Дві відпустки поспіль. Як оформити? Що з середньою?

Співробітник хоче взяти одразу кілька відпусток — наприклад, щорічну основну і додаткову, або основну разом із соціальною відпусткою на дітей. Скільки заяв написати? Скільки наказів оформити? Як розрахувати середню зарплату для оплати цих відпусток?

Заяви

Щодо заяв, то можна обрати будь-який варіант, який підходить під внутрішні правила вашого підприємства:

Варіанти:

• один лист-заява, у якому перераховані всі види відпусток, які працівник хоче взяти підряд;
• або окремі заяви на кожен вид відпустки.

Обидва варіанти — цілком легальні. Обирайте той, що простіше і зручніше для вас.

Накази

Щодо наказів, то тут все залежить від строків зберігання наказів. Відповідно до офіційних вимог, накази поділяються на дві категорії: 

• Накази, які зберігаються 5 років, наприклад:
  • про надання щорічної основної відпустки;
  • про надання додаткової відпустки (якщо це не відпустка за шкідливі умови);
  • відпустки у зв’язку з навчанням.

• Накази, які зберігаються 75 років, серед них:
  • відпустки за шкідливі та небезпечні умови роботи;
  • відпустки для догляду за дитиною;
  • відпустки без збереження зарплати.

 Якщо терміни зберігання для всіх відпусток однакові, можна видати один спільний наказ. Наприклад, якщо поєднуємо основну і додаткову відпустку за ненормований робочий день — обидва зберігаються 5 років, отже, один наказ цілком прийнятний. Те саме і з поєднанням основної та соціальної відпусток на дітей.

Але якщо строки зберігання різні — оформляйте накази окремо! Наприклад, основна відпустка на 5 років, а додаткова за шкідливі умови — на 75 років, отже — два різні накази. Це допоможе уникнути плутанини у майбутньому. І якщо сумніваєтеся — зробіть краще по одному наказу на кожну відпустку.

Середня зарплата: як рахувати?

Головне правило — середня заробітна плата рахується окремо для кожної відпустки, якщо початок цих відпусток припадає на різні місяці.

Згідно з Порядком № 100 середня зарплата обчислюється за останні 12 календарних місяців, що передують місяцю початку відпустки.

 Якщо дві відпустки починаються в одному місяці — рахуємо одну середню зарплату.

 Але якщо початок різних відпусток припадає на різні місяці — розрахунки мають бути окремі для кожного виду відпустки.

А тепер кілька прикладів щоб зрозуміти.

 Приклад 1.
Працівник бере щорічну основну відпустку 14 днів — з 20.08.2025 по 02.09.2025. Потім одразу йде у щорічну додаткову відпустку за ненормований робочий день на 4 дні — з 03.09.2025 по 06.09.2025. Обидві відпустки оформлені в одному наказі.

А що робити із середньою зарплатою?

Тут потрібно порахувати дві окремі середні: для основної відпустки — розрахунковий період з серпня 2024 по липень 2025; для додаткової — з вересня 2024 по серпень 2025. Навіть якщо наказ один, це не впливає на розрахунок — місяці початку різні, тож і середні дві.

 Приклад 2.
Працівниці надано: основну щорічну відпустку – з 21.07.2025 по 03.08.2025  і соціальну відпустку як мамі двох дітей до 15 років – з 04.08.2025 по 13.08.2025. Наказ – один на обидві відпустки.

Тут маємо те саме: дві окремі середні зарплати, бо початок відпусток у різних місяцях.

 Важливий момент! При розрахунку середньої зарплати для другої відпустки (яка починається пізніше) враховуються всі виплати за місяці розрахункового періоду, включно з відпускними за першу відпустку, якщо вона припала на цей період.

Інакше кажучи, якщо дні першої відпустки входять у розрахунковий період другої, то її відпускні теж враховують.

Підсумок:

• пишіть заяви або одну, або кілька — як зручно;
• оформляйте накази в залежності від строків їх зберігання;
• рахуйте середню зарплату окремо для кожної відпустки, якщо початок у різні місяці.

Міщенко Катерина