Сайт для бухгалтеров №1 в Украине

Получайте
новости почтой!


Бухгалтер 911, август, 2021/№35
Печатать

Электронный документооборот: «горячие» вопросы

Казанова Марина, налоговый эксперт, CAP
Многие предприятия уже оценили все преимущества электронного документооборота. Некоторые — только к нему «присматриваются» или вынуждены работать с электронными документами, так как их навязывает контрагент. В статье рассмотрим ряд популярных вопросов, связанных с электронными первичными документами.

Получен счет-акт от контрагента через «Медок». Достаточно ли будет распечатки из программы, чтобы считать его полноценным первичным документом?

Тут нужно, прежде всего, определить: это электронный документ (подписан электронными подписями) либо просто скан «бумажного» документа, отправленный на электронную почту. Если это первый вариант: документ содержит электронные подписи и другие обязательные реквизиты, которые должны быть в первичном документе (ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете), то это полноценный первичный документ.

Если второй вариант (скан на почту) — считайте, что документа (оригинала) у вас нет. Без электронной подписи юридической силы документ не имеет.

Предположим, что речь идет именно об электронном документе: достаточно ли распечатки, чтобы считать его полноценным первичным документом? Как раз распечатка электронного документа имеет силу только «копии». Оригиналом электронного документа считается именно его электронная версия (с электронными подписями) (ст. 7 Закона № 851*). А это значит, что вам обязательно нужно хранить электронную версию документа в течение сроков, предусмотренных для хранения первички**.

* Закон Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» от 22.05.2003 г. № 851-IV.

** Вам может быть полезна статья «Могут ли налоговики в 2021 году проверять 2017 год?» (журнал «Бухгалтер 911», 2021, № 22).

Срок хранения электронных документов на электронных носителях должен быть не меньше сроков хранения аналогичных документов на бумажных носителях (ст. 13 Закона № 851).

Просто сохранять распечатку документа будет недостаточно (ведь она — не оригинал документа). По большому счету, электронные документы можно и не печатать (создавать электронные документы еще и в бумажной форме требуется только для документов длительного хранения (больше 10 лет)). Возможно, распечатать электронный документ нужно будет по просьбе проверяющих во время проверки.

Нужно ли допсоглашение на электронный документооборот с контрагентом для того, чтобы электронный документ имел юридическую силу?

Нет, наличие/отсутствие допсоглашения или соответствующих оговорок в договоре никак не влияет на юридическую силу электронного документа. Поэтому если документ составлен в соответствии с Законом № 851 (т. е., в частности, содержит электронные подписи и имеет все обязательные реквизиты первичного документа) — это полноценный документ.

Напомним важный принцип. Юридическая сила электронного документа не может быть оспорена только потому, что он имеет электронную форму (ст. 8 Закона № 851).

У нас нет платной системы документооборота, но некоторые поставщики ее принудительно используют, не хотят по-другому. Бесплатные программы долго не хранят документы. Я скачиваю архивный файл, который дает при раскрытии несколько зашифрованных файлов + PDF. Еще распечатываю PDF с печатной формой подписей и печатей. Достаточно ли этого?

Первое, что отметим: если у вас нет допсоглашения с контрагентом на электронный документооборот или нет соответствующей оговорки в договоре о том, что первичные документы составляются только в электронной форме, — вы можете потребовать от контрагента «бумажный» оригинал документа («с живыми» подписями). И он не вправе вам отказать в его предоставлении. Ведь электронные первичные документы не являются обязательными. А значит, в какой форме будут составляться первичные документы (в электронной или бумажной) — это плоскость договорных отношений. Если договором не предусмотрено, что документы составляются в электронной форме, то и навязать контрагенту электронную форму первичных документов нельзя.

Также отметим, что независимо от того, есть у вас договоренность с контрагентом на электронные документы или нет, вы можете требовать от контрагента предоставить вам бумажную копию электронного документа (ч. 6 ст. 9 Закона о бухучете). Но она будет иметь силу только копии.

