Бухгалтер 911, грудень, 2021/№50

Обране

Передсвятковий клопіт: річний перерахунок ПДФО — 2021

Савченко Елена, податковий експерт

Настав грудень... Отже, бухгалтерові час діставати з далекої шухляди столу особливий список справ, які потрібно не забути зробити в останній місяць року. Одним із пунктів у цьому списку стоїть проведення річного перерахунку ПДФО. Щоб вам довго не затримуватися на ньому і швидше перейти до наступних пунктів, ми підготували цей матеріал.

Проводити річний перерахунок ПДФО зобов’язані всі роботодавці, у тому числі й ФОП. Уточнимо: говоримо зараз про обов’язковий річний перерахунок ПДФО, який передбачений п.п. 169.4.2 ПКУ. Такий перерахунок треба здійснювати щодо всіх співробітників, які значаться в роботодавця на 31.12.2021.

А оскільки перерахунок обов’язковий, то відразу попереджаємо: не проводити такий перерахунок або здійснювати його не щодо всіх співробітників буде неправильним рішенням для бухгалтера. Адже перерахунок дає можливість виправити ПДФО-помилки без штрафів.

Зверніть увагу: щодо військового збору проведення перерахунку не передбачено, перераховуємо тільки ПДФО.

Річний перерахунок ПДФО за підсумками 2021 року здійснюємо при нарахуванні зарплати за грудень 2021 року.

Перевірку проводимо за період з моменту проведення останнього перерахунку (за результатами попереднього (2020) року або за інший* період) по грудень 2021 року (включно). Щодо новоприйнятих працівників перерахунок проводять за період з місяця прийняття їх на роботу.

* Наприклад, якщо ви цього року вже провели щодо працівника добровільний перерахунок або перерахунок під час розрахунку за останній місяць застосування ПСП.

В обов’язковому річному перерахунку ПДФО беруть участь тільки доходи працівника у вигляді заробітної плати. Але врахуйте, що податкове законодавство розглядає заробітну плату ширше, ніж Закон про оплату праці та Інструкція № 5**. Так, наприклад, ПКУ до заробітної плати відносить допомогу по тимчасовій непрацездатності й оплату перших п’яти днів тимчасової непрацездатності за рахунок коштів роботодавця (абзац третій п.п. 169.4.1 ПКУ).

** Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.2004 № 5.

Водночас рекомендуємо переглянути й інші види доходів, які ви нараховували найманим працівникам. Раптом ви неправильно їх класифікували ((не) оподаткували ПДФО), і тепер у вас з’явився шанс усе виправити.

Порядок проведення

Річний ПДФО-перерахунок проводимо щодо кожного працівника окремо. Порядок його проведення розпишемо покроково.

Крок 1. За кожним місяцем періоду, що перевіряється:

— уточнюємо суми нарахованої зарплати. Для цього відпускні та/або лікарняні відносимо до місяців, за які вони нараховані (абзац третій п.п. 169.4.1 ПКУ). Усі інші виплати, у тому числі премії, суми індексації, нараховані (донараховані/відсторновані) за будь-які попередні місяці, залишаємо в тому місяці, в якому вони були фактично нараховані;

— перевіряємо наявність у працівника підстав для застосування податкової соціальної пільги (ПСП) і право на ПСП, якщо такий працівник нею користувався у 2021 році;

— визначаємо суму ПДФО.

Тобто проводимо остаточне оподаткування уточнених місячних сум заробітної плати.

Крок 2. За період, за який проводимо перерахунок, розраховуємо загальну суму ПДФО-зобов’язань. Для цього підсумовуємо місячні суми ПДФО, розраховані за результатами перерахунку, у періоді, що перевіряється.

Крок 3. Визначаємо результат перерахунку. Підсумовуємо фактично нарахований ПДФО в періоді, що перераховується, і порівнюємо із сумою ПДФО-зобов’язань, визначених за результатами річного перерахунку.

Важливо! У сумі ПДФО, фактично нарахованій за 2021 рік, не враховуємо результати перерахунку минулого 2020 року, якщо такі суми фактично доутримувались або поверталися в місяцях 2021 року.

