Як надавати електронні документи для перевірки податківцям?
Відразу скажемо: податківців електронними первинними документами не здивуєш. Низка підприємств вже пройшли перевірку з електронними первинними документами.
При цьому підкреслимо: навіть якщо у вас відсутні додаткова угода з контрагентом на електронну первинку або внутрішнє положення про електронний документообіг — це не може стати причиною, щоб не визнавати електронні документи. Головне, щоб електронний документ: (1) був електронним в розумінні Закону № 851* (тобто містив електронні підписи, які надають електронному документа юридичну силу); (2) містив обов’язкові реквізити первинного документа з ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік.
* Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV.
Як надавати податківцям електронні документи під час документальних перевірок? Як показує практика, поки податківці при перевірках просять надати їм паперові копії (роздруківки) електронних документів. Тому врахуйте, що доведеться готувати копії електронних документів на папері.
Як відзначають податківці, право отримувати копії первинних документів, які є предметом перевірки, передбачено п. 85.4 ПКУ. Так, у ньому не сказано, що це мають бути саме паперові копії. Але вимога про надання саме паперових копій електронних документів на вимогу перевіряючих міститься в ч. 6 ст. 9 Закону про бухоблік.
Виготовити ці паперові копії підприємство повинне за власний рахунок (ч. 6 ст. 9 Закону про бухоблік).
Що являє собою копія електронного документа на папері? Згідно зі ст. 7 Закону № 851 копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, засвідчене в порядку, встановленому законодавством. Що це означає? Вам необхідно роздрукувати електронний документ. Причому документ має бути у форматі, який зручний для сприйняття цього документа. Наприклад, це може бути PDF-формат, який включає інформацію про електронні підписи. Далі проставляємо на ньому — «Паперова копія електронного документа». І засвідчуємо як звичайну копію словами «Згідно з оригіналом» (без лапок), зазначаємо назву посади, особистий підпис особи, що засвідчує копію, її ім’я та прізвище (наприклад, Іван МЕЛЬНИК), дату.
Звісно, податківці можуть вимагати й доступу до оригіналів (тобто електронної версії) документів. Тому треба забезпечити збереження саме електронної версії документа протягом строку, встановленого законом. Зберігання роздруківок буде недостатньо**.
** Див. також статтю «Електронний документообіг: «гарячі» запитання» (журнал «Бухгалтер 911», 2021, № 35).
Нагадаємо, що для електронних первинних документів строки їх зберігання аналогічні строкам зберігання «паперових» документів.
До відома великих платників податків! Напевно, ви знаєте, що згідно з п. 85.2 ПКУ великі платники податків під час перевірки на запит контролюючого органу зобов’язані надавати податківцям в електронній формі:
«копії документів, які створюються в електронній формі, з обліку доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування (податкових зобов’язань), первинних документів, регістрів бухобліку, фінзвітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів».
Причому надати цю інформацію треба в строк не пізніше 2 робочих днів, наступних за днем отримання запиту.
Раніше надання цієї інформації гальмувало відсутність затвердженого електронного формату подання інформації в електронному вигляді. Так, п. 85.2 ПКУ було встановлено:
«у разі невстановлення електронного формату та порядку надання такої інформації платник податків звільняється від обов’язку подання її в електронній формі».
Але з 27.08.2021 р. (через 9 місяців із дня офіційного опублікування) набув чинності наказ Мінфіну від 15.09.2020 р. № 561 (ср. ). Цей документ установлює, що електронні документи (інформація) великим платником податків подаються у форматі XML у вигляді стандартного аудиторського файлу (SAF-T UA). Структура цього файлу наведена в додатку до наказу.
Аудиторський файл (SAF-T UA) є електронним файлом стандартизованої структури, який містить експортовані з початкової системи обліку дані про наявність і стан активів, власного капіталу та зобов’язань, а також інформацію про зміни у фінансово-господарському стані суб’єкта господарювання за певний період.
Структура файлу SAF-T UA передбачає подання, зокрема:
— облікової політики підприємства;
— оборотно-сальдових відомостей за рахунками; бухгалтерських проводок;
— інформації про контрагентів;
— інформації про характеристику продукції (товару/роботи/послуги), що випускається підприємством;
— даних аналітичного обліку щодо продажів та закупівель тощо.
При цьому аудиторський файл SAF-T UA платник зобов’язаний надати тільки у разі отримання запиту контролюючого органу.
Подавати файл податківцям треба буде засобами телекомунікаційного зв’язку.
Поки що це усе перебуває в тестовому режимі. Але треба бути готовими до подання таких електронних файлів (див. лист ДПС від 21.07.2021 р. № 2855/ІПК/99-00-07-08-01-06).
Наказом № 561 також передбачено, що контролюючі органи можуть вимагати під час перевірки надати їм доступ до електронних документів (інформації) великого платника податків за місцезнаходженням платника податків і його підрозділів (при проведенні документальних виїзних перевірок).
Блоги 