Что касается конкретно вопроса, то действительно, учитывая, что оригиналом документа в данном случае является именно его электронная версия, обязательно нужно хранить именно электронную версию документа. Платные ЭДО-платформы обычно обеспечивают хранение документов в соответствии с законодательными требованиями. Если ЭДО-платформа, которую вы используете, не может обеспечить хранение документов в течении нужного времени, можете хранить их у себя на ваших носителях (на внутреннем или облачном сервере, флешках и т. п.). При этом следует учитывать требования в отношении хранения электронных документов, установленные:

Законом № 851;

Порядком работы с электронными документами в делопроизводстве и их подготовки для передачи на архивное хранение, утвержденным приказом Минюста от 11.11.2014 г. № 1886/5.

Этот документ обязателен для применения всеми предприятиями.

В частности, в отношении хранения «входящих» электронных документов в нем сказано, что нужно сохранить архивный ХML-документ, который состоит из:

— файла основного электронного документа;

— файлов приложений к электронному документу (если они есть);

— файлов электронных подписей, которыми подписаны электронные документы;

— реквизитов электронного документа;

— метаданных электронных документов.

Для «визуализации» формы электронного документа используют формат PDF.

Закон № 851 говорит о том, что предприятия обязаны хранить электронные документы на электронных носителях информации в форме, позволяющей проверить их целостность на этих носителях.

Целостность документа проверяют путем проверки электронной подписи. Если в документ, подписанный усиленной или квалифицированной электронной подписью, внесли изменения, это будет выявлено.

При хранении электронных документов обязательно соблюдать такие требования:

1) содержащаяся в электронном документе информация должна быть доступной для ее дальнейшего использования;

2) должна быть обеспечена возможность восстановления электронного документа в том формате, в котором он был создан, отправлен или получен;

3) необходимо хранить информацию (в случае ее наличия), дающую возможность установить происхождение и назначение электронного документа, а также дату и время его отправления или получения.

В случае невозможности хранения электронных документов на электронных носителях в течение срока, установленного законодательством, нужно (ст. 13 Закона № 851):

— принимать меры по дублированию документов на нескольких электронных носителях информации и

— осуществлять их периодическое копирование в соответствии с порядком учета и копирования документов, установленным законодательством.

Если невозможно выполнить указанные требования, электронные документы должны храниться в виде копии документа на бумаге (в случае отсутствия оригинала этого документа на бумаге). Но этот вариант, на наш взгляд, является рискованным.

Даты составления электронного документа и даты его подписания не совпадают. Как и когда проводить документ в учете?

Сейчас мы уже имеем согласованную позицию Минфина и ГНС о том, на какую дату ориентироваться бухгалтеру, если даты составления и даты подписания документов не совпадают (см. письмо Минфина от 26.12.2019 г. № 35210-06-62/35178, письмо ГНС от 05.08.2020 г. № 3195/ІПК/99-00-05-06-02-06).

Их выводы сводятся к тому, что для учетных целей важна не дата подписания первички (дата наложения электронной подписи), а дата (период) осуществления хозоперации.

Отметим, что теперь это непосредственно закреплено и в п. 187.1 НКУ:

«для документов, составленных в электронной форме, датой оформления документа, который удостоверяет факт поставки услуг плательщиком налога, считается дата, указанная в самом документе как дата его составления в соответствии с Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине», независимо от даты наложения электронной подписи».

Однако следует помнить, что юридическую силу первичный документ будет иметь только после того, как будет подписан сторонами. Что это означает? Предположим, операция была осуществлена в июне, а документ был подписан сторонами в следующем (следующих) месяцах:

— если документ был подписан до формирования учетных регистров за период, в котором осуществлена операция, то этот документ является своевременным. И то, что он подписан следующим месяцем, никакого значения не имеет. Проводим его как обычный своевременный документ в периоде осуществления операции, т. е. в июне;

— если на момент формирования учетных регистров за соответствующий месяц документ так и не подписан (либо подписан только одной стороной), то по сути для электронного первичного документа действуют те же правила, что и для его бумажного аналога. То есть документ получен с опозданием. В таком случае до подписания электронного документа отразить операцию в учете (в периоде ее осуществления) можно на основании внутреннего первичного документа («самоакта»).

Электронный документ содержит отметку времени — зафиксированные дату и время подписания документа.

фото автора В фокусе
Виталина Мирошниченко Отчет по ЕСВ ФЛП за 2021 год: примеры заполнения ...
77235 110
Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше
Для того, чтоб распечатать текст необходимо оформить подписку
copy-print__image
Данная функция доступна только
авторизованным пользователям