Довідковий Розрахунок потрібен тоді, коли у фондів не вистачає даних щодо окремих місяців для обчислення та призначення виплат застрахованим особам, а Розрахунок з типом «Звітний» за цей період ще не поданий. На цей довідковий Розрахунок чекають:
— Пенсійний фонд у разі призначення пенсії працівникові вашого підприємства;
— ФСС, якщо застрахована особа претендує на виплати із цього Фонду (допомогу по тимчасовій непрацездатності, допомогу по вагітності та пологах, страхові виплати у зв’язку з нещасним випадком або профзахворюванням тощо). Водночас довідковий Розрахунок не потрібно формувати, якщо, наприклад, працівник хворів, але період хвороби оплачується за рахунок коштів роботодавця (хвороба тривала не більше 5 календарних днів);
— Центр зайнятості, якщо особа, яка раніше працювала у вас, стає на облік як безробітний з виплатою допомоги по безробіттю. Якщо ж працівник, що звільняється, планує самостійно працевлаштуватися, то формувати довідковий Розрахунок не потрібно.
У випадку якщо його плани зміняться, ви у разі потреби просто отримаєте звернення від Центру зайнятості про необхідність подання Розрахунку.
Довідковий Розрахунок слід подавати протягом звітного кварталу в разі настання події, яка вимагає такого подання (призначення пенсії або інших соціальних виплат застрахованій особі). Наприклад, у разі призначення пенсії в травні 2021 року довідковий Розрахунок з інформацією про нараховані доходи і сплачений ЄСВ у квітні 2021 року (тобто місяці, який передує місяцю призначення пенсії) є можливість подати до кінця червня 2021 року.
Такий же граничний строк, а саме до кінця червня 2021 року, матимемо й у разі подання заяви на призначення пенсії в червні 2021 року. Проте до Розрахунку увійде інформація про нараховані доходи у квітні й травні 2021 року.
Якщо ж підприємство не встигає подати довідковий Розрахунок до кінця червня, то далі за ІІ квартал 2021 року подає Розрахунок з типом «Звітний». Окремо формувати довідковий Розрахунок після закінчення звітного кварталу за місяці звітного кварталу не потрібно.
Довідковий Розрахунок формуєте окремо на кожну застраховану особу, інформацію про яку зазначаєте. Якщо у вас, наприклад, у травні 2021 року захворіли два працівники, то для фінансування виплати допомоги від ФСС на кожного працівника слід сформувати окремий довідковий Розрахунок.
Він складатиметься безпосередньо із самого Розрахунку і додатків, необхідних для призначення пенсії або матеріального забезпечення застрахованій особі (про них буде сказано далі).
Зверніть увагу, що в довідковому Розрахунку заповнюємо тільки рядки 01 — 06 заголовної частини. А ось інші рядки, як і показники в розділі І, заповнювати роботодавцям не потрібно.
Довідковий Розрахунок має подвійний тип. При його формуванні проставляєте в заголовній частині Розрахунку і відповідному додатку дві відмітки: в рядку 011 — тип «Звітний» і 014 — тип «Довідковий». Причину подання Розрахунку з типом «Звітний» як «Довідковий», а саме для призначення пенсії або для призначення матеріального забезпечення, страхових виплат, зазначаєте в «шапці» відповідного додатка (у Д1 — це рядок 035, у Д5 — рядок 036, у Д6 — рядок 034), який подаєте у складі такого Розрахунку.
Довідковий Розрахунок:
— для призначення пенсії обов’язково міститиме додаток Д1 за місяці в межах звітного кварталу, за які подається інформація. Якщо особа — зі спецстажем, то також формуєте Д6. А ось Д5 увійде до складу довідкового Розрахунку тільки в разі, якщо інформація, що міститься в ньому, може вплинути на розрахунок пенсійних виплат;
— для призначення матеріального забезпечення, страхових виплат складатиметься з Д1 за місяці в межах звітного кварталу, за які подається інформація.
У разі потреби (наприклад, якщо ви прийняли/звільнили працівника, надали або в нього закінчилися «декретні*» відпустки, що може вплинути на суму виплат) формуєте також Д5.
* У зв’язку з вагітністю та пологами, для догляду за дитиною до 3 (від 3 до 6) років.
А ось 4ДФ до складу довідкового Розрахунку потрапити не повинен! Інформацію в додатках до Розрахунку відображаєте в загальному порядку.
Якщо в поданому довідковому Розрахунку виявили помилку, просто повторно подайте такий Розрахунок з типом «Звітний» як «Довідковий» з правильними відомостями на особу.
Увага! Подання Розрахунку з типом «Звітний» як «Довідковий» на працівника не скасовує обов’язку роботодавця зазначити ці ж дані в Розрахунку з типом «Звітний».
Тобто при поданні Розрахунку за звітний квартал до нього і його додатків необхідно включати відомості про нарахування ЄСВ за особами, за якими раніше був наданий Податковий розрахунок типу «Довідковий» (див. лист Пенсійного фонду від 22.01.2021 р. № 2800-050102-1/2832).
Приклад 1. Працівник (повна зайнятість, основне місце роботи, спецстаж не формується) був прийнятий на роботу 12 квітня 2021 року сторожем. 24 травня він подав заяву на призначення пенсії і повідомив про це роботодавця. База нарахування за квітень — 8000 грн (ЄСВ — 1760 грн).
Для обчислення і призначення пенсії Пенсійному фонду будуть потрібні відомості про базу нарахування ЄСВ за квітень 2021 року, визначену за працівником, та суми ЄСВ, нарахованого на неї, відсутні в Держреєстрі загальнообов’язкового соціального страхування на день подання заяви.
Тому роботодавець сформує Розрахунок з типом «Звітний» як «Довідковий», який складатиметься безпосередньо із самого Розрахунку із заповненими рядками 01 — 06 заголовної частини і двох додатків: Д1 — за квітень 2021 року із сумами ЄСВ і Д5 — з відомостями про прийняття працівника на роботу.
Наведемо приклад заповнення додатків на рис. 1.
Рис. 1. Фрагменти Д1 і Д5 до Розрахунку з типом «Звітний» як «Довідковий»
Приклад 2. Працівник (повна зайнятість, основне місце роботи, спецстаж не формується) хворів із 1 по 9 червня 2021 року.
Листок непрацездатності наданий роботодавцеві 10 червня, а лікарняні за ним призначені комісією з соцстрахування 14 червня 2021 року.
Для перевірки правильності визначення страхового стажу за працівником і розрахунку суми допомоги ФСС будуть потрібні, серед іншого, дані про базу нарахування ЄСВ за квітень і травень 2021 року, відсутні в Держреєстрі загальнообов’язкового соцстрахування. Тому роботодавцеві потрібно сформувати Розрахунок з типом «Звітний» як «Довідковий», який складатиметься безпосередньо із самого Розрахунку із заповненими рядками 01 — 06 заголовної частини і додатків Д1 за квітень і травень 2021 року. Припустимо, що у квітні працівник увесь місяць перебував у відпустці без збереження заробітної плати у зв’язку з карантином. Травень був відпрацьований працівником повністю. Загальна сума зарплати за травень — 10000 грн (ЄСВ — 2200 грн). Наведемо приклад заповнення додатків на рис. 2.
Рис. 2. Фрагменти Д1 до Розрахунку з типом «Звітний» як «Довідковий»
До недавнього часу довідкова звітність не приймалася. У квитанції № 1 причина неприймання: документ не може бути поданий за майбутній період (II квартал 2021 року). Але ПФУ та ДПСУ вже вирішили цю проблему.