Базові аспекти інвентаризації

Автори: Вороная Наталія, редактор,
Свіриденко Алла, податковий експерт,
Чернишова Наталія, податковий експерт.

За велінням долі, а точніше — законодавця, наближення кінця року для кожного роботодавця ознаменовується необхідністю проведення річної інвентаризації активів та зобов’язань. І ось черговий інвентаризаційний «забіг» уже на порозі. Тому саме час повторити основні моменти, які стосуються проведення цього заходу, нюанси, пов’язані з інвентаризацією окремих активів та зобов’язань, і правила відображення результатів інвентаризації в обліку, а також згадати про матеріальну відповідальність працівників, до якої можуть призвести небажані результати інвентаризації. Усю цю інформацію, щедро приправлену зразками заповнення окремих інвентаризаційних документів, ви знайдете у спецвипуску.

Немає сенсу починати інвентаризацію, не розуміючи основних аспектів її проведення: для чого вона потрібна, в яких випадках та в які строки її проводять. Тому перш ніж поринути в розгляд порядку інвентаризації конкретних активів та зобов’язань, зупинимося на цих базових питаннях. Також поговоримо про інвентаризаційну комісію, розглянемо, які документи складаються до та під час інвентаризації, і розберемо етапи проведення цього заходу.

1.1. Вникаємо в основи

Види та завдання інвентаризації

Передусім запам’ятайте: проведення інвентаризації — це не бажання, а обов’язок кожного підприємства, встановлений ч. 1 ст. 10 Закону № 996.

Загалом «диригує» процесом інвентаризації Положення № 879

Саме воно містить порядок і строки проведення інвентаризації більшості активів та зобов’язань.

Водночас для деяких специфічних активів (наприклад, нафти і нафтопродуктів, спирту) законодавство встановлює особливі правила проведення інвентаризації. Враховуйте це!

Крім того, окремі міністерства розробляють додаткові рекомендації щодо інвентаризації активів та зобов’язань на підприємствах, що входять до сфери їх управління.

Наприклад, сільгосппідприємства можуть керуватися методрекомендаціями, наведеними в додатку до листа Мінагрополітики від 04.12.2003 р. № 37-27-12/14023. Звісно, у частині, що не суперечить Положенню № 879.

Але специфічні «інвентаризаційні» правила ми сьогодні залишимо за кадром. Об’єкт нашої уваги в цьому номері — порядок проведення інвентаризації, передбачений Положенням № 879.

Інвентаризація буває різною. Її види наведено в табл. 1.1.

Таблиця 1.1. Види інвентаризації

Інвентаризацію проводять з метою забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності підприємства.

Під час інвентаризації активів та зобов’язань перевіряють і документально підтверджують їх наявність, стан, відповідність критеріям визнання й оцінки.

При цьому забезпечуються (п. 5 розд. І Положення № 879):

— виявлення фактичної наявності активів та перевірка повноти відображення зобов’язань, коштів цільового фінансування, витрат майбутніх періодів;

— установлення лишку або нестачі активів шляхом зіставлення їх фактичної наявності з даними бухгалтерського обліку;

— виявлення активів, які частково втратили свої первісні якості та споживчі властивості, застарілих, а також невикористовуваних матеріальних і нематеріальних активів, невикористаних сум забезпечення;

— виявлення активів та зобов’язань, які не відповідають критеріям визнання.

Проведення інвентаризації забезпечує керівник підприємства. Його завдання — створити необхідні умови, визначити об’єкти інвентаризації, її періодичність і строки, крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов’язковим (п. 4 розд. І Положення № 879).

Про те, коли інвентаризація обов’язкова, ми розповідали у спецвипуску «Податки & бухоблік», 2020, № 77, с. 76. Тут лише нагадаємо, що вона в обов’язковому порядку повинна проводитися перед складанням річної фінансової звітності (абзац другий п. 7 розд. І Положення № 879).

Таким чином, щорічно до дати балансу слід проводити суцільну інвентаризацію активів і зобов’язань (див. табл. 1.1). При цьому необхідно дотримуватися строків, що встановлені п. 10 розд. I Положення № 879 (див. табл. 1.2).

Зауважте: інвентаризувати нерухомість можна 1 раз на 3 роки.

Інвентаризацію інструментів, приладів, інвентарю (меблів) можна проводить щорічно в обсязі не менше 30 %усіх зазначених об’єктів з обов’язковим охопленням інвентаризації всіх цих об’єктів протягом 3 років.

За наявності обсягу бібліотечних фондів від 100 до 500 тис. одиниць інвентаризацію можна проводити протягом 5 років з охопленням щорічно не менше 20 % одиниць, а понад 500 тис. одиниць — протягом 10 років з охопленням щорічно не менше 10 % оди- ниць.

За рішенням керівника підприємства інвентаризація бібліотечних фондів може проводиться за встановленим ним графіком протягом року. Інвентаризацію книжкових пам’яток проводять щорічно.

Строки річної інвентаризації

Тепер розглянемо строки проведення річної інвентаризації (див. табл. 1.2).

Таблиця 1.2. Строки проведення річної інвентаризації активів та зобов’язань

1.2. Інвентаризаційні комісії

Для проведення інвентаризації на підприємстві створюють інвентаризаційну комісію (п. 1 розд. ІІ Положення № 879). Її склад затверджується розпорядчим документом керівника підприємства.

До складу комісії включають:

— представників апарату управління підприємства;

— представників бухгалтерської служби (аудиторської фірми, централізованої бухгалтерії, підприємця, який здійснює ведення бухобліку на підприємстві на договірних засадах);

— досвідчених працівників підприємства, які знають об’єкт інвентаризації, ціни та первинний облік (інженерів, технологів, механіків, виконавців робіт, товарознавців, економістів, бухгалтерів).

Очолює комісію керівник підприємства (його заступник) або керівник структурного підрозділу, уповноважений керівником підприємства. У випадках коли бухгалтерський облік веде безпосередньо керівник суб’єкта господарювання, він очолює інвентаризаційну комісію самостійно (абзац другий п. 1 розд. ІІ Положення № 879).

За рішенням керівника підприємства до складу інвентаризаційної комісії можуть також входити члени ревізійної комісії госптовариства.

Інвентаризаційна комісія працює цілорічно, але самостійно інвентаризацію зазвичай не проводить, а виконує переважно організаційні, регулюючі та контрольні функції (вони викладені в табл. 1.3).