Коммунальные платежи по офису

Принцип начисления

Начиная разговор о коммунальных расходах, сразу скажем о главном бухучетном правиле: расходы в бухучете нужно признавать в том периоде, к которому они относятся (совместно с доходом или в периоде фактического понесения, если напрямую их связать с доходом проблематично).

Такой вывод следует, во-первых, из ч. 5 ст. 9 Закона о бухучете. Здесь сказано, что хозоперации должны отражаться в учете в том отчетном периоде, в котором они осуществлены. Во-вторых, согласно п. 7 НП(С)БУ 16 расходы отражают в периоде признания дохода, для получения которого они были осуществлены, или в периоде фактического понесения, если их невозможно прямо увязать с доходом.

Документальное подтверждение расходов

Любые хозяйственные операции отражают в учете на основании первичных документов (ч. 1 ст. 9 Закона о бухучете, п. 2.2 Положения № 88*).

* Положение о документальном обеспечении записей в бухучете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 № 88.

Акт выполненных работ. Первичные документы о коммунальных услугах поставщик должен составлять каждый месяц. Этого требует ч. 1 ст. 9 Закона № 2189**.

** Закон Украины «О жилищно-коммунальных услугах» от 09.11.2017 № 2189-VIII.

Обычно первичным документом для учета коммунальных услуг является акт выполненных работ (предоставленных услуг). На основании такого документа коммунальные расходы относят (поскольку мы говорим об офисных расходах) к административным расходам (п. 18 НП(С)БУ 16) и учитывают на счете 92.

Заметим: датой составления первичного документа не всегда является последнее число текущего месяца. На практике поставщики частенько датируют коммунальную первичку уже следующим месяцем. Например, акт за август 2021 года вполне может быть составлен 02.09.2021. Когда отражать зафиксированную в таком документе хозяйственную операцию? В месяце, в котором она была осуществлена (потреблена коммунальная услуга) (т. е. в августе), или в месяце составления первичного документа (в сентябре)?

Ответ однозначный. Поскольку коммунальная услуга предоставлена исполнителем и потреблена заказчиком в августе, то и отразить ее в бухучете потребителю нужно именно в августе. Даже если первичный документ составлен и получен уже в другом (следующем) месяце. Такой вывод следует из принципа начисления, о котором мы сказали в начале статьи.

Отсюда же следует, что признание расходов не зависит от периода составления или получения первичных документов от поставщика.

Самоакт. В том случае, когда акт от поставщика коммунальных услуг своевременно не получен, расходы в бухучете можно отразить путем самостоятельного оформления внутреннего документа (самоакта). Позволяет это сделать п. 2.6 Положения № 88. При этом сумму расходов в самоакте определяют расчетным путем.

Если в дальнейшем при получении документа от поставщика окажется, что расчетная сумма отличается от фактической, то возникшую разницу отражают в текущем периоде (получения документа) (п. 3.5 Положения № 88). Делают это так. Если фактическая стоимость:

— выше расчетной, то разницу показывают в составе расходов (Дт 911, 912, 92, 93, 94 — Кт 631),

— ниже расчетной — в составе доходов (Дт 631 — Кт 719).

Оформляют такую операцию бухгалтерской справкой.

В таком случае, получив первичку от поставщика, расходы по ней отражают путем исправления ошибки за тот период, в котором коммунальные услуги были фактически получены.

Счет-акт по приборам учета. По показаниям приборов учета определяют стоимость тепловой и электрической энергии, газа, воды и согласно полученным данным составляют счет-акт. Этот документ может служить основанием для подтверждения расходов, но при условии, что он содержит все обязательные реквизиты первичного документа, установленные Законом о бухучете.

Документы, созданные в электронной форме, используют в бухучете при условии, что они соответствуют требованиям законодательства об электронных документах. Процесс создания такого документа завершается наложением электронной подписи.

Таким образом, если в счете отсутствует подпись, он не может быть признан первичным документом.

НДС-учет

Периодичность начисления НДС-обязательств по коммунальным услугам, по идее, должна быть не реже одного месяца. Дело в том, что компенсацию коммуналки налоговики рассматривают как услуги, предоставляемые непрерывно (см. письмо ГФСУ от 04.08.2016 № 26595/7/99-99-15-03-02-17, ИНК ГУ ГФС в Полтавской обл. от 23.05.2017 № 302/ІПК/16-31-12-01-34). А с учетом критерия непрерывности (п. 201.4 НКУ) начислять НДС-обязательства на коммуналку придется хотя бы один раз в месяц (скажем, не позднее последнего дня месяца).

Датой отнесения сумм налога к налоговому кредиту (НК) считается дата первого события по операции приобретения: дата списания средств со счета или дата получения товаров/услуг (п. 198.2 НКУ). Такое событие должно быть документально подтверждено (п. 44.1 НКУ). Причем не важно, начало ли «приобретение» использоваться в налогооблагаемых операциях в рамках хоздеятельности и осуществлял ли плательщик вообще облагаемые операции в соответствующем периоде (п. 198.3 НКУ).

Входящая НН. Если за приобретенные услуги вы перечислили предоплату и получили НН, зарегистрированную в ЕРНН, то право на НК вам обеспечено. Другое дело, когда первое событие — получение услуги, по которой акт от поставщика своевременно не получен, но имеется НН, зарегистрированная в ЕРНН. В таком случае, если расходы вы задокументировали на основании самоакта, то, считаем, вполне можно отразить НК, опираясь на п. 198.2 НКУ (т. е. по дате получения такой услуги). Но если внутренний документ не был составлен, то придется дожидаться запоздавшего акта. Потом можно: (1) или подать уточненку к тому отчетному периоду, в котором возникло право на НК; (2) или воспользоваться правилом «1095 дней» и отложить свой НК на любой следующий отчетный период в течение 1095 дней с даты составления НН (п. 198.6 НКУ).

Заменитель НН. НК может быть сформирован получателем без НН на основании счета за услуги, выставленного поставщиком, при соблюдении следующих условий: (1) поставляется услуга (а не товар!); (2) стоимость услуг определяется по показаниям приборов учета.

Заметим: электрическая энергия, газ, вода являются товаром (п.п. 14.1.191 НКУ), и для целей НДС-учета, по сути, коммунальный счет — это счет за товар. А это не соответствует «услужной» формулировке из п.п. «а» п. 201.11 НКУ (ср. ).

Для отнесения сумм НДС в состав НК на основании заменителей НН, строго говоря, действует общее правило «первого события».

Причем «привязываться» к дате возникновения НО у покупателя нет никаких оснований — НКУ подобных требований не содержит (см. ИНК ГНСУ от 13.01.2021 № 134/ІПК/99-00-21-03-02-06).

Но учтите: предоплатный счет для НК не прокатит — в нем не будет показаний приборов. То есть требованиям п. 201.11 НКУ он не соответствует. А значит, отражать по нему НК ни в коем случае нельзя — нужен «приборный» счет или зарегистрированная НН.

То есть для отражения НК по «приборному» счету должны выполняться два условия: услуги потреблены (последний абзац п. 198.2 НКУ, п.п. «а» п. 201.11 НКУ) и факт такого потребления подтвержден «приборным» счетом (п. 198.6 НКУ).

Заметим: в отличие от НН, дата которой чаще всего соответствует дате возникновения права на НК (первому событию по операции приобретения), дата счета, как правило, этой дате не соответствует. Зачастую счет составляется уже в следующем периоде. В таком случае отражать НК следует в периоде фактического потребления услуги. То есть ориентируемся на данные приборов учета, а не на дату формирования «приборного» счета.

Отсюда следует, что суммы НДС на основании запоздавших актов — заменителей НН плательщик может включить в состав НК лишь путем подачи уточняющего расчета за отчетный период, в котором возникло такое право (с учетом сроков давности, предусмотренных ст. 102 НКУ).

Учтите: если полученный счет содержит стоимость услуг, определенных как по приборам учета, так и расчетным путем (например, в счет за услуги водоснабжения и водоотведения могут быть включены и услуги за отведение поверхностной и дождевой воды, стоимость которых определяется расчетным путем), то для НК предприятию необходимо дождаться налоговой накладной от водоканала.