У результаті проведення перерахунку ви можете виявити:

— заниження зобов’язань з ПДФО (утримали ПДФО в меншій сумі, ніж було потрібно);

— завищення суми зобов’язань за податком (утримали суму ПДФО у більшій сумі);

— нульовий результат (якщо сума ПДФО за перерахунком дорівнює фактичній сумі ПДФО за період, що перераховується).

Якщо виявлено заниження зобов’язання з ПДФО, таку недоутриману суму стягуємо за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) працівника, тобто за рахунок доходу за грудень 2021 року (п.п. 169.4.4 ПКУ).

Якщо такого доходу буде недостатньо — залишок суми недоплати стягуємо за рахунок доходів наступних місяців до повного її погашення (наприклад, січня-лютого 2022 року).

При будь-якому відрахуванні із заробітної плати пам’ятаємо про вимоги ст. 128 КЗпП (ср. ). Тобто маємо право відрахувати із зарплати працівника за місяць недоплату з ПДФО в сумі, яка не перевищує 20 % зарплати, що підлягає виплаті на руки.

Водночас якщо працівник не проти, то може написати заяву з проханням відрахувати з його зарплати всю суму недоутриманого ПДФО одноразово. Якщо, звичайно, сума зарплати дозволяє це зробити.

А як діяти, якщо в результаті річного перерахунку виявлено, що ПДФО утримано у більшій сумі, ніж потрібно? На суму надміру утриманого ПДФО зменшуємо суму податку на доходи, що підлягає утриманню із зарплати працівника за грудень. При недостатності такої суми зменшуємо суму ПДФО наступних місяців (наприклад, січня-лютого 2022 року) до повного повернення суми зайвого ПДФО (див. роз’яснення в підкатегорії 103.08 ЗІР).

Відображаємо результати перерахунку

Бухоблік. У бухгалтерському обліку результати перерахунку відображаємо проводкою:

— Дт 661 — Кт 641/ПДФО — сума недоплати податку, що утримується з працівника;

— Дт 661 — Кт 641/ПДФО методом «червоне сторно» — сума переплати, що підлягає поверненню працівнику.

Звітність. У загальному випадку результат річного перерахунку ПДФО за 2021 рік відображаємо в додатку 4 (4ДФ) Податкового розрахунку за грудень 4 кварталу 2021 року, тобто в тому місяці звітного кварталу, в якому його проводили.

У розд. I 4ДФ по рядку із зарплатним доходом у графах 4а і 4 проставляємо суму ПДФО з урахуванням результату перерахунку (103.25 ЗІР). Тобто, якщо щодо працівника зобов’язання з ПДФО:

— занижені — у розд. I 4ДФ за грудень показники граф 4а і 4 збільшуємо на доутримувану суму, але з урахуванням 20 % обмеження за відрахуваннями;

Сума до доутримання перевищує обмежуючий бар’єр? Тоді її залишок відображаємо в 4ДФ за наступні звітні квартали в міру відрахування із зарплати працівника, нарахованої в наступних місяцях.

— завищені — показники граф 4а і 4 розд. I 4ДФ за грудень 2021 року зменшуємо на суму надміру утриманого ПДФО, але не більше ніж суму зобов’язань ПДФО за грудень. Якщо ж сума надміру утриманого ПДФО, виявлена при перерахунку, перевищує фактичну суму ПДФО, утриману із грудневих доходів, то її залишок зменшить показники граф 4а і 4 в наступних звітних періодах.

Приклад перерахунку

Приклад. Роботодавець у грудні проводить перерахунок ПДФО за підсумками 2021 року. Одній із його працівниць у місяцях 2021 року нараховувалися доходи, наведені в таблиці далі. Так, окрім зарплати за фактично відпрацьований час у періоді, що перевіряється (з 1 січня по 31 грудня 2021 року), їй були нараховані:

— відпускні. Із 19.04.2021 працівниця перебувала у відпустці 30 календарних днів (20 днів щорічної відпустки і 10 днів додаткової відпустки на дітей). За цей період їй нарахували відпускні і включили в дохід квітня в сумі 5508,60 грн, у тому числі за 12 днів квітня — 2203,44 грн, за 18 днів травня — 3305,16 грн;

— лікарняні. Із 22.07.2021 по 02.08.2021 працівниця хворіла. Загальна сума лікарняних нарахована і включена в дохід серпня в розмірі 2160 грн, у тому числі за 10 днів хвороби в липні — 1800 грн і за 2 дні хвороби в серпні — 360 грн.

Крім того, 26 серпня працівниця подала заяву і надала всі документи на застосування ПСП як одинокій матері двох дітей. Сума ПСП — 3405 грн. Граничний розмір доходу за цією пільгою на двох дітей — 6360 грн.

Але ПСП почали застосовувати до зарплати працівниці тільки з вересня, помилково порахувавши, що в місяці подання заяви на ПСП працівниця права на неї не має.

У листопаді працівниці за її заявою виплачена нецільова благодійна допомога в розмірі 2000 грн. Проте бухгалтер помилково включив її в зарплату й утримав з неї ПДФО. У результаті ПСП до зарплати за листопад не було застосовано.

Із 1 грудня оклад працівниці було підвищено з 6200 до 6700 грн, у зв’язку з чим вона втратила право на ПСП.

Результат проведення перерахунку щодо працівниці наведемо в таблиці.

Річний перерахунок ПДФО

Місяць	Факт			Перерахунок
Місяць	зарплата	ПСП	ПДФО	уточнена зарплата	ПСП	ПДФО
1	2	3	4	5	6	7
Січень	6200	—	1116	6200	—	1116
Лютий	6200	—	1116	6200	—	1116
Березень	6200	—	1116	6200	—	1116
Квітень	8890,42⁽¹⁾	—	1600,28	5585,26⁽²⁾	—	1005,35
Травень	2066,67	—	372	5371,83⁽³⁾	—	966,93
Червень	6200	—	1116	6200	—	1116
Липень	4227,27	—	760,91	6027,27⁽⁴⁾	—	1084,91
Серпень	8064,76⁽⁵⁾	—	1451,66	6264,76⁽⁶⁾	3405	514,76
Вересень	6200	3405	503,10	6200	3405	503,10
Жовтень	6200	3405	503,10	6200	3405	503,10
Листопад	8200⁽⁷⁾	—	1476	6200	3405	503,10
Грудень	6700	—	1206	6700	—	1206
Разом	75349,12	х	12337,05	73349,12	х	10751,25
⁽¹⁾ Основна зарплата за квітень (3381,82 грн) + відпускні за квітень-травень, нараховані у квітні (5508,60 грн). ⁽²⁾Після розподілу. Основна зарплата за квітень (3381,82 грн) + відпускні квітня (2203,44 грн). ⁽³⁾ Після розподілу. Основна зарплата за травень (2066,67 грн) + відпускні травня (3305,16 грн). ⁽⁴⁾Після розподілу. Основна зарплата за липень (4227,27 грн) + лікарняні липня (1800 грн). ⁽⁵⁾Основна зарплата за серпень (5904,76 грн) + лікарняні за липень — серпень (2160 грн). ⁽⁶⁾ Після розподілу. Основна зарплата за серпень (5904,76 грн) + лікарняні за серпень (360 грн). ⁽⁷⁾ У суму зарплати за листопад помилково включили нецільову благодійну допомогу в розмірі 2000 грн і утримали з неї ПДФО.

У результаті перерахунку виявлено, що працівниці треба повернути надміру утриману суму податку в розмірі (див. рядок «Разом» за графами 4 і 7 таблиці):

12337,05 - 10751,25 = 1585,80 (грн).

Таке повернення проводимо за рахунок зменшення ПДФО, що підлягає сплаті з грудневого доходу працівниці (1206 грн, див. графу 4 таблиці). Але оскільки сума ПДФО грудня (1206 грн) менша, ніж та, яку потрібно повернути (1585,80 грн), то ПДФО за грудень становитиме 0 грн. А на суму податку, що залишилася (1585,80 - 1206 = 379,80 (грн)), зменшуємо суму ПДФО січня 2022 року до повного повернення суми надміру утриманого ПДФО.

Порядок заповнення 4ДФ за грудень покажемо на рисунку нижче.

Фрагмент 4ДФ за грудень (Податковий розрахунок за IV квартал 2021 року)

Теги

Отримуйте новини поштою!

Передсвятковий клопіт: річний перерахунок ПДФО — 2021

Порядок проведення

Відображаємо результати перерахунку

Приклад перерахунку

Отримуйте
новини поштою!