Щорічна відпустка: основні моменти

Перш ніж заглибитися в бухгалтерські питання розрахунку відпускних і відображення їх у звітності, розберемося з відпускною «базою». У цьому розділі спецвипуску з’ясуємо, хто має право на щорічну відпустку і якої тривалості, як скласти графік відпусток і які ще документи для оформлення відпустки нам знадобляться, як перенести або продовжити відпустку, поділити її на частини, відкликати працівника з відпустки, закрити «відпускну заборгованість». Приступаємо.

1.1. Види щорічних відпусток і право на них

Право на щорічну відпустку мають громадяни України, іноземці та особи без громадянства, які працюють в Україні та перебувають у трудових відносинах з роботодавцями — юридичними або фізичними особами (ст. 2 Закону про відпустки, ст. 74 КЗпП).

Причому таке право не залежить від:

— виду трудового договору (строковий, безстроковий);

— умов прийняття працівника на роботу (за основним місцем роботи чи за сумісництвом, на постійну, тимчасову або сезонну роботу);

— режиму роботи (повний, неповний або скорочений робочий час).

Не важливі тут ані статус роботодавця (юридична чи фізична особа), ані його форма власності, вид діяльності та галузева приналежність.

А ось громадяни, що виконують роботи (надають послуги) за цивільно-правовими договорами, права на відпустку не мають, оскільки такі відносини регулюються не трудовим, а цивільно-правовим законодавством.

На період відпустки за працівником зберігаються його місце роботи (посада) і заробітна плата. Звільнити працівника в період його перебування у відпустці роботодавець за власною ініціативою не має права (ч. 3 ст. 40 КЗпП). Виняток — повна ліквідація підприємства.

Замінювати відпустку грошовою компенсацією заборонено, крім окремих випадків, передбаченихст. 24 Закону про відпустки (див. підрозділ 4.2 на с. 84).

Щорічні відпустки поділяють на основні та додаткові.

Додаткові відпустки, у свою чергу, теж поділяються на декілька видів. Детальніше див. рис. 1.1 на с. 4.

Колективним договором, угодою та трудовим договором можуть установлюватися й інші види щорічних відпусток. Але прописуючи в колективному договорі новий вид щорічної відпустки, потрібно пам’ятати дуже важливе правило: такі відпустки обов’язково мають бути оплачуваними (див. лист Мінсоцполітики від 29.04.2016 р. № 243/13/116-16).

Якщо роботодавець необґрунтовано відмовляє працівникові в наданні належної йому відпустки, у наявності пряме порушення вимог законодавства про працю (детальніше про відповідальність за таке порушення див. у підрозділі 1.15 на с. 40).

Щорічна основна відпустка надається всім працівникам в обов’язковому порядку і гарантована державою

А ось щорічну додаткову відпустку надають не всім. Якщо говорити про звичайні підприємства, то на таку відпустку мають право:

— працівники, зайняті на роботах, пов’язаних з негативним впливом на здоров’я шкідливих виробничих факторів за Списком № 1290-1, — тривалістю до 35 календарних днів (ч. 1 ст. 7 Закону про відпустки). Максимальна тривалість таких відпусток для певних категорій працівників визначена цим же Списком. А ось конкретну тривалість відпустки «за шкідливість» роботодавець установлює в колективному або трудовому договорі залежно від результатів атестації робочих місць за умовами праці та часом зайнятості працівників у таких умовах;

— окремі категорії працівників, робота яких пов’язана з підвищеним нервово-емоційним та інтелектуальним навантаженням або виконується в особливих природних умовах і умовах підвищеного ризику для здоров’я за Списком № 1290-2, — до 35 календарних днів (п. 1 ч. 1 ст. 8 Закону про відпустки). Як і у випадку з відпусткою «за шкідливість», конкретна тривалість відпустки за особливий характер праці встановлюється колективним або трудовим договором залежно від часу зайнятості працівника в цих умовах;

— працівники з ненормованим робочим днем — до 7 календарних днів (п. 2 ч. 1 ст. 8 Закону про відпустки, абзац перший п. 3 Рекомендацій № 7). Конкретна тривалість такої відпустки також установлюється в колективному або трудовому договорі. Перелік професій, посад працівників, яким установлено ненормований робочий день, із зазначенням конкретної тривалості додаткової відпустки (від 1 до 7 днів включно) зазвичай затверджують як додаток до колективного договору.

Перелічимо категорії осіб, які згідно із Законом про відпустки мають право на щорічну додаткову відпустку (див. табл. 1.1 на с. 5). Зазначимо, що наведений перелік не є вичерпним, оскільки такі відпустки працівникам можуть надавати також на підставі інших законодавчих актів.

Таблиця 1.1. Категорії працівників, які мають право на щорічну додаткову відпустку

А тепер розберемо кілька прикладів.

Приклад 1.1. Працівник зайнятий у газовому господарстві на посаді кочегара котельні на умовах неповного робочого дня — 3 години на день. Звичайна тривалість робочого часу, встановлена на підприємстві для таких працівників, — 7,2 години на день.

Оскільки професія кочегара котельні, зайнятого в газовому господарстві, включена до Списку № 1290-1, такий працівник, у принципі, може претендувати на щорічну додаткову відпустку за роботу із шкідливими і важкими умовами праці. Але за умовами прикладу він зайнятий на цих роботах менше половини тривалості робочого дня, встановленого для таких працівників (3 год/дн. < 7,2 год/дн. : 2). У зв’язку із цим права на щорічну додаткову відпустку за роботу із шкідливими і важкими умовами праці він не має.

Приклад 1.2. Працівник прийнятий на посаду бухгалтера на умовах неповного робочого тижня (4 дні на тиждень по 8 годин на день). Згідно з колективним договором, що діє на підприємстві, посада бухгалтера включена до переліку професій і посад, на яких застосовується ненормований робочий день.

Посада, яку обіймає працівник, зазначена в переліку професій і посад, на яких згідно з колективним договором застосовується ненормований робочий день. Тривалість його щоденної роботи більше половини нормальної тривалості, встановленої для цієї категорії працівників. Тому він має право на щорічну додаткову відпустку за особливий характер праці.

Увага! Щорічні додаткові відпустки, передбачені ст. 7 і 8 Закону про відпустки (див. табл. 1.1 на с. 5), надають понад щорічну основну відпустку і тільки за однією підставою, обраною працівником (ст. 10 Закону про відпустки). Виняток — категорії працівників, зазначені в Списках № 1290-1 і № 1290-2відповідними позначками. Вони мають право на щорічні додаткові відпустки за кількома підставами одночасно.

Важливо! Зазначене обмеження не поширюється на щорічні додаткові відпустки, які надають відповідно до інших норм законодавства, наприклад, батькам ВІЛ-інфікованої дитини (п. 2 ч. 1 ст. 18 Закону № 1972).

1.2. Загальна тривалість щорічних відпусток

Тривалість щорічних відпусток визначають Закон про відпустки, КЗпП та інші нормативно-правові акти. Розраховують тривалість щорічних відпусток у календарних днях незалежно від режимів і графіків роботи підприємства (ст. 5 Закону про відпустки). Тобто, наприклад, робота на умовах неповного робочого часу (неповного робочого дня та/або неповного робочого тижня) не зменшує тривалості щорічних відпусток.

Сумісники мають право на відпустку повної тривалості

Загальна тривалість щорічних основної та додаткових відпусток за відпрацьований робочий рікне може перевищувати 59 календарних днів, а для працівників, зайнятих на підземних гірничих роботах, — 69 календарних днів (ч. 3 ст. 10 Закону про відпустки).

Щорічні основну та додаткові відпустки бажано надавати з таким розрахунком, щоб працівники використали їх до закінчення робочого року.

Якщо тривалість щорічної відпустки в окремих нормативно-правових актах установлена в робочих днях, то для перерахунку робочих днів у календарні застосовують таку формулу (див. лист Мінпраці від 12.02.97 р. № 10/2-493):

N_{к. дн.} = N_{роб. дн.} х 7 : 6,

де N_{к. дн.} — тривалість щорічної відпустки в календарних днях;

N_{роб. дн.} — тривалість щорічної відпустки в робочих днях;

7 — тривалість тижня в календарних днях;

6 — тривалість тижня в робочих днях, відповідно до якого обчислювалася тривалість відпустки до набрання чинності Законом про відпустки (до 01.01.97 р.).

Важливо! При визначенні тривалості щорічної відпустки святкові та неробочі дні не враховують (ч. 2 ст. 5 Закону про відпустки). Таким чином, на святкові та неробочі дні відпустка подовжується, але вони не оплачуються.

Нагадаємо, що в Україні нині 11 святкових і неробочих днів (ст. 73 КЗпП). Перелічимо їх:

1 січня — Новий рік;

7 січня — Різдво Христове;

8 березня — Міжнародний жіночий день;

1 травня — День праці;

9 травня — День перемоги над нацизмом у Другій світовій війні (День перемоги);

28 червня — День Конституції України;

24 серпня — День незалежності України;

14 жовтня — День захисника України;

25 грудня — Різдво Христове;

один день (неділя) — Пасха (у 2018 році — 8 квітня, у 2019 році — 28 квітня);

один день (неділя) — Трійця (у 2018 році — 27 травня, у 2019 році — 16 червня).

А ось вихідні дні ввійдуть до загальної тривалості відпусток як будь-які інші календарні дні

Приклад 1.3. Згідно з графіком відпусток працівнику Петренку С. С. буде надано щорічну основну відпустку з 27.05.2019 р. тривалістю 24 календарних дні.

У цьому випадку на період відпустки припадає 1 неробочий день — 16 червня (Трійця). У зв’язку із цим тривалість відпустки працівника збільшується на цей день. Тобто працівник перебуватиме у відпустці з 27 травня по 20 червня 2019 року включно. Проте оплачено при цьому буде не 25, а 24 дні щорічної відпустки.

Увага! Якщо працівники до набрання чинності Законом про відпустки (до 01.01.97 р.) користувалися правом на відпустку більшої тривалості, ніж установлена чинними нормативно-правовими актами, за ними зберігається відпустка раніше встановленої тривалості (п. 2 постанови Верховної Ради України «Про порядок введення в дію Закону України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 505/96-ВР).

Цей привілей діє протягом усього часу їх роботи на цьому підприємстві за наявності умов, за яких надавалася така відпустка.

Проте якщо такі працівники в період з 01.01.97 р. змінювали місце роботи, посаду або професію, право на збереження раніше встановленої тривалості відпустки вони втрачають (див. лист Мінсоцполітики від 24.10.2011 р. № 391/13/116-11).

1.3. Тривалість щорічної основної відпустки

Тривалість щорічної основної відпустки буває різною для різних категорій працівників. Проте вона не може бути меншою (ст. 75 КЗпП і ст. 6 Закону про відпустки):

— 24 календарних днів за відпрацьований робочий рік для звичайних працівників;

— 26 календарних днів — для працівників з інвалідністю III групи;

— 30 календарних днів — для працівників з інвалідністю I або II групи;

— 31 календарного дня — для працівників, що не досягли 18 років.

При цьому тривалість відпрацьованого робочого року обчислюють з дня укладення трудового договору.

Детальніше про тривалість щорічної відпустки див. у табл. 1.2 на с. 8.

Майте на увазі: відпустка повної тривалості за перший рік роботи в нинішнього роботодавця надається тільки тим працівникам, які безперервно пропрацювали в нього не менше 6 місяців.

Працівнику, який бажає піти у відпустку до закінчення такого 6-місячного періоду, так само можна надати відпустку, якщо роботодавець не проти. Але тоді тривалість відпустки визначаютьпропорційно відпрацьованому часу (ч. 6 ст. 10 Закону про відпустки). Виняток становлять лише деякі категорії новачків, про яких ви можете дізнатися з підрозділу 1.6 на с. 19.

Щорічні відпустки за другий і наступні роки роботи на підприємстві надають у будь-який період відповідного робочого року за графіком відпусток (ч. 9 і 10 ст. 10 Закону про відпустки).

Щорічна основна відпустка може бути менше 24 календарних днів у тимчасових і сезонних працівників. Тривалість відпустки для них визначають пропорційно відпрацьованому часу (ч. 9 ст. 6 Закону про відпустки).

Наприклад, сезонного працівника прийняли на роботу на 4 місяці з 20 травня по 19 вересня 2019 року включно (120 календарних днів за мінусом святкових і неробочих). Звичайна тривалість щорічної основної відпустки — 24 календарних дні. За зазначений період роботи працівник може розраховувати на 8 календарних днів відпустки (24 к. дн. : 354 к. дн. х 120 к. дн.)*.

* Детальніше про розрахунок кількості днів відпустки за неповний робочий рік див. у підрозділі 1.6 на с. 19.

Окремим категоріям працівників Закон про відпустки та інші нормативно-правові акти встановлюють триваліші строки щорічної основної відпустки. Давайте поглянемо в табл. 1.2, кому з працівників яка відпустка належить.

Таблиця 1.2. Тривалість щорічної основної відпустки

1.4. Щорічні додаткові відпустки та їх тривалість

Тепер поговоримо про додаткові відпустки. Як ми згадували раніше, вони передбачені Законом про відпустки та іншими нормативно-правовими актами не для всіх, а для певних категорій працівників. Види додаткових відпусток перелічені в підрозділі 1.1 на с. 4.

Щорічну додаткову відпустку за бажанням працівника можна приєднати до основної або надати окремо.

За невикористані дні додаткової відпустки можна отримати грошову компенсацію. Проте для цього працівник повинен використати не менше 24 календарних днів щорічної відпустки (ст. 24 Закону про відпустки). Причому, на думку Мінсоцполітики (див. лист від 07.12.2016 р. № 731/13/116-16), компенсація може бути виплачена після використання працівником 24 календарних днів щорічної відпустки або одночасно з виплатою відпускних за 24 календарних дні щорічної відпустки. Детальніше про компенсацію за невикористану відпустку див. у розділі 4 на с. 83.

Право на додаткову відпустку повної тривалості в перший рік роботи (як і на основну) виникає після 6 місяців безперервної роботи на підприємстві. До закінчення цього періоду відпустка надається пропорційно відпрацьованому часу.

А тепер пройдемося нюансами надання щорічних додаткових відпусток, передбачених ст. 7 і 8 Закону про відпустки.

Відпустка за роботу із шкідливими і важкими умовами праці

Щорічна додаткова відпустка за роботу із шкідливими і важкими умовами праці передбачена ст. 7 Закону про відпустки для працівників, які зайняті на роботах, пов’язаних з негативним впливом на здоров’я шкідливих виробничих факторів.

Максимальну тривалість такої відпустки залежно від посад, які обіймають працівники (роботи, що виконується), визначає Список № 1290-1.

Конкретну тривалість відпустки «за шкідливість» підприємство встановлює самостійно в колективному або трудовому договорі

У цьому випадку роботодавець повинен враховувати:

1) результати атестації робочих місць за умовами праці. Атестацію робочих місць проводять відповідно до Порядку № 442 і Методрекомендацій № 41. Показники та критерії умов праці, за якими надають щорічні додаткові відпустки працівникам, зайнятим на роботах, пов’язаних з негативним впливом на здоров’я шкідливих виробничих факторів, затверджені спільним наказом МОЗ і Мінпраці від 31.12.97 р. № 383/55.

Цікавий момент. У випадках коли тривалість додаткової відпустки за результатами атестації робочих місць перевищує максимальну тривалість, зазначену в Списку № 1290-1, відпустка може бути продовжена на кількість днів цієї різниці за рахунок власних коштів підприємства (п. 4 Порядку № 16-1);

2) час зайнятості працівників у цих умовах. У розрахунок часу, що надає право на додаткову відпустку, зараховують тільки ті дні, коли працівник фактично був зайнятий на роботах із шкідливими і важкими умовами праці не менше половини тривалості робочого часу, встановленої для працівників цього виробництва, цеху, професії або посади (п. 10 Порядку № 16-1). Тобто, якщо працівнику встановлено неповний робочий день, наприклад, 3 години на день при 8-годинному робочому дні, дні роботи на умовах неповного робочого часу не зараховуватимуться до стажу, що надає право на щорічну додаткову відпустку «за шкідливість».

Також запам’ятайте: працівникам, професії та посади яких не передбачені в Списку № 1290-1, але які в окремі періоди робочого часу виконують роботу на виробництвах, у цехах, за професіями та на посадах, зазначених у цьому Списку, додаткова відпустка надається на тих же підставах, що й працівникам, які мають право на таку відпустку. ЧИТАТИ ДАЛІ...

Інші матеріали із "Податки та бухгалтерський облік", 2019, № 31:
Щорічна відпустка: основні моменти (ч. 2)
Оплата відпусток
Відпускні в обліку та звітності
Компенсація за невикористану відпустку
Забезпечення на оплату відпусток
Порядок обчислення середньої заробітної плати

Передплатити "Податки та бухгалтерський облік"