складання електронного документа і дати його підписання не збігаються. Як і коли проводити документ в обліку?

Зараз ми вже маємо узгоджену позицію Мінфіну і ДПС про те, на яку дату орієнтуватися бухгалтерові, якщо дати складання і дати підписання документів не збігаються (див. лист Мінфіну від 26.12.2019 р. № 35210-06-62/35178, лист ДПС від 05.08.2020 р. № 3195/ІПК/99-00-05-06-02-06).

Їх висновки зводяться до того, що для облікових цілей важлива не дата підписання первинки (дата накладення електронного підпису), а дата (період) здійснення госпоперації.

Зазначимо, що тепер це безпосередньо закріплено і в п. 187.1 ПКУ:

«для документів, складених в електронній формі, датою оформлення документа, що засвідчує факт постачання послуг платником податку, вважається дата, зазначена у самому документі як дата його складення відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», незалежно від дати накладення електронного підпису».

Проте слід пам’ятати, що юридичну силу первинний документ матиме тільки після того, як буде підписаний сторонами. Що це означає? Припустимо, операція була здійснена в червні, а документ був підписаний сторонами в наступному (наступних) місяцях:

— якщо документ був підписаний до формування облікових регістрів за період, в якому здійснена операція, то цей документ є своєчасним. І те, що він підписаний наступним місяцем, жодного значення не має. Проводимо його як звичайний своєчасний документ в періоді здійснення операції, тобто в червні;

— якщо на момент формування облікових регістрів за відповідний місяць документ так і не підписаний (або підписаний тільки однією стороною), то по суті для електронного первинного документа діють ті ж правила, що і для його паперового аналога. Тобто документ отриманий із запізненням. У такому разі до підписання електронного документа відобразити операцію в обліку (у періоді її здійснення) можна на підставі внутрішнього первинного документа («самоакта»).

Електронний документ містить мітку часу — зафіксовані дату і час підписання документа.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі
Для того, чтоб распечатать текст необходимо оформить подписку
copy-print__image
Ця функція доступна тільки
авторизованим користувачам