Комунальні платежі по офісу

Принцип нарахування

Починаючи розмову про комунальні витрати, відразу скажемо про головне бухоблікове правило: витрати у бухобліку треба визнавати в тому періоді, до якого вони належать (спільно з доходом або в періоді фактичного понесення, якщо безпосередньо їх пов’язати з доходом проблематично).

Такий висновок випливає, по-перше, з ч. 5 ст. 9 Закону про бухоблік. Тут сказано, що госпоперації повинні відображатися в обліку в тому звітному періоді, в якому вони здійснені. По-друге, згідно з п. 7 НП(С)БО 16 витрати відображають у періоді визнання доходу, для отримання якого вони були здійснені, або в періоді фактичного понесення, якщо їх неможливо прямо пов’язати з доходом.

Документальне підтвердження витрат

Будь-які господарські операції відображають в обліку на підставі первинних документів (ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік, п. 2.2 Положення № 88*).

* Положення про документальне забезпечення записів у бухобліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 № 88.

Акт виконаних робіт. Первинні документи про комунальні послуги постачальник повинен складати щомісяця. Цього вимагає ч. 1 ст. 9 Закону № 2189**.

** Закон України «Про житлово-комунальні послуги» від 09.11.2017 № 2189-VIII.

Зазвичай первинним документом для обліку комунальних послуг є акт виконаних робіт (наданих послуг). На підставі такого документа комунальні витрати відносять (оскільки ми говоримо про офісні витрати) до адміністративних витрат (п. 18 НП(С)БО 16) і обліковують на рахунку 92.

Зауважимо: датою складання первинного документа не завжди є останнє число поточного місяця. На практиці постачальники часто датують комунальну первинку вже наступним місяцем. Наприклад, акт за серпень 2021 року цілком може бути складений 02.09.2021. Коли відображати зафіксовану в такому документі господарську операцію? У місяці, в якому вона була здійснена (спожита комунальна послуга) (тобто у серпні), або в місяці складання первинного документа (у вересні)?

Відповідь однозначна. Оскільки комунальна послуга надана виконавцем і спожита замовником у серпні, то й відображати її в бухобліку споживачеві треба саме в серпні. Навіть якщо первинний документ складений і отриманий уже в іншому (наступному) місяці. Такий висновок виходить із принципу нарахування, про який ми сказали на початку статті.

Звідси ж випливає, що визнання витрат не залежить від періоду складання або отримання первинних документів від постачальника.

Самоакт. У тому випадку, коли акт від постачальника комунальних послуг своєчасно не отриманий, витрати у бухобліку можна відобразити шляхом самостійного оформлення внутрішнього документа (самоакта). Дозволяє це зробити п. 2.6 Положення № 88. При цьому суму витрат у самоакті визначають розрахунковим шляхом.

Якщо надалі при отриманні документа від постачальника виявиться, що розрахункова сума відрізняється від фактичної, то різницю, що виникла, відображають у поточному періоді (отримання документа) (п. 3.5 Положення № 88). Роблять це так. Якщо фактична вартість:

— вище за розрахункову, то різницю показують у складі витрат (Дт 911, 912, 92, 93, 94 — Кт 631)

— нижче розрахункової — у складі доходів (Дт 631 — Кт 719).

Оформляють таку операцію бухгалтерською довідкою.

У такому разі, отримавши первинку від постачальника, витрати за нею відображають шляхом виправлення помилки за той період, в якому комунальні послуги були фактично отримані.

Рахунок-акт за приладами обліку. За показаннями приладів обліку визначають вартість теплової та електричної енергії, газу, води і згідно з отриманими даними складають рахунок-акт. Цей документ може слугувати підставою для підтвердження витрат, але за умови, що він містить усі обов’язкові реквізити первинного документа, встановлені Законом про бухоблік.

Документи, створені в електронній формі, використовують у бухобліку за умови, що вони відповідають вимогам законодавства про електронні документи. Процес створення такого документа завершується накладенням електронного підпису.

Таким чином, якщо в рахунку відсутній підпис, він не може бути визнаний первинним документом.

ПДВ-облік

Періодичність нарахування ПДВ-зобов’язань за комунальними послугами, імовірно, має бути не рідше за один місяць. Річ у тому, що компенсацію комуналки податківці розглядають як послуги, що надаються безперервно (див. лист ДФСУ від 04.08.2016 № 26595/7/99-99-15-03-02-17, ІПК ГУ ДФС у Полтавській обл. від 23.05.2017 № 302/ІПК/16-31-12-01-34). А з урахуванням критерію безперервності (п. 201.4 ПКУ) нараховувати ПДВ-зобов’язання на комуналку доведеться хоча б один раз на місяць (скажімо, не пізніше за останній день місяця).

Датою віднесення сум податку до податкового кредиту (ПК) вважається дата першої події за операцією придбання: дата списання коштів з рахунку або дата отримання товарів/послуг (п. 198.2 ПКУ). Така подія має бути документально підтверджена (п. 44.1 ПКУ). Причому не важливо, чи почало «придбання» використовуватися в оподатковуваних операціях у рамках госпдіяльності і чи здійснював платник взагалі оподатковувані операції у відповідному періоді (п. 198.3 ПКУ).

Вхідна ПН. Якщо за придбані послуги ви перерахували передоплату і отримали ПН, зареєстровану в ЄРПН, то право на ПК вам забезпечене.

Інша річ, коли перша подія — отримання послуги, за якою акт від постачальника своєчасно не отриманий, але є ПН, зареєстрована в ЄРПН. У такому разі, якщо витрати ви задокументували на підставі самоакта, то, вважаємо, цілком можна відобразити ПК, спираючись на п. 198.2 ПКУ (тобто за датою отримання такої послуги). Але якщо внутрішній документ не був складений, то доведеться чекати запізнілий акт. Потім можна: (1) або подати уточненку до того звітного періоду, в якому виникло право на ПК; (2) чи скористатися правилом «1095 днів» і відкласти свій ПК на будь-який наступний звітний період протягом 1095 днів з дати складання ПН (п. 198.6 ПКУ).

Замінник ПН. ПК може бути сформований отримувачем без ПН на підставі рахунку за послуги, виставленого постачальником, при дотриманні таких умов: (1) поставляється послуга (а не товар!); (2) вартість послуг визначається за показаннями приладів обліку.

Зауважимо: електрична енергія, газ, вода є товаром (п.п. 14.1.191 ПКУ), і для цілей ПДВ-обліку, по суті, комунальний рахунок — це рахунок за товар. А це не відповідає «послуговому» формулюванню з п.п. «а» п. 201.11 ПКУ (ср. ).

Для віднесення сум ПДВ до складу ПК на підставі замінників ПН, строго кажучи, діє загальне правило «першої події».

Причому «прив’язуватися» до дати виникнення ПЗ у покупця немає жодних підстав — ПКУ таких вимог не містить (див. ІПК ДПСУ від 13.01.2021 р. № 134/ІПК/99-00-21-03-02-06).

Але врахуйте: передоплатний рахунок для ПК не пройде — у ньому не буде показань приладів. Тобто вимогам п. 201.11 ПКУ він не відповідає. Тобто не відображати за ним ПК у жодному разі не можна — потрібен «приладовий» рахунок або зареєстрована ПН.

Тобто для відображення ПК за «приладовим» рахунком повинні виконуватися дві умови: послуги спожиті (останній абзац п. 198.2 ПКУ, п.п. «а» п. 201.11 ПКУ) і факт такого споживання підтверджений «приладовим» рахунком (п. 198.6 ПКУ).

Зауважимо: на відміну від ПН, дата якої найчастіше відповідає даті виникнення права на ПК (першій події за операцією придбання), дата рахунку зазвичай цій даті не відповідає. Часто рахунок складається вже в наступному періоді. У такому разі відображати ПК слід у періоді фактичного споживання послуги. Тобто орієнтуємося на дані приладів обліку, а не на дату формування «приладового» рахунку.

Звідси випливає, що суми ПДВ на підставі запізнілих актів — замінників ПН платник може включити до складу ПК лише шляхом подання уточнюючого розрахунку за звітний період, в якому виникло таке право (з урахуванням строків давності, передбачених ст. 102 ПКУ).

Врахуйте: якщо отриманий рахунок містить вартість послуг, визначених як за приладами обліку, так і розрахунковим шляхом (наприклад, у рахунок за послуги водопостачання і водовідведення можуть бути включені й послуги за відведення поверхневої і дощової води, вартість яких визначається розрахунковим шляхом), то для ПК підприємству необхідно дочекатися податкової накладної від водоканалу.