Висновки судів щодо врегулювання використання факсиміле в договірних взаємовідносинах

Нормативне наповнення сторонами укладеного між ними договору чіткими та конкретизованими положеннями, в подальшому забезпечує дотримання ними встановленого порядку виконання взаємних зобов’язань, а також визначає особливість оформлення ними документів, що підтверджують таке виконання.

Сьогодні пропонуємо до розгляду висновки судів в справі № 902/452/19 щодо особливостей використання факсиміле в документах, що стосуються виконання договору та оформлення його дострокового розірвання.

Більшість суб’єктів господарювання вважає, що норми ЦК України безперешкодно дозволяють використовувати їм факсиміле замість власноручного підпису особи на первинних документах.

Однак, норми ЦК України надають лише саме право на використання факсиміле, а реалізація цього права, тобто особливості використання у певних господарських зобов’язаннях, повинні визначатися обома сторонами в укладеному ними договорі або додатковій угоді до нього.

Водночас, визначальною умовою такого використання факсиміле, встановленою ЦК України є наявність в договорі або додатковій угоді до нього, зразків аналога особистого власноручного підпису кожної із осіб, яка укладає договір або додаткову угоду до нього – посадових осіб суб’єктів господарювання або їх представників.

Така вимога ЦК України тісно пов’язана із вимогами, установленими нормами Закону про бухоблік, які визначають, що одним із обов’язкових реквізитів первинного документа є: або особистий власноручний підпис особи, або інші дані, до яких відноситься і факсиміле, за допомогою яких можливо встановити ідентифікацію особи, яка проводила певну господарську операцію.

Так, в справі № 902/452/19 акти виконаних робіт із сторони Замовника були підписані із використанням факсиміле, однак нормами укладеного договору між сторонами, його використання не передбачалося, а додаткова угода до цього договору не укладалася.

Зобов’язання з оплати у замовника виникає за фактично виконану підрядником роботу.

Закон пов’язує виникнення зобов’язання з оплати робіт з фактом їх виконання і наявність акту приймання-передачі робіт не є визначальним для виникнення зобов’язального правовідношення щодо оплати виконаних робіт, для якого суттєвим є факт їх виконання.

Отже, для застосування факсимільного підпису для оформлення договорів, вчинення інших господарських операцій необхідна письмова згода сторін, яка може виражатись, зокрема, в укладеній між ними письмовій угоді, в якій погоджуються використання факсиміле і зразки справжнього (особистого власноручного підпису) та факсимільного підписів посадових осіб або представників сторін договору. Саме таким способом закріплюється юридична сила факсиміле як особистого підпису, і засвідчені ним документи вважатимуться укладеними відповідно до вимог законодавства.

Отже, наявність факсимільного відтворення підпису посадової особи замовника на актах наданих послуг не відповідає положенням ЦК України.

У зв’язку з цим, суди 1-ої та апеляційної інстанцій у цій справі зробили висновок про відсутність правових підстав для стягнення заборгованості за договором на підставі відповідних складених актів та підписаних із застосуванням факсиміле.

Крім того, вказаними судами було встановлено, що укладений між сторонами договір про виконання робіт був розірваний замовником в односторонньому порядку у відповідності з умовами цього договору шляхом направлення листа з повідомленням про припинення дії договору, який отримано підрядником.

Отже, виконання зобов’язань за договором обома сторонами повинно було припинитися, оскільки відсутні підстави для їх виконання.

Вказані висновки судів мали наслідком відмову позивачу у задоволенні цієї частини вимог.

З таким висновками погодився і касаційний суд (постанова від 28.04.2020 у справі за № 902/452/19).

З огляду на вищевикладене та враховуючи вказані висновки судів, рекомендуємо сторонам у будь-яких видах договорів або додаткових угод до них, належним чином врегулювати право на використання факсиміле. Недотримання встановлених вимог щодо закріплення в договорі такого права та відображення особистого підпису уповноважених осіб і його факсимільного відтворення (аналога особистого підпису) матиме наслідком відсутність у сторін права посилання на документи, оформлені із використанням такого підпису, як на належне підтвердження виконання ними зобов’язань, не буде визнане податковими органами та не прийняте до уваги судом у якості доказу щодо виконання зобов’язань.

Олег Нікітін, адвокат, Керівник судової практики ID Legal Group